Bespaar kostbare tijd met een notulen app

Het uitwerken van notulen is een behoorlijk tijdrovende klus. Maar zonder notulen kom je helaas niet ver! Je belandt in rommelige vervolgvergaderingen waarin niemand meer weet wat er afgesproken is en er in het ergste geval acties dubbel of helemaal niet worden opgepakt. Zonde van de tijd! Direct de notulen uitwerken na afloop van de vergadering is dan ook een must. Maar hoe doe je dat nu zo efficiënt mogelijk? Gebruik een notulen app! In dit blogartikel leg ik je uit wat de voordelen en functies zijn van een notulen app en heb ik een aantal voorbeelden voor je geselecteerd.   

Wat zijn de voordelen van een notulen app? 

Het leven lijkt steeds sneller te gaan en tijd wordt met de dag kostbaarder. Efficiëntie in het werk creëren, staat dan ook hoog op de agenda bij veel organisaties. Als vergaderexpert heb je er veel baat bij als het hele proces voor, tijdens en na meetings efficiënter wordt ingericht. Misschien heb je hiermee al geëxperimenteerd door bijvoorbeeld het notuleren te rouleren onder de deelnemers. Maar het nadeel daarvan is dat je workload alleen maar verplaatst.  

Hoe kan het dan sneller en makkelijker? Door technologie in te zetten! Begin met het automatiseren van het proces van het notuleren en bespaar kostbare tijd. Bijkomend voordeel is dat het vaak minder foutgevoelig is. Zeker als je een app gebruikt die de audio van de vergadering automatisch transcribeert. Of een app die de notulen automatisch verstuurt naar de genodigde deelnemers, zodat je niemand kunt vergeten.  

Omdat de meeste notulen apps intuïtief zijn ingestoken, worden je notulen ook een stuk visueler dan als je notulen bijvoorbeeld typt in een tekstverwerkingsprogramma. Een van de voordelen van visuele notulen is dat deze door onze hersenen sneller worden verwerkt, beter worden begrepen en makkelijker worden onthouden. Erg welkom in deze tijden van informatie-overload!  

"Met een notulen app bespaar je niet alleen kostbare tijd, maar voorkom je ook meer fouten.”

Welke notulen app moet ik gebruiken? 

Welke notulen app voor jouw situatie geschikt is, is compleet afhankelijk van jouw wensen en die van jouw organisatie. Wil je alleen eenvoudige notities kunnen uitwerken en delen? Of wil je ook visuele notulen kunnen maken? Of maak je audio-opnames van de vergadering en wil je deze automatisch laten uitschrijven? Moet het mogelijk zijn om gepersonaliseerde acties naar de deelnemers te versturen? Hoe moet de data in de app beveiligd zijn? Wil je liever een Nederlandstalige app of mag het ook een Engelstalige zijn? Allemaal cruciale vragen die je eerst moet beantwoorden, voordat je zoektocht naar de juiste app kan beginnen.  

Voorbeelden van notulen apps 

Om je alvast een beetje op weg te helpen, heb ik een aantal apps voor je geselecteerd waarmee je kan experimenteren: 

• Microsoft OneNote (beschikbaar voor Android en iPhone/ iPad en als desktopversie): met OneNote heb je een eenvoudige app te pakken waarin je notities kunt vastleggen, ordenen en delen. Niet alleen tekstuele notities maar ook visuele notities. In de desktopversie zijn daarin nog meer mogelijkheden dan in de mobiele app. Werkt jouw organisatie al met Office 365, dan is het voordeel dat je de notities veilig en makkelijk kunt opslaan in OneDrive.  
• Amberscript (beschikbaar voor Android en iPhone/ iPad): met deze handige app neem je de audio van de vergadering op en laat je deze automatisch uitschrijven. Het is ook mogelijk om eerder opgenomen audio of video te uploaden vanaf je telefoon en die automatisch naar tekst om te laten zetten. Exporteer het transcript als Word (.docx), JSON, of platte tekst (.txt). 
• Squid (beschikbaar voor Android): een intuitieve app waarin je zowel notities als tekeningen kunt maken. Vergelijk het met een virtueel whiteboard. Je schrijft en tekent net zoals op papier met behulp van de actieve pen, de stylus pen of je vinger. Je creaties exporteer je naar een jpg-, png- of pdf-bestand.  
• Notulen Software: deze alles-in-een-oplossing inclusief mobiele app maakt het gehele vergaderproces efficiënter, van voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling tot opvolging. Zo scheid je de acties en besluiten met een sneltoets al tijdens het notuleren van de rest van de notulen. Na afloop exporteer je met één druk op de knop een verslag van de vergadering of verzend je dit direct naar alle deelnemers. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de mogelijkheden van een alles-in-een-oplossing! 
• Indeqa: ook Indeqa heeft een handige alles-in-een-oplossing met een mobiele app die zorg voor een efficiënter en effectiever vergaderproces. Zo notuleer je met de Notulen Generator in automatische templates in MS Word in de eigen huisstijl. Met de slimme en krachtige Agendaplanner voorkom je dubbel werk en vergen dezelfde taken minder kliks en handelingen. Daarnaast kun je met Indeqa de vergaderstukken makkelijk en snel verwerken en heb je volledig grip op de besluitvorming en opvolging. De software is speciaal ontworpen voor Microsoft 365 en maakt gebruik van de bestaande Microsoft-functionaliteiten en security standaarden. 

Uiteraard zijn er nog veel meer applicaties en mobiele apps die vergelijkbare functies aanbieden, dus ga vooral ook zelf op onderzoek uit. Vraag bijvoorbeeld eens rond in je netwerk hoe anderen het notuleren efficiënter maken met behulp van geautomatiseerde oplossingen. 

Hopelijk heeft dit blogartikel je wegwijs gemaakt in de mogelijkheden en voordelen van een notulen app! En ik heb nog iets handigs voor je. Speciaal voor jou, die als geen ander weet dat een goed begin het halve werk is bij het organiseren van een meeting. Want de belangrijkste voorbereiding van een efficiënte vergadering is een correct opgestelde vergaderagenda. Download hieronder het gratis template van een overzichtelijke vergaderagenda, inclusief agendapunten.