Vergaderen, Voordelen, Externe locatie, Trends • 7 min leestijd

Anders vergaderen: dit zijn de laatste trends

Dinnemarie Dresen op 15 oktober, 2019

Een vergadering kan altijd beter, leuker en vooral effectiever! Overal duiken er nieuwe vergadertechnieken op. Buiten vergaderen, flex vergaderen, scrummen, agile vergaderen. Er zijn zoveel variaties dat we er een doeltreffende vergadering over kunnen inplannen. Ik heb hieronder al 3 vergadertrends voor jou op een rijtje gezet. Dat scheelt je weer een vergadering.  

Trend #1: Agile werken
Agile staat letterlijk voor wendbaar, lenig en flexibel. Maar wanneer en hoe word je nu een wendbare organisatie? Er zijn vier basiselementen die staan voor een flexibele organisatie. Ten eerste hebben ze een duidelijke strategie, dit betekent dat het bedrijf weet waar ze voor staan. De organisatie heeft een flexibele missie, visie en doelstellingen die behaald moeten worden.

Ook wordt er vaak in multidisciplinaire teams gewerkt; dat betekent dat er geen afdelingen zijn maar teams. Het team werkt zelfstandig aan opdrachten en heeft de vrijheid om te experimenteren. De samenwerking tussen teams gaat vlot, er is een duidelijke werkwijze die vooraf wordt besproken. De teamleiders stimuleren nieuwe ideeën en staan open voor verandering.

De teams werken aan opdrachten door middel van korte ‘sprints’ ook wel scrummen genoemd. Verder in deze blog meer informatie hierover. Én er wordt veel visueel gewerkt. Visueel? Waarom? De status en voortgang van een project moet in een oogopslag duidelijk zijn. Met als doel dat de taken van alle teamgenoten in kaart worden gebracht, tevens is hierdoor de progressie transparant. Zo wordt informatie eerder gedeeld en behaalt het team samen het gewenste resultaat.

Trend #2: Scrummen
De term scrummen heb je vast weleens gehoord. Maar wat is het nu precies? Scrummen is een actieve vorm van werken en vergaderen. Er wordt in ‘korte sprints’ gewerkt om zo snel mogelijk tot resultaten te komen. Korte sprints zijn bijeenkomsten die niet langer duren dan een half uur. Er wordt strikt op de tijd gelet, waardoor er effectiever vergaderd wordt. Na een korte sprint wordt er apart in groepen gewerkt aan het project.

Scrummen doe je altijd in teamverband, ieder lid heeft een rol. 
- Scrummaster: Dit is de begeleider van het scrumproces, hij focust zich op de manier van werken en niet op de inhoud van de scrumsessie.
- Product owner: Dit is degene die contact heeft met de stakeholders en maakt de to-do-list. Zo komt er duidelijkheid over het doel van het scrummen.
- Development team: Dit is het team wat zorgt voor de invulling, oplossingen en ideeën. 

Dit is wat scrum-werken in het kort inhoud. Iedereen heeft zijn eigen taken en kwaliteiten. Scrum onderscheidt zich van het traditioneel vergaderen omdat het voornamelijk gaat om korte sprints. Scrum-werken duurt nooit langer dan 4 weken. Kortom snel bijsturen. Geen lange termijnplanning meer, hier doen agile organisaties niet aan!

Trend #3: All-inclusive
We zien het steeds vaker; bedrijven maken gebruik van all-inclusive arrangementen op een vergaderlocatie. Je wilt graag weten wat je wanneer, hoe, en waar kunt verwachten. Zodat je gasten niks te kort komen. Een all-inclusive arrangement houdt in dat er onbeperkt koffie, thee en lekkers beschikbaar is. En als het een hele dag is, wil je ook graag je gasten voorzien van lunch en/of diner. Daarnaast is het fijn als er parkeergelegenheid is en de bijbehorende parkeerkaarten vooraf worden geregeld. Alles in de vergaderzaal is aanwezig bij een all-inclusive arrangement; gekoeld water, vers fruit, pennen, stiften, flip-over, naamkaartjes en ga zo maar door. Wanneer een meeting center hier allemaal aan kan voldoen én transparant is over de prijzen en mogelijkheden is dit een pré. 

Wil jij binnenkort een scrum of agile sessie organiseren en zoek je hiervoor de geschikte ruimte? Of een all-inclusive arrangement waarbij het je aan niks ontbreekt? Dan hoor ik graag van je!

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!