Of je nu een wekelijkse teammeeting hebt of een groot projectoverleg organiseert: goede notulen zijn onmisbaar. Ze zorgen voor overzicht, helderheid en opvolging. Maar laten we eerlijk zijn: notuleren kost tijd, is vaak saai en vraagt om scherpte die je liever in het gesprek zelf stopt.
Gelukkig is daar AI. En met slimme tools wordt notuleren met AI steeds gebruiksvriendelijker én betrouwbaarder. In deze blog leg ik uit hoe notuleren met AI werkt, wat de voordelen zijn en welke 3 tools je vandaag al kunt inzetten — inclusief opties die veilig zijn voor gebruik in Nederland.
Wat heb je aan AI tijdens een vergadering?
AI staat voor Artificial Intelligence, oftewel kunstmatige intelligentie. Het gaat hierbij om technologie die zelfstandig leert, analyseert en beslissingen kan nemen. Denk aan chatbots, taalmodellen zoals ChatGPT, maar ook automatische samenvattings- of transcriptietools.
Binnen het vergaderdomein is AI vooral interessant omdat het:
- Gesprekken automatisch kan transcriberen (omzetten naar tekst);
- Uit die tekst een samenvatting kan maken;
- Beslispunten en acties kan structureren.
Zo hoef je niet meer alles woord voor woord te noteren, maar lees je achteraf terug wat er echt toe deed. Dat scheelt tijd, voorkomt misverstanden en zorgt dat je meer gefocust aan het gesprek kunt deelnemen.
Ook zijn er AI-tools die op een andere manier de kwaliteit van je vergaderingen kunnen verbeteren, bijvoorbeeld door tijdens een vergadering research te doen en snel handige feiten te achterhalen of door de samenwerking tijdens een vergadering te verbeteren. Of door de gegevens van vergaderingen te analyseren, zodat AI patronen en trends kan identificeren die worden gebruikt om toekomstige vergaderingen te verbeteren. Lees voor meer handige toepassingen ons artikel Effectief vergaderen met Kunstmatige Intelligentie.
Waarom dataopslag binnen de EU belangrijk is
Wanneer je AI-tools gebruikt om vergaderingen te transcriberen of samenvatten, verwerk je vaak gevoelige of vertrouwelijke informatie. Daarom is het belangrijk om een tool te kiezen waarvan de servers binnen de Europese Unie staan. Binnen de EU gelden namelijk strenge regels rondom privacy en databescherming (zoals de AVG/ GDPR).
Tools met servers buiten de EU kunnen mogelijk onder andere wetgeving vallen, waardoor jouw data minder goed beschermd is of zelfs kan worden opgevraagd door buitenlandse autoriteiten. Kies je voor een tool met EU-serverlocatie, dan weet je zeker dat je voldoet aan de Europese normen en dat je gegevens veilig en transparant worden verwerkt.
AI-tools voor slim en veilig notuleren
Hieronder vind je drie handige AI-tools die geschikt zijn voor Nederlandse taalherkenning, en uitblinken in gebruiksgemak en (heel belangrijk!): dataopslag binnen de EU.
3. Amberscript
Amberscript is van oorsprong een Nederlandse tool die audio en video automatisch omzet in transcripties en samenvattingen. De software is speciaal ontwikkeld voor bedrijven, overheden en onderwijsinstellingen.
Waarom handig?
- Hoge nauwkeurigheid bij Nederlandse spraak;
- Keuze tussen automatische en handmatig gecontroleerde transcripties;
- Exportmogelijkheden naar onder andere Word, .srt en .pdf;
- Gebruiksvriendelijk dashboard met duidelijke tijdstempels en sprekersherkenning;
- Mogelijkheid tot delen en samenwerken binnen teams;
- Integraties met populaire tools zoals MS Teams, Zoom en Google Drive.
Voordeel voor privacy:
Amberscript slaat data op in de EU en voldoet aan de AVG-wetgeving, waardoor het veilig is voor vertrouwelijke informatie.
2. Tactiq.io
Tactiq is een AI-gestuurde transcriptie- en samenvattingstool die werkt als een Chrome-extensie voor Google Meet, Zoom en Microsoft Teams. Het biedt real-time transcripties zonder dat een bot aan de vergadering hoeft deel te nemen. Met behulp van GPT-4 genereert Tactiq automatisch samenvattingen, actiepunten en follow-up e-mails.
Waarom handig?
- Directe weergave van gesproken tekst tijdens vergaderingen;
- Automatische samenvattingen en actiepunten na de vergadering;
- Ondersteuning voor Google Meet, Zoom en Microsoft Teams;
- Eenvoudige installatie via de Chrome Web Store;
- Ondersteuning voor meer dan 60 talen.
Tactiq werkt alleen via de Chrome-browser, vereist een actieve internetverbinding voor real-time transcriptie en gebruikers moeten toestemming geven voor toegang tot browsergegevens.
Voordeel voor privacy:
Volgens de privacyverklaring van Tactiq behoren alle transcripties die je maakt tot jouw eigendom, en kun je zelf bepalen waar deze worden opgeslagen via de instellingen in de Tactiq-webapplicatie. Tactiq is ook SOC 2 Type II en GDPR-compliant, wat betekent dat ze voldoen aan strikte normen voor gegevensbeveiliging en privacy.
Hoewel Tactiq gebruikers de mogelijkheid biedt om opslaglocaties binnen de EU te kiezen en voldoet aan GDPR-normen, raad ik je aan om te controleren of deze opties beschikbaar zijn in het specifieke abonnementsplan dat je wilt kiezen voor jouw organisatie.
3. Whisper
Whisper is een open-source AI-transcriptiemodel van OpenAI, bekend om zijn uitstekende spraakherkenning. In combinatie met Nederlandse tools (zoals Bram.ai of SpraakLab) kun je hiermee zeer nauwkeurige Nederlandse transcripten maken.
Waarom handig?
- Whisper begrijpt verschillende accenten goed.
- Je kunt het model lokaal draaien (dus zonder gebruik te maken van de cloud).
- Te combineren met andere Nederlandse tools voor samenvattingen.
- Ondersteunt meerdere bestandsformaten voor audio en video;
- Hoge kwaliteit van transcripties, zelfs bij minder goede opnamekwaliteit;
- Volledig aanpasbaar en integreerbaar in eigen IT-systemen.
Voordeel voor privacy:
Omdat je het lokaal of op een Nederlandse server kunt draaien, bepaal je zélf waar je data blijft. Perfect voor wie maximale controle wil en ideaal voor tech-savvy gebruikers of organisaties met eigen IT-ondersteuning die veiligheid voorop stellen.
Wanneer is notuleren met AI een goed idee?
Notuleren met AI is niet alleen handig voor grote organisaties. Ook kleine teams en zelfstandige professionals kunnen veel tijd winnen. Denk aan:
- Projectvergaderingen met veel details en acties;
- Teams die hybride vergaderen en werken, en gesprekken willen vastleggen;
- Bestuursvergaderingen waarbij formele verslaglegging nodig is;
- Workshops of brainstorms die je later wilt structureren.
Blijf kritisch en test wat werkt
AI is een hulpmiddel, geen vervanging voor je eigen oordeel. Controleer dus altijd de samenvattingen en transcripten, zeker als het gaat om gevoelige beslissingen of formele notulen. Maar als je het slim inzet, kan AI notuleren je enorm ontzorgen. Dus: minder typen, meer luisteren. Minder tijd kwijt aan uitwerken, meer focus op inhoud. En dat allemaal dankzij een paar slimme tools.
Ontdek nóg meer AI-tools om jouw vergaderingen te optimaliseren
AI gaat verder dan alleen het besparen van tijd tijdens een vergadering; als je het op de juiste manier inzet, zorgt AI bijvoorbeeld ook voor een betere samenwerking en communicatie. Ben je nieuwsgierig naar welke andere AI-tools jouw vergaderingen productiever, energieker en efficiënter kunnen maken? Download dan ons gratis Ebook met 3 speciaal geselecteerde AI-tools die kostbare tijd besparen en jouw vergaderingen naar een hoger niveau helpen brengen.
