Een online vergadering leiden is onwennig. Tijdens een normale vergadering kun je snel schakelen, discussiëren en de houding van je collega’s zien. Je vergadering online plannen, werken met een geschikte online tool, de agenda vooraf delen, het is allemaal wennen. Lees hieronder hoe je je het beste kunt voorbereiden op een online vergadering.
Stap een voor het leiden van een vergadering is een geschikte online tool vinden. Daarna volgt het kiezen van een datum en tijd. Ten slotte zorg je ervoor dat iedereen beschikt over de benodigde links en het materiaal. Sommige tools hebben de functie om deelnemers per e-mail uit te nodigen, maak hier gebruik van. Je deelnemers kunnen zo alvast ‘wennen’ aan de tool en eventuele software downloaden. Net als bij een normale vergadering is het van belang dat je op tijd begint! Dit is de basis van een online vergadering leiden.
Een online vergadering leiden gaat gepaard met een online vergadertool. Er zijn veel verschillende tools, je ziet soms door alle tools het vergaderbos niet meer. Hieronder volgt een lijst met bruikbare online vergadertools.
Tool |
Specificaties |
Maximaal aantal personen videocall |
|
Google Hangouts |
Google account verplicht, chat functie, makkelijk scherm delen, op ieder device te gebruiken |
10 personen |
|
Zoom |
Videobellen met audio is uitstekend, makkelijk scherm delen, premium account kost €18,99 p.m., minder dan 40 minuten vergaderen is gratis |
100 personen |
|
Skype |
Je kunt bellen (voor minimale kosten) naar telefoonnummers, verbinding is erg veilig, Skype app downloaden verplicht, een account aanmaken is verplicht |
5 personen |
|
Join.me |
Ideaal voor een brainstorm, met 1 klik plan je een vergadering, je hebt whiteboard functies, gemakkelijk scherm/presentatie delen, premium kost €24 p.m. (niet verplicht) |
5 personen (250 personen bij een premium lidmaatschap) |
Wat altijd van belang is bij het organiseren en leiden van een online vergadering is het vooraf delen van de agenda. Het doel van de vergadering, de onderwerpen, de betrokkenen en de geplande tijd voor de meeting deel je vooraf. Een online vergadering leiden kan wel degelijk effectief zijn, het delen van de vergaderagenda draagt hier aan bij.
Als online vergadervoorzitter moet je het voortouw nemen. Open de vergadering met een samenvattend verhaal over wat er besproken gaat worden. Een van de fijnste manieren om een vergadering te leiden is het direct naar een persoon communiceren. In een face-2-face vergadering heb je weleens dat deelnemers door elkaar heen praten. Als dit tijdens een online meeting gebeurt dan wordt je vergadering één grote chaos, dit moet je voorkomen!
Open je vergadering met een allesomvattend verhaal, geef daarna iedereen de kans om onderwerpen toe te voegen aan de agenda en behandel dan punt voor punt de onderwerpen. Het door elkaar heen praten werkt gewoon niet met een online tool. Je bent niet alleen vergaderleider, maar ook gespreksleider bij een online meeting.
Zijn er besluiten die tijdens de online vergadering genomen moeten worden? Zorg dan als je de vergadering aan het leiden bent te allen tijde voor duidelijkheid. Zijn er voor- en tegenargumenten? Laat beide kanten hun verhaal doen. Duurt de discussie te lang en moet er een besluit worden genomen probeer dan zelf met een ‘middenweg conclusie’ te komen. Houd nauwlettend de standpunten in de gaten en kom met een gericht voorstel. Dit vergt enige moeite, maar werkt meestal goed!
Je hebt een geschikte online tool gevonden, de vergaderagenda vooraf gedeeld, de betrokkenen uitgenodigd via e-mail, de vergadering geopend met een samenvattend verhaal en dan... valt je internetverbinding weg. Tijdens een online vergadering ben je afhankelijk van externe factoren. Ook al bereid je alles tot in de puntjes voor er kan altijd iets mis gaan. Kortom: Tijdens het leiden van een online vergadering is flexibiliteit een waardevolle eigenschap. Op naar die ideale online vergadering!
Voor iedereen die maar niet kan wennen aan online meeten, is de hybride vergadering een uitstekend alternatief. Benieuwd naar de hybride oplossing? de gulden middenweg tussen fysiek en online vergaderen? Je lees er alles over in dit gratis E-book.