In alle vergaderingen waar je zelf aan hebt deelgenomen, heb je ongetwijfeld alle soorten voorzitters voorbij zien komen. Van de strenge en overgestructureerde drillmaster tot aan de softe chaoot die met alle winden meewaait. En alles daar tussenin natuurlijk. Leid jij zelf ook regelmatig vergaderingen, dan is het belangrijk om jezelf te verdiepen in het vakmanschap van een goede voorzitter. In dit artikel laat ik je zien hoe je de taken van een voorzitter op de juiste manier uitvoert, zodat je vergadering lekker vlekkeloos verloopt en iedereen weer opgetogen en geïnspireerd de ruimte verlaat.
Voorbereidende taken van een voorzitter
De taken van een voorzitter beginnen al bij de juiste voorbereiding van de vergadering. Een overzichtelijke en volledige vergaderagenda is de start. En vergeet vooral niet daarop duidelijk de vergaderdoelen van ieder agendapunt te benoemen en essentiële bijlagen mee te sturen, zodat deelnemers zich zorgvuldig kunnen voorbereiden. Ook dat voorkomt chaos en teleurstellingen tijdens een meeting en maakt jou een goede voorzitter.
Een ander onderdeel in de voorbereiding dat vaak onderschat wordt, is de zaalopstelling. Een vaak gebruikte vergaderopstelling is een kring- of blokopstelling, zodat iedereen elkaar goed ziet. Sta jij liever rechtop als voorzitter? Of wil je dat iedereen gemakkelijk het bord ziet? Zet dan de tafels en stoelen in een U-vorm. Voordeel is dan ook dat je als voorzitter de ‘U’ in kan wandelen, wat de interactie bevordert.
Omdat de start van een meeting je eerste kans is om een positieve draai te geven aan de juiste setting voor jouw vergadering, is het vooraf bedenken van een goede opening ook echt een must. Hoe een goede voorzitter dit doet? Met een zogeheten ijsbreker of energizer. Door een ijsbreker of energizer te gebruiken zorg je ervoor dat je vergadergezelschap positief en geïnspireerd begint. Als het ware ben je de groep aan het wakker schudden en haal je ze uit hun comfortzone. Mooie voorbeelden hiervan zijn terug te vinden in mijn blog: 5 Originele manieren voor een meeting kick off.
“Door een ijsbreker of energizer te gebruiken zorg je ervoor dat je vergadergezelschap positief en geïnspireerd begint.”
Taken van een voorzitter tijdens de vergadering
Om een goede voorzitter te zijn, is er een aantal eigenschappen en taken dat onmisbaar is om de vergadering in goede banen te leiden. Nadat je iedereen hebt welkom geheten en een ijsbreker of energizer hebt ingezet, is het tijd om het gesprek te leiden:
- Leid elk agendapunt in en leg uit waarom iets op de agenda staat. De vergaderdoelen die je vooraf hebt vastgelegd in de agenda helpen je hierbij. Wil je de groep bijvoorbeeld alleen maar informeren of wil je juist samen discussiëren over het onderwerp? En misschien wil je daarna ook nog samen een besluit vormen.
- Leid het gesprek en zorg dat iedereen aan het woord komt. Spreek ook gerust deelnemers rechtstreeks aan om hun mening te vragen.
- Praat niet te snel en kijk naar de mensen terwijl je praat. Zo merk je ook snel genoeg of ze je begrijpen en hoe ze in de wedstrijd staan en kun je dit bij hen toetsen.
- Zorg ervoor dat iedereen bij het onderwerp blijft en hier niet van afwijkt. Voor je het weet, beland je in allerlei discussies die niet bijdragen aan het doel van de vergadering en heb je alsnog chaos!
- Geconcentreerd blijven tijdens een vergadering is niet altijd even makkelijk met al die prikkel. Er zijn verschillende manieren om dit te verhelpen en een onderbelichte kant hierin is de juiste voeding die je brein beïnvloedt. Ook door staand te vergaderen, blijft iedereen beter bij de les.
- Vat tussentijds het een en ander samen, zodat je het vergadergezelschap stimuleert om nog meer te zeggen of iets aan te vullen. Je kan ook aan de notulist vragen om samen te vatten. Zo weet je meteen of de belangrijkste dingen in het verslag staan.
- Rond ieder agendapunt af door samen te vatten wat er besproken is en wat het eventuele besluit is, als dit van toepassing is. Moet er een bepaalde actie uitgevoerd worden, verdeel dan meteen de taken en laat dit in het verslag zetten. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is!
- Bedank iedereen voor zijn input en aanwezigheid tijdens de vergadering en zorg voor een leuk einde. Zet je humoristische kant in of sluit af met een spelletje en een hapje & drankje. Want positiviteit is tenslotte besmettelijk!
Organiseer die perfecte meeting
Nu je op weg bent om een goede of misschien wel de beste voorzitter te zijn, heb ik nog iets voor je. Handige informatie die je weer een stapje dichterbij brengt om die perfecte meeting te organiseren. De wereld is namelijk continu in beweging. Al deze dynamische ontwikkelingen zorgen ook voor een verandering in het vergaderlandschap. Bijblijven met deze veranderingen is dan ook onvermijdelijk. Ontdek in onderstaand Ebook welke veelbelovende trends Aristo verwacht voor de vergaderbranche in 2022 en laat je inspireren!
