Maak de planning van je opleiding voorspelbaar met deze 3 onmisbare tips

Als opleidingsexpert breek jij ieder half jaar weer jouw hoofd over maken van de perfecte opleidingsplanning. Een ingewikkelde en tijdrovende klus waar veel bij komt kijken. En ook met een gedegen planning van de opleiding kun je alsnog tegen allerlei onverwachte situaties aanlopen. Een docent of trainer die plotseling uitvalt, te weinig aanmeldingen voor je opleiding of een externe locatie die een dubbele boeking heeft gemaakt. Hoe ga je om deze onvoorspelbaarheid in je planning? Ik geef je een aantal onmisbare tips!  

#1: anticiperen zorgt voor flexibiliteit  

Voorspelbaarheid creëer je door flexibiliteit in te bouwen en dit vraagt in veel gevallen om anticipatie. Door te anticiperen heb je meer grip en zit je minder snel met je handen in het haar als er iets onverwachts zich voordoet. Breng van te voren in kaart welke onverwachte situaties zich kunnen voordoen en hoe je hier op zou kunnen inspelen. Een aantal praktische voorbeelden:

• Voorkomen dat je te weinig aanmeldingen hebt? Verdiep je dan in klantretentie en zorg voor langdurige klanten. Klantretentie maakt niet alleen jouw omzet voorspelbaarder, maar is ook nog eens vele malen goedkoper dan het aantrekken van nieuwe klanten. En zorg ook dat je op de hoogte blijft van de nieuwste opleidingstrends, zodat je aanbod aantrekkelijk blijft voor jouw doelgroep. 
• Halflege les- en trainingsruimtes voorkomen? Bied dan voortaan standaard hybride onderwijs aan, zodat deelnemers op het laatste moment altijd nog online kunnen aanhaken. Dat scheelt weer afmeldingen.  
• Anticiperen op docenten en trainers die kunnen uitvallen? Zorg er dan voor dat je een pool aanlegt van freelance docenten en trainers waar je op terug kunt vallen. Vraag rond bij je eigen docenten en trainers of zij nog geschikte mensen kennen of leg nieuwe contacten via LinkedIn. Uiteraard helpt het ook als je relatie met deze freelancers warm houdt. Blijf in contact met ze en nodig ze bijvoorbeeld uit als jouw organisatie weer een open dag organiseert.   

#2: slimme planningssoftware voor meer grip en controle 

Wil je écht flexibiliteit, dan kun je het voor het ontwikkelen en beheren van je opleidingsplanning het beste geïntegreerde planningssoftware gebruiken die speciaal bestemd is voor opleidings- en trainingsinstituten. Denk bijvoorbeeld aan Coachview of Viper® software. Het bespaart je niet alleen tijd, maar geeft je ook meer inzicht en sneller de mogelijkheid om te anticiperen als iets tegenzit: 

• Valt er bijvoorbeeld een docent of trainer uit? Dan zie je binnen no-time welke docenten en trainers dezelfde skills hebben én of ze beschikbaar zijn op de geselecteerde opleidingsdata.  
• Je krijgt automatisch een melding als het aantal deelnemers voor een les of training onder een bepaald aantal komt.  
• De kans op foutjes in de planning is nihil, zoals het dubbel inplannen van een docent of trainer.  

Is jouw opleidings- en trainingsinstituut klaar voor de toekomst?

Het opleidings- en trainingsinstituut van de toekomst weet flexibel mee te bewegen met alle ontwikkelingen in de branche, weet hier met de juiste middelen en mensen grip op te krijgen en is bereid hiervan te leren. Is jouw organisatie klaar voor de toekomst? Lees dan snel in hét handboek voor opleidingscoördinatoren hoe jij meer grip en flexibiliteit realiseert en de onvoorspelbaarheid van de branche te lijf kunt gaan. 

#3: meer zekerheid met een flexibele opleidingslocatie 

Met alle onvoorspelbaarheid in de branche moet je kunnen terugvallen op een flexibele opleidings- en trainingslocatie. Een locatie die dit begrijpt en jou de flexibiliteit kan bieden die je op dat moment nodig hebt. Bijvoorbeeld door: 

• een hybride set toe te voegen aan de les- of trainingsruimte of de les te verplaatsen naar een zaal met het Learn Anywhere-systeem; 
• de les of training te verplaatsen naar een beter passende zaal als er bijvoorbeeld deelnemers bijkomen; 
• de les of training om te zetten naar een van de andere locaties in het land; 
• je reservering gratis te wijzigen of annuleren als er minder deelnemers komen dan verwacht of er extra ruimtes bij moeten als de docent of trainer besluit te werken met break-out sessies.   

Een duurzame samenwerking met een flexibele locatie helpt jou om de planning van je opleiding zeker te stellen en onaangename verrassingen te voorkomen. Dat geeft extra zekerheid!    

Maak kennis met Aristo meeting center 

Aristo is meer dan alleen een opleidings- en trainingslocatie; bij ons krijg je niet alleen de ideale ruimte om les te geven, je wordt ook volledig ontzorgd. Op deze manier kunnen je docenten, trainers en  deelnemers zich 100% focussen op de inhoud van de opleiding of training en krijg je de zekerheid die je zoekt. Wil je heel concreet weten wat Aristo jou te bieden heeft? Ontdek het in onze gratis brochure.