Op veel vergaderagenda’s staat dit agendapunt strak bovenaan: 1. Opening van de vergadering. Vaak is het gebruikelijk om dit te noteren, want ‘tja.. de agenda moet toch ergens mee beginnen’. In de praktijk komt de invulling van dit agendapunt enkel neer op: ‘welkom bij de vergadering en fijn dat jullie aanwezig zijn’. Een gemiste kans! De start van een meeting is dé kans om een positieve draai te geven aan de juiste setting voor jouw vergadering. Hoe je dit doet? Met een zogeheten ijsbreker of energizer. In dit blogartikel geef ik je 5 originele manieren voor een meeting kick-off.
Wat is eigenlijk het doel van een ijsbreker of energizer?
Door een ijsbreker of energizer te gebruiken zorg je ervoor dat je vergadergezelschap positief en geïnspireerd begint. Je start de meeting op een ontspannen manier met een vraag of een simpele oefening waardoor je op een open manier kunt overleggen met elkaar. Als het ware ben je de groep aan het wakker schudden en haal je ze uit hun comfortzone. Als je wenkbrauwen omhoog ziet gaan of er een lach op iemand gezicht te zien is, weet je dat je een goede meeting kick off te pakken hebt!
Kick-off #1: waar haal jij voldoening uit in je werk?
Ongemotiveerde medewerkers zorgen voor meer personeelskosten binnen een organisatie (zijn minder productief en hebben een grotere kans op ziekteverzuim). Besteed dus meer aandacht aan de tevredenheid van medewerkers. Dit kan met een simpele vraag: ‘Waar haal jij voldoening uit in je werk?’ Door deze vraag te stellen gaat men op een positieve manier denken aan hun werk, zoals: ‘Waar doe ik het eigenlijk allemaal voor?’ Met deze vraag in het achterhoofd zal een medewerker fanatieker meedoen met de meeting. Een perfecte opening voor je vergadering dus!
Kick-off #2: wat kom je halen en wat kom je brengen?
Dit is een erg goede vraag als je een belangrijk doel wilt behalen. Doordat men concreet gaat nadenken wat ze tijdens de meeting kunnen inbrengen en welke informatie ze kunnen vergaren, zorg je dat iedereen vanaf de start een helder doel voor ogen heeft. Iedereen zal actiever meedoen als er een doel bereikt kan worden.
|
Om maximaal resultaat uit je vergadering te halen, is het ook van belang om van te voren voor alle agendapunten te bepalen wat de vergaderdoelen zijn. De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming. Lees er alles over in onze blog over vergaderdoelen! |
Kick-off #3: dialoogkaartjes
Deze kick-off vergt enige voorbereiding. Maak van tevoren dialoogkaartjes met vragen erop. Zodra de meeting begint, vraag je iedereen om tweetallen te maken en elkaar met behulp van de dialoogkaartjes vragen te stellen. Nadat de personen elkaar beter hebben leren kennen, vraag je of het tweetal plenair elkaar voorstellen aan de hele groep. Dit is een ontspannen manier om te starten en het werkt erg goed bij een groep mensen die elkaar niet of nauwelijks kennen! Een echte ijsbreker voor de opening van een vergadering, als je het mij vraagt.
Kick-off #4: ga over de streep van de ruimte als…
Verdeel de vergaderruimte in twee gebieden en trek een denkbeeldige streep hiertussen. Breng vervolgens een aantal stellingen naar voren. Men kan nu kiezen of ze over de denkbeeldige streep gaan als ze het wel of niet eens zijn met een stelling. Op deze manier zet je de hersenen van iedereen aan het werk, waardoor ze geprikkeld zijn om gefocust aan de meeting te beginnen. Wist je dat ijsbrekers en energizers het meeste effect hebben als er een vorm in zit waarbij men moet bewegen?
Kick off #5: observeren
Verdeel het vergadergezelschap wederom in twee groepen. Eén rij aan de ene kant van de ruimte en één rij aan de andere kant. Eerst staan de twee rijen met de neuzen naar elkaar. Vervolgens vraag je iedereen om te draaien en iets te veranderen aan zichzelf. Daarna draait iedereen weer terug en moet je van elkaar de verandering zien te achterhalen. Deze oefening zorgt ervoor dat je scherp bent én het zorgt hopelijk voor wat vermaak!
Tot slot, denk eraan dat een ijsbreker niet alleen gebruikt hoeft te worden als een meeting kick-off. We hebben allemaal wel eens meetings bijgewoond waar geen eind aan lijkt te komen. Juist door tussen de overleggen door een ijsbreker of energizer te gebruiken, blijft iedereen fris en gefocust. Wist je trouwens dat je met brainfood ook de productiviteit van je meeting kunt verhogen?
Een vlekkeloze meeting bij Aristo meeting center
Heb je inspiratie opgedaan om je vergadering te openen met een originele kick-off? Goed werk! Dit gaat gegarandeerd helpen om een effectieve en energieke meeting neer te zetten. Mag ik jou ook helpen bij het organiseren van een meeting? Ik werk als meetingspecialist bij Aristo Meeting Center met locaties in Amsterdam, Utrecht CS, Utrecht Lunetten en Eindhoven. In een vrijblijvend adviesgesprek denk ik graag met je mee over jouw wensen voor een vlekkeloze meeting!
