Thuiswerken, Online vergaderen • 7 min leestijd

De 3 onmisbare vergadertools voor iedere thuiswerker

Dinnemarie Dresen op 16 april, 2020

In deze tijden van thuis werken is het van belang dat je efficiënt met je collega’s kan en blijft samenwerken. Online tools zijn tijdens het thuis werken en vergaderen onmisbaar. Er zijn veel verschillende platforms, apps en tools. Maar welke tool is veilig, werkt naar behoren en is geschikt voor jouw online vergadering? Hieronder lees je over 3 onmisbare vergadertools, essentieel voor iedere flexibele thuiswerker. 

Tool 1: Microsoft Teams

Het eerste pluspunt van deze online vergadertool is dat Microsoft Teams voor iedereen gratis te gebruiken is, ook als je niet met Office365 werkt of met Apple computer gebruikt.

  • Onbeperkt chatten | 1 op 1 chats | onbeperkte groepchats
  • Videogesprekken | 1 op 1 gesprekken | maximaal 250 deelnemers in een gesprek
  • Opslag voor teams en persoonlijke bestanden
  • Realtime samenwerking met alle Office programma’s | handig voor inplannen van meetings | gemakkelijk schakelen tussen programma’s

Maak je gebruik van Skype, SharePoint of OneDrive? Dan is Microsoft Teams zeker wat voor jou. Deze tools zijn gecreëerd door Microsoft, waardoor deze samenkomen op het Teams platform. Ook Outlook Email, Calendar, Excel en PowerPoint worden ondersteunt. Je kunt chatten, vergaderen, documenten delen, afspraken inplannen, bellen en samenwerken op een plek, waar je ook bent! Kortom een multifunctionele vergadertool die veel te bieden heeft. 

Tool 2: Google Meet

De uitgebreide Google vergadertool die je gratis kunt downloaden op ieder device. Google Meet is de vernieuwde versie van Google Hangouts. De overkoepelende zakelijke app van Google is G-suite. Als je die app download heb je toegang tot Gmail, Google Drive, presentaties en Google Meet. 

  • Onbeperkt chatten | 1 op 1 chats | onbeperkte groepchats
  • Videogesprekken | 1 op 1 gesprekken | maximaal 10 deelnemers in een gesprek (zonder abonnement)
  • Telefoongesprekken via wifi of mobiele data
  • Sms’en met je telefoonnummer van Google Voice of Google Fi
  • 3 verschillende abonnementen | Basic, Business en Enterprise
    - Basic: €4,68 p.m. | tot 100 deelnemers videogesprek | 30 GB cloudopslag | 24/7 support
    - Business: €9,36 p.m. | tot 150 deelnemers videogesprek | onbeperkt cloudopslag | 24/7 support | Google Vault functie | Cloud Search |
    - Enterprise: €23 p.m. | tot 250 deelnemers videogesprek | onbeperkt cloudopslag | 24/7 support | Google Vault functie | Cloud Search | Cloud Identity Premium

Het fijne aan Google Meet is de gebruiksvriendelijkheid, het systeem is makkelijk te begrijpen. Ook het schakelen en delen van bestanden verloopt vlekkeloos.

Tool 3: Zoom

De grote nieuwkomer in deze tijd; Zoom. Deze maand is Zoom al meer dan 20 miljoen keer gedownload en natuurlijk niet zonder reden. Deze online vergadertool heeft een hoge kwaliteit audio en beeld, de twee belangrijkste eigenschappen van een vergadertool als je het mij vraagt. Ook kunt je Google Calender of Outlook koppelen waardoor het plannen van meetings makkelijker wordt.  

  • Geen account nodig om Zoom te kunnen gebruiken, je kunt aan een videogesprek deelnemen met het delen van een link
  • Videogesprekken | 1 op 1 gesprekken
  • Gratis versie | 100 deelnemers toe te voegen aan een videogesprek
  • Schermdelen gaat super makkelijk

Je kunt met Zoom gratis 40 minuten videobellen met maximaal 100 deelnemers. 1 op 1 gesprekken zijn ongelimiteerd in tijd. Je hebt drie verschillende abonnementen; Pro, Business en Enterprise die zich onderscheiden in het feit dat je met een aantal, oplopend tot 1000 personen, langer kunt bellen. De prijzen variëren van €13,99 tot €18,99 per maand. Zoom heeft vergeleken met Google Meet en Microsoft Teams een minder uitgebreid privacy statement, dat wil echter niet zeggen dat Zoom per definitie onveilig is. Maak voor jezelf een zorgvuldige afweging.

De basis van de onmisbare vergadertools

Je weet nu wat de drie onmisbare vergadertools zijn. Voordat je een vergadertool optimaal kunt gebruiken is het van belang dat je een goede basis creëert. Zorg voor een rustige werkomgeving, een stabiele netwerkverbinding, een goed werkende laptop met de juiste vergadersoftware. De basis van een online vergadering is totaal anders dan een face-2-face meeting. Bij het organiseren van een vergadering moet je aan 101 dingen denken, het is daarom niet gek dat je weleens wat vergeet. Door deze vergaderchecklist zorg je ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is, een goed begin is het halve werk! Download de vergaderchecklist. 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!