De belangrijkste voorbereiding van een efficiënte vergadering? Het opstellen en vooraf versturen van de juiste agendapunten. Een duidelijke agenda voor je vergadering is voor de deelnemers een onmisbaar middel om zich te kunnen voorbereiden. Zo weten ze van tevoren of de bijeenkomst in het teken staat van een creatieve brainstorm of mogelijk belangrijke beslissingen. Door vooraf een uitgebreide agenda van een vergadering te delen, zal je merken dat de meeting soepeler verloopt en de betrokkenheid groter is.
Welke agendapunten zet ik op de agenda voor een vergadering?
In de voorbereiding is het van essentieel belang dat het duidelijk is wat de vergaderdoelen zijn. Het vergaderdoel is simpelweg wat je wilt bereiken met de vergadering. Veel voorkomende vergaderdoelen zijn informeren, inventariseren, acceptatie, instrueren, motiveren, meningsvorming en besluitvorming.
Per agendapunt stel je het vergaderdoel vast. In een regulier teamoverleg bijvoorbeeld is het gebruikelijk om meerdere agendapunten te hebben, dus dan stel je het vergaderdoel per agendapunt vast. Gaat het bijvoorbeeld om een brainstormsessie, dan heb je vaak maar één agendapunt en is het vergaderdoel inventariseren en misschien zelfs ook wel meningsvorming en besluitvorming. Door de vergaderdoelen van te voren helder te hebben, weet iedereen wat hij of zij kan verwachten en voorkomt dit ook teleurstellingen.
De agendapunten van een vergadering zijn vaak verdeeld in subcategorieën. Als voorzitter bepaal je welke onderwerpen wel en niet besproken worden. In de meeste organisaties kunnen deelnemers ook agendapunten aandragen, wat een positieve invloed heeft op de interactie.
“Stel eerst per agendapunt het vergaderdoel vast.”
Waar moet ik nog meer aan denken in de voorbereiding?
Een vergaderagenda stuur je uiteraard van tevoren naar de betrokkenen. Je deelnemers kunnen zich op deze manier goed voorbereiden op de meeting. Maar wat is nu het perfecte moment om je agenda te delen? Een uur voor aanvang is te kort, en drie weken vooraf te lang. Hieronder drie vuistregels die ik toepas.
- Verstuur de agenda van de vergadering altijd vier of vijf dagen van tevoren.
- Verstuur de agenda nooit in het weekend of op maandag (dan zit de mailbox nog vol).
- Verstuur je agenda in een vergaderuitnodiging, dit kan via Outlook. Hierdoor heb je direct een goed beeld van de aanwezigen.
Voordat je de agenda voor een vergadering verstuurt, is het ook handig om te bepalen wie de notulist is. In veel vergaderingen is de notulist dezelfde persoon als degene die de agenda verstuurt, maar je ziet ook steeds vaker dat het notuleren gerouleerd wordt onder de deelnemers. Wel zo fijn als je jezelf hierop kunt voorbereiden door na afloop van de vergadering extra tijd in te plannen om de notulen uit te werken. Wil je het jezelf makkelijker maken, maak dan eventueel gebruik van een notulen app.
Welke inspirerende agendapunten verhogen de betrokkenheid van de deelnemers?
Om de betrokkenheid van de deelnemers tijdens een vergadering te vergroten, kun je naast de standaardonderdelen ook een paar ongebruikelijke, creatieve agendapunten toevoegen. Deze doorbreken vaste patronen en zorgen voor nieuwe energie, frisse perspectieven en meer verbinding. Ik geef je enkele suggesties:
1. Energie-check-in
Laat deelnemers bij de start in één woord of korte zin aangeven hoe ze erbij zitten. Dit creëert bewustzijn, empathie en openheid in de groep.
2. Idee van de maand
Geef ruimte aan een creatief idee, voorstel of inzicht van een teamlid. Dit stimuleert eigenaarschap en innovatie.
3. Rolwissel
Laat iemand anders dan gebruikelijk een agendapunt voorzitten of samenvatten. Hierdoor voelen meer mensen zich actief betrokken.
4. Blik van buiten
Breng kort een ‘inspiratieboost’ in, zoals een relevante quote, trend, klantinzicht of nieuwsfeit. Het verbreedt de blik en zet aan tot denken.
5. Complimenten- of succesronde
Laat iedereen iets positiefs benoemen over een collega of iets waar ze trots op zijn. Versterkt vertrouwen en motivatie.
6. Wat nemen we mee, wat laten we los?
Een reflectieve afsluiter waarbij ieder benoemt wat hij/ zij uit de vergadering meeneemt, of welk(e) gewoonte/ proces mag veranderen.
|
EXTRA: Kun jij tips gebruiken voor een originele opening van de vergadering? Lees dan de blog 5 Originele manieren voor een meeting kick off. |
Hoe ziet een template van een agenda eruit?
Een goede agenda voor een vergadering is duidelijk, doelgericht en gestructureerd. Ze bevat onder andere een overzicht van de onderwerpen die besproken worden, de tijdsindeling per agendapunt, en het beoogde doel per onderdeel. Door vooraf het doel van de vergadering te benoemen en ruimte te laten voor vragen of rondes aan het eind, zorgt de agenda voor focus, efficiëntie en betrokkenheid van de deelnemers.
Wil je jezelf tijd besparen? Download dan het gratis agenda template (Microsoft Word) en start direct met die perfecte voorbereiding van jouw vergadering!
