5 Originele manieren voor een 'meeting kick off'

Dinnemarie Dresen op 9 september, 2021

Op veel vergaderagenda’s staat dit stijf bovenaan: 1. Opening. Vaak is het gebruikelijk om dit te noteren, want ‘tja.. de agenda moet toch ergens mee beginnen’. In de praktijk komt de invulling van dit agendapunt enkel neer op: ‘welkom bij de vergadering en fijn dat jullie aanwezig zijn’. Deze manier van een meeting openen is echt een gemiste kans! Het belang van een goede opening wordt dus vaak onderschat terwijl de start van een meeting je eerste kans is om een positieve draai te geven aan de juiste setting voor jouw vergadering. Hoe je dit doet? Met een zogeheten ijsbreker of energizer. In dit blog geef ik je 5 originele manieren voor een ‘meeting kick off’.   

Wat is eigenlijk het doel van een ijsbreker of energizer?
Door een ijsbreker of energizer te gebruiken zorg je ervoor dat je vergadergezelschap positief en geïnspireerd begint. Je start de meeting op een ontspannen manier met een vraag of een simpele oefening waardoor je op een open manier kunt overleggen met elkaar. Als het ware ben je de groep aan het wakker schudden en haal je ze uit hun comfortzone. Wanneer je wenkbrauwen omhoog ziet gaan of er een lach op iemand gezicht te zien is, dan weet je dat je een goede ‘meeting kick off’ te pakken hebt!

Kick Off #1: waar haal jij voldoening uit in je werk?
Ongemotiveerde medewerkers zorgen voor meer personeelskosten binnen een organisatie (minder productief en grotere kans op ziekteverzuim). Besteed dus meer aandacht aan de tevredenheid van medewerkers. Dit kan met een simpele vraag: ‘waar haal jij voldoening uit in je werk?’ Door deze vraag te stellen gaat men op een positieve manier denken aan hun werk, zoals ‘waar doe ik het eigenlijk allemaal voor?’ Met deze vraag in het achterhoofd zal een medewerker fanatieker meedoen met de meeting.

Kick off #2: wat kom je halen en wat kom je brengen?
Dit is een erg goede vraag als je een belangrijk doel wilt behalen. Doordat men concreet gaat nadenken wat ze tijdens de meeting kunnen inbrengen en welke informatie ze kunnen vergaren zorg je dat iedereen vanaf de start een helder doel voor ogen heeft. Iedereen zal actiever meedoen wanneer een doel bereikt kan worden.  

Aristo college training
Kick off #3: dialoogkaartjes
Deze kick off’ vergt enige voorbereiding. Maak van tevoren dialoogkaartjes met vragen erop. Wanneer de meeting begint vraag je iedereen om tweetallen te maken en elkaar middels de dialoogkaartjes vragen te stellen. Nadat de personen elkaar beter hebben leren kennen, vraag je of het tweetal plenair elkaar voorstellen aan de hele groep. Dit is een ontspannen manier om te starten en het werkt erg goed bij een vergadergezelschap die elkaar niet of nauwelijks kennen! Een echte ijsbreker als je het mij vraagt.

Kick off #4: ga over de streep van de ruimte als…
Verdeel de meetingruimte in twee gebieden en trek een denkbeeldige streep. Breng vervolgens een aantal stellingen naar voren. Men kan nu kiezen of ze over de denkbeeldige streep gaan als het wel of niet eens zijn met een stelling. Op deze manier zet je de hersenen van iedereen aan het werk waardoor ze geprikkeld zijn om gefocust aan de meeting te beginnen. Wist je dat ijsbrekers en energizers het meeste effect hebben als er een vorm in zit waarbij men moet bewegen?

Kick off #5: observeren
Verdeel het vergadergezelschap wederom in twee groepen. Eén rij aan de ene kant van de ruimte en één rij aan de andere kant. Eerst staan de twee rijen met de neuzen naar elkaar. Vervolgens vraag je iedereen om te draaien en iets te veranderen aan zichzelf. Daarna draait iedereen weer terug en moet je van elkaar de verandering zien te achterhalen. Deze oefening zorgt ervoor dat je scherp bent én het zorgt hopelijk voor wat gelach!

Tot slot, denk eraan dat een ijsbreker niet alleen gebruikt hoeft te worden als een meeting kick off. We hebben allemaal wel eens meetings bijgewoond waar geen eind aan lijkt te komen. Juist door tussen de overleggen door een ijsbreker of energizer te gebruiken, blijft iedereen fris en gefocust.

Hopelijk heb je wat gehad aan deze originele manieren om een meeting te houden. Mag ik jou ook helpen bij het organiseren van een meeting? Ik werk als meetingspecialist bij Aristo Meeting Center met locaties in Amsterdam, Utrecht en Eindhoven. In een vrijblijvend adviesgesprek denk ik graag met je mee over jouw wensen voor een vlekkeloze meeting!

Direct boeken

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!