Vergaderen, tips, Externe locatie, Vergadertechniek, • 5 min leestijd

5 tips om een succesvolle vergadering te organiseren in 2020

Dinnemarie Dresen op 13 februari, 2020

1: Locatie is KEY

Een geschikte locatie is het begin van een succesvolle vergadering. Als de locatie aan alle eisen voldoet, heb je een sterke basis. Bij het kiezen van een locatie let je op de zaalspecificaties zoals: daglicht, comfortabel meubilair, fijne akoestiek en de techniek. Check ook de catering van de externe vergaderlocatie. Bij een succesvolle vergadering is een lunch, diner en boven alles goede koffie wenselijk. BouwInvest Real Estate Investors, organiseert talloze vergaderingen per jaar, zij vertellen in dit interview wat er allemaal komt kijken bij het kiezen van een locatie. Lees hun verhaal hier.

2: Zorg voor een duidelijk doel

Vergader nooit om maar te vergaderen. De grootste irritatie van ‘vergaderaars’ is een niet boeiende en/of niet informatieve vergadering. Betrek je deelnemers bij de onderwerpen van de bijeenkomst, zorg voor voldoende interactie. Een doelstelling draagt bij aan een succesvolle vergadering. Je deelnemers zijn zich bewust van de noodzaak en het doel van de meeting.

3: Overzichtelijke agenda

Wanneer je een overzichtelijke agenda voorafgaand naar je deelnemers stuurt draagt dit bij aan een succesvolle vergadering. Waarom? Omdat je deelnemers voorbereid naar je vergadering komen. Zet de agendapunten (de onderwerpen) op volgorde van prioriteit. Vermeld de doelstelling van de vergadering bovenaan de agenda, hierdoor heb je de meeste kans dat het gelezen wordt. Verstuur de vergaderagenda ongeveer drie dagen van tevoren.

4: Grip op betrokkenheid

Discussies zijn standaard bij een vergadering. Wanneer je een succesvolle vergadering organiseert, heb je als voorzitter de taak om een balans te vinden tussen belangrijke en minder belangrijke discussiepunten. Als er wordt afgedwaald van een agendapunt, verlies je betrokkenheid van je deelnemers. 

Een ander betrokkenheidsissue: te enthousiaste deelnemers. Te enthousiast? Wanneer de vergadering wordt gevoerd door een kleine groep deelnemers, grijp dan in. Bijvoorbeeld door te zeggen dat je het enthousiasme waardeert, maar dat je ook benieuwd bent naar de mening van de overige deelnemers. 

5: Controleer de techniek

Een powerpoint die vastloopt, een laptop die leeg is, een microfoon die akelige geluiden maakt. Falende techniek moet je voorkomen tijdens jouw vergadering. Test een kwartier voor aanvang of alle apparatuur naar behoren werkt. Het kan zijn dat de vergaderlocatie dit voor je doet. Bij Aristo meeting center doen we het voor of met je, net wat jij wilt. Hierdoor kan jouw succesvolle vergadering direct van start!

Keer op keer een succesvolle vergadering organiseren?

Vergaderen is belangrijk voor je organisatie. Een succesvolle vergadering zorgt voor betere resultaten. Deze vijf tips zorgen voor een goede vergaderbasis. BouwInvest organiseert keer op keer een succesvolle vergadering op een externe locatie. Nieuwsgierig hoe ze dit doen? Lees hier het verhaal van BouwInvest.


Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!