Tips om een veilige locatie voor je essentiële bijeenkomst te vinden

Rolf Alberts op 22 april, 2021

Op dit moment kun je zomer- en najaar bijeenkomsten inplannen met de hoop dat meeting centers hun deuren weer mogen openen. Essentiële bijeenkomsten kunnen wél doorgaan! Naast dat een externe locatie goed bereikbaar moet zijn en over de juiste faciliteiten beschikt is het nu ook belangrijk dat de locatie veilig is. Hier lees je hoe je een geschikte veilige locatie voor je essentiële bijeenkomst vindt.

Wat valt er onder een essentiële bijeenkomst?

Essentiële bijeenkomsten, wat valt hier nu precies onder. Mijn eerste tip; neem persoonlijk contact op met Aristo Team Reservations: 0882301000. Ik of mijn collega’s kunnen je precies vertellen of je bijeenkomst essentieel is én we geven je graag direct persoonlijk advies.

Bel direct

Hieronder een opsomming van bijeenkomsten waar Aristo meeting center wél voor is geopend.

> Belangrijke trainingen en educatieve activiteiten 

> Toetsing, certificering en examinering 

> Belangrijke zakelijke bijeenkomsten & vergaderingen

Denk je dat jouw bijeenkomst onder één van deze uitzonderingen valt? Neem dan contact met ons. We bespreken graag samen de mogelijkheden.

Zit jouw soort bijeenkomst hier niet bij? Neem contact op met Aristo Team Reservations. 

Stuur een e-mail

Wat is er op dit moment belangrijk?

Check! Je weet nu of je bijeenkomst essentieel is. Nu ga je op zoek naar een geschikte externe locatie. Vanwege corona zijn er nu andere zaken waar je rekening mee moet houden betreft het vinden van de ideale locatie.

Je essentiële bijeenkomst mag doorgaan, maar verantwoord en veilig meeten is nog steeds prioriteit #1.

-     Zoek het corona-protocol van een externe locatie; een goede voorbereiding is het halve werk. Misschien kun je je deelnemers al iets toesturen over het beleid van de locatie? Zijn er speciale regelingen?

-     Hoe zijn de annuleringsvoorwaarden voor de externe locatie? Kun je 48 uur van tevoren kosteloos annuleren? Misschien is dit in deze periode wel een fijne extra zekerheid.  

-     Hoe gemakkelijk kun je wijzigingen doorvoeren in je reservering? In deze tijd kan het voorkomen dat deelnemers last minute moeten afzeggen. Dan is het prettig dat je wijzigingen gemakkelijk door kunt voeren. Met de Aristo boekingstool kan je dit volledig zelfstandig doen, wanneer het jou uitkomt.

Welke faciliteiten zijn beschikbaar voor je essentiële bijeenkomst  

Bedenk voordat je gaat zoeken naar een externe locatie welke faciliteiten je nodig hebt. Veel locaties beweren te voldoen aan vergader- en trainingsfaciliteiten, maar blijken hier toch niet altijd aan te kunnen voldoen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

-     Zijn de ruimtes groot genoeg voor de capaciteit die jij nodig hebt? Houd ook de 1,5 meter afstand in je achterhoofd!

-     Zijn de ruimtes voldoende geventileerd? Goed ventileren is noodzakelijk voor een gezond en prettig binnenklimaat. Het helpt ook om de overdracht van luchtweginfecties, zoals COVID-19, te beperken. 

-     Hoe zit het met de (natuurlijke) verlichting en de akoestiek? Zijn er eventueel microfoons of headsets?

-     Kun je de ruimte flexibel inrichten? Is er een mogelijkheid voor flexibele coronaproof vergaderopstellingen?

-     Welke beamers/schermen zijn er beschikbaar? Ook niet onbelangrijk; welke input optie is er voor in je laptop.

-     Zijn er whiteboards of flipovers beschikbaar? Eventueel een digitaal whiteboard, zoals de Samsung Flip?

Voor je essentiële bijeenkomst zijn voldoende bruikbare faciliteiten noodzakelijk. Je bijeenkomst is tenslotte essentieel dus is het handig als alle vergader- en trainingsmiddelen binnen handbereik zijn.

 Veilig en verantwoord meeten doen we samen

Helaas mag Aristo meeting center voorlopig alleen essentiële bijeenkomsten faciliteren. Toch kijken wij positief naar de toekomst en lopen we graag voorop. De 1,5 meter blijft voorlopig, toch is Aristo er klaar voor om verantwoord en veilig te meeten. Zoals ook hybride meeten; De helft van de deelnemers komt bij ons op locatie en de andere helft volgt de bijeenkomst online vanuit thuis. De deelnemer is hierdoor dus vrij om zelf een keuze te maken.

Wil je meer weten over de verantwoorde hybride meeting? Download het Ebook: De coronaproof hybride oplossing.Download Ebook

Picture of Rolf Alberts

Rolf Alberts

Dé conferentiespecialist!