De 3 geheimen van vergaderen op afstand

Dinnemarie Dresen op 22 september, 2022

Vergaderen op afstand, meer dan de helft van Nederland vindt het verschrikkelijk. De een heeft een haperend beeld, de ander is niet te verstaan en laten we het nog maar niet hebben over de schreeuwende kinderen op de achtergrond. Wat zijn de 3 belangrijkste eigenschappen voor een efficiënte vergadering op afstand? Ik geef je graag 3 waardevolle tips.

Tip #1: het magische kwartiertje

Om 10 uur staat er een teamoverleg op het programma. Je hebt 5 minuten voor aanvang al 3 berichten ontvangen, je collega’s zijn ietsje later. Het is een feit dat online te laat komen voor een vergadering minder erg wordt gevonden dan te laat komen bij een fysieke meeting. Ik hanteer daarom altijd ‘het magische kwartiertje’; plan de meeting voor jezelf en de deelnemers om kwart voor tien in enje zal zien dat je pas echt van start kan om 10 uur.

Vergaderen op afstand heeft vaak te maken met opstartproblemen. Zelfs wanneer iedereen de juiste software op zijn computer heeft staan, zijn er nog 101 andere factoren die invloed hebben op een online vergadering. Neem bijvoorbeeld een softwareupdate van je vergadertool, voor zoiets kleins komt het magische kwartiertje al goed van pas! 
 

Tip #2: geen voorzitter, maar gespreksleider

Een vergadervoorzitter of gespreksleider. Bij een vergadering op afstand of hybride vergadering is een gespreksleider extra belangrijk! Je bent automatisch de voorzitter van een vergadering, maar je bent ook verantwoordelijk voor de vloeiende overgangen van de gesprekken en discussies. Door elkaar heen praten tijdens een vergadering op afstand werkt niet. Door om en om standpunten te vragen blijft de vergadering overzichtelijk. Als vergadervoorzitter of gespreksleider moet je rekening houden met de volgende 3 fases:

a) Opening
Open de vergadering met een korte uitleg over de agendaonderwerpen. Geef aan hoe lang de meeting gaat duren en vraag of er iemand nog agendapunten mist. Leg ook uit hoe je de meeting gaat leiden,bijvoorbeeld door iedereen individueel aan te spreken. Voor tips over het opstellen van een vergaderagenda lees je onze blog Hoe stel je een agenda voor een vergadering op?


b) De gesprekken en discussies
Behandel de agendaonderwerpen op volgorde. Leg kort de huidige situatie uit en ga deelnemer voor deelnemer af hoe zij de situatie graag zien of willen veranderen. Zijn er uiteenlopende standpunten? Probeer dan een middenweg te vinden of parkeer het agendaonderwerp. 

c) Afsluiting
Houd je strikt aan de gestelde tijd van de meeting. Zijn er onderwerpen waar geen oplossing voor is? Of zijn er onbehandelde agendapunten? Plan alvast een vervolgmeeting in. Vergeet niet om feedback te vragen aan je deelnemers. 

Tip #3:de geschikte tool

Geheim drie van vergaderen op afstand is het vinden van de geschikte tool voor jouw meeting. Er zijn veel verschillende vergadertools die allemaal beweren de beste te zijn. Mijn favoriete vergadertools vind je hier: De 3 onmisbare vergadertools voor iedere thuiswerker. 

Heb je de juiste vergadertool gevonden? Vergeet dan niet tijdig de deelnemers van je vergadering te informeren over de software en/ of accounts die moeten worden aangemaakt.  Deel deze informatie minimaal een week voor de start van de meeting. De geschikte tool delen in ‘het magische kwartiertje’ is uiteraard niet zo handig.

Organiseer de perfecte (online) vergadering

De 3 geheimen van vergaderen op afstand kun je direct toepassen in je volgende online bijeenkomst. Met het magische kwartiertje, de juiste kennis als gespreksleider en de geschikte tool kom je een heel eind. Je hebt nu misschien wel extra tijd om je goed voor te bereiden op de face to face meetings. Download alvast de vergaderchecklist, zodat de eerst volgende meeting vlekkeloos verloopt.

Download GRATIS Checklist

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!