In deze tijden van thuis werken is het van belang dat je efficiënt met je collega’s kan en blijft samenwerken. Online tools zijn tijdens het thuis werken en vergaderen onmisbaar. Er zijn veel verschillende platforms, apps en tools. Maar welke tool is veilig, werkt naar behoren en is geschikt voor jouw online vergadering? Hieronder lees je over 3 onmisbare vergadertools, essentieel voor iedere flexibele thuiswerker.
Het eerste pluspunt van deze online vergadertool is dat Microsoft Teams voor iedereen gratis te gebruiken is, ook als je niet met Office365 werkt of met Apple computer gebruikt.
Maak je gebruik van Skype, SharePoint of OneDrive? Dan is Microsoft Teams zeker wat voor jou. Deze tools zijn gecreëerd door Microsoft, waardoor deze samenkomen op het Teams platform. Ook Outlook Email, Calendar, Excel en PowerPoint worden ondersteunt. Je kunt chatten, vergaderen, documenten delen, afspraken inplannen, bellen en samenwerken op een plek, waar je ook bent! Kortom een multifunctionele vergadertool die veel te bieden heeft.
De uitgebreide Google vergadertool die je gratis kunt downloaden op ieder device. Google Meet is de vernieuwde versie van Google Hangouts. De overkoepelende zakelijke app van Google is G-suite. Als je die app download heb je toegang tot Gmail, Google Drive, presentaties en Google Meet.
Het fijne aan Google Meet is de gebruiksvriendelijkheid, het systeem is makkelijk te begrijpen. Ook het schakelen en delen van bestanden verloopt vlekkeloos.
De grote nieuwkomer in deze tijd; Zoom. Deze maand is Zoom al meer dan 20 miljoen keer gedownload en natuurlijk niet zonder reden. Deze online vergadertool heeft een hoge kwaliteit audio en beeld, de twee belangrijkste eigenschappen van een vergadertool als je het mij vraagt. Ook kunt je Google Calender of Outlook koppelen waardoor het plannen van meetings makkelijker wordt.
Je kunt met Zoom gratis 40 minuten videobellen met maximaal 100 deelnemers. 1 op 1 gesprekken zijn ongelimiteerd in tijd. Je hebt drie verschillende abonnementen; Pro, Business en Enterprise die zich onderscheiden in het feit dat je met een aantal, oplopend tot 1000 personen, langer kunt bellen. De prijzen variëren van €13,99 tot €18,99 per maand. Zoom heeft vergeleken met Google Meet en Microsoft Teams een minder uitgebreid privacy statement, dat wil echter niet zeggen dat Zoom per definitie onveilig is. Maak voor jezelf een zorgvuldige afweging.
Je weet nu wat de drie onmisbare vergadertools zijn. Voordat je een vergadertool optimaal kunt gebruiken is het van belang dat je een goede basis creëert. Zorg voor een rustige werkomgeving, een stabiele netwerkverbinding, een goed werkende laptop met de juiste vergadersoftware. De basis van een online vergadering is totaal anders dan een face-2-face meeting. Bij het organiseren van een vergadering moet je aan 101 dingen denken, het is daarom niet gek dat je weleens wat vergeet. Door deze vergaderchecklist zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is, een goed begin is het halve werk! Download de vergaderchecklist.