Hoe stel je een agenda voor een vergadering op?

De belangrijkste voorbereiding van een efficiënte vergadering? Het opstellen en vooraf versturen van de juiste agendapunten. Een duidelijke agenda voor je vergadering is voor de deelnemers een onmisbaar middel om zich te kunnen voorbereiden. Zo weten ze van tevoren of de bijeenkomst in het teken staat van een creatieve brainstorm of mogelijk belangrijke beslissingen. Door vooraf een uitgebreide agenda van een vergadering te delen, zal je merken dat de meeting soepeler verloopt en de betrokkenheid groter is.

In de voorbereiding is het van essentieel belang dat het duidelijk is wat de vergaderdoelen zijn. Het vergaderdoel is simpelweg wat je wilt bereiken met de vergadering. Veel voorkomende vergaderdoelen zijn informeren, inventariseren, acceptatie, instrueren, motiveren, meningsvorming en besluitvorming.

Per agendapunt stel je het vergaderdoel vast. In een regulier teamoverleg bijvoorbeeld is het gebruikelijk om meerdere agendapunten te hebben, dus dan stel je het vergaderdoel per agendapunt vast. Gaat het bijvoorbeeld om een brainstormsessie, dan heb je maar één agendapunt en is het vergaderdoel inventariseren en misschien zelfs ook wel meningsvorming en besluitvorming. Door de vergaderdoelen van te voren helder te hebben, weet iedereen wat hij of zij kan verwachten en voorkomt dit ook teleurstellingen.

De agendapunten van een vergadering zijn vaak verdeeld in subcategorieën. Als voorzitter bepaal je welke onderwerpen wel en niet besproken worden. In de meeste organisaties kunnen deelnemers ook agendapunten aandragen, wat een positieve invloed heeft op de interactie.

“Stel eerst per agendapunt het vergaderdoel vast.”

Waar moet ik nog meer aan denken in de voorbereiding? 

Een vergaderagenda stuur je uiteraard van tevoren naar de betrokkenen. Je deelnemers kunnen zich op deze manier goed voorbereiden op de meeting. Maar wat is nu het perfecte moment om je agenda te delen? Een uur voor aanvang is te kort, en drie weken vooraf te lang. Hieronder drie vuistregels die ik toepas.

1. Verstuur de agenda van de vergadering altijd vier of vijf dagen van tevoren.
2. Verstuur de agenda nooit in het weekend of op maandag (dan zit de mailbox nog vol).
3. Verstuur je agenda in een vergaderuitnodiging, dit kan via Outlook. Hierdoor heb je direct een goed beeld van de aanwezigen.

Voordat je de agenda voor een vergadering verstuurt, is het ook handig om te bepalen wie de notulist is. In veel vergaderingen is de notulist dezelfde persoon als degene die de agenda verstuurt, maar je ziet ook steeds vaker dat het notuleren gerouleerd wordt onder de deelnemers. Wel zo fijn als je jezelf hierop kunt voorbereiden door na afloop van de vergadering extra tijd in te plannen om de notulen uit te werken. Wil je het jezelf makkelijker maken, maak dan eventueel gebruik van een notulen app.

Hoe ziet een template van een agenda eruit?

Hieronder zie je een preview van een overzichtelijk template van een agenda.

Wil je aan de slag met het volledige template in Word? Download dan het gratis template hieronder en start direct met die perfecte voorbereiding van jouw vergadering!