Een deel heeft besloten om fysiek bijeen te komen op een externe locatie. Jij niet, jij zit thuis. Of er nu geen plek meer was of omdat je er bewust voor gekozen hebt de vergadering vanuit thuis te volgen, dat maakt niet uit. Je hebt er zin in maar het voelt toch anders, het is zelfs een beetje spannend. Daarom hebben we 6 tips voor jou om je hybride vergadering vlekkeloos te laten verlopen.
Tip 1: Computer
Zorg ervoor dat je computer klaar is voor gebruik. Zijn alle updates geïnstalleerd? Indien je een laptop gebruikt: is de oplader binnen handbereik? Heb je een webcam nodig of dien je alleen maar te kijken naar de spreker? Wanneer deze punten niet op voorhand doorgenomen worden kan er paniek ontstaan. Check dit voor je hybride vergadering zodat je je hier geen zorgen over hoeft te maken.
Tip 2: Stabiele internet connectie
Niets zo vervelend als een haperend beeld of wegvallend geluid. De spreker is verantwoordelijk voor een goed werkende internetverbinding maar die van jezelf is ook niet onbelangrijk. Probeer eerst eens een videocall te doen met je vriend(in) of met je tante in Marokko. Misschien is het een optie om je computer of laptop te voorzien van een internet kabel, dit zorgt voor de meest stabiele verbinding.
Tip 3: Goede stoel
Een goed zittende stoel is ook belangrijk. Anders wordt de hybride vergadering ineens een lange zit. Dit is natuurlijk heel persoonlijk maar er even bij stilstaan kan geen kwaad. We verkiezen tegenwoordig estetica boven comfort. Toch gaat niks boven een goed/lekker zittende stoel tijdens je hybride vergadering.
Tip 4: Iets te drinken
Een goede kop koffie, thee of chocolademelk met slagroom. Een lekker glas fris of misschien water met een schijfje citroen. Wees voorbereid, zorg voor een drankje zodat je niet meer van je plek hoeft tijdens je hybride vergadering. Weet je zeker dat je camera en microfoon niet aan moet? Dan is een koekje of schaaltje chips óók lekker. Wij verklappen niets.
Tip 5: Iets om te noteren
Vaak wordt er een verslag gemaakt van de vergadering, de notulen. Handig om naderhand te raadplegen. Toch kan het verstandig zijn om pen en papier of je digitale noteblock app bij de hand te houden voor het geval je iets wenst te noteren. Tijdens de hybride vergadering heb je uiteraard geen tijd om te gaan zoeken naar een pen in de keukenla. Een werkende pen wel te verstaan. Tip: Met de handige videotool neem je de vergadering op.
Tip 6: Spaar je vragen op
Een vergadering biedt normaliter de kans om al je vragen op een vast moment te stellen. In een fysieke vergadering is er veel interactie. Bij een hybride vergadering ook maar misschien is dit even wennen. Houd je vragen bij zodat je deze eventueel naderhand kunt stellen, of zodat je ze in ieder geval op mail kunt zetten. Zo blijft er geen enkele vraag onbeantwoord.
Nu ben je helemaal ready voor je hybride vergadering vanuit thuis. De updates zijn geïnstalleerd, de perfecte stoel is gevonden, dat schaaltje chips staat klaar en je hebt een pen gevonden die werkt. Nu alleen nog even de beschikbaarheid checken van je hybride vergadering!
