Niks zo vervelend als na een lange meeting de notulen nog uit te moeten typen. En niet te vergeten: de deelnemers die een langdradig document moeten doorspitten om tot de kern van de meeting te komen. Gelukkig kan dit anders! Met visuele notulen kom je namelijk sneller tot de kern van je verhaal. Of het nu gaat om een vergadering, symposium, creatieve sessie, inspiratiedag of strategiesessie, visuele notulen geven een scherpe en inhoudelijke weergave. In dit blogartikel laat ik je zien welke voordelen visuele notulen nog meer hebben en geef ik enkele praktische tips om ermee van start te gaan.
Wat zijn visuele notulen?
Visuele notulen zijn een samenvattend beeldverslag van een vergadering of andere bijeenkomst waarin informatie gedeeld wordt. Een krachtige samenvatting van je meeting! Visueel notuleren wordt ook wel live tekenen of zakelijk tekenen genoemd. Iedere tekenaar heeft een eigen tekenstijl, waardoor geen enkel beeldverslag hetzelfde is.
“Met visuele notulen komt de kern van jouw verhaal direct in beeld.”
De voordelen van visuele notulen
Uit eerder onderzoek blijkt dat onze hersenen visuele content sneller verwerken, beter begrijpen en makkelijker onthouden. Wat zijn nu nog meer de voordelen van visuele notulen?
- Ze geven ingewikkelde zaken eenvoudig weer.
- Je komt sneller tot de kern.
- Je creëert meer betrokkenheid.
- Het prikkelt de creativiteit voor verdere idee-ontwikkeling.
- De meetings zelf worden energieker en dynamischer.
- De herinnering aan de meeting blijft levend en je neemt de energie van de meeting mee naar de werkvloer.
Hoe maak ik visuele notulen?
Visuele notulen maak je op grote A2-vellen en een berg gekleurde stiften en post-it’s, maar het kan natuurlijk ook digitaal op een tablet met een tekenapp en styluspen. Het voordeel hiervan is dat de huisstijlkleuren van je organisatie er meteen in staan en je het verslag achteraf makkelijker digitaal kan presenteren.
Maak je de visuele notulen analoog, dan heb je na afloop een reeks inhoudelijke tekeningen als een soort mini-expositie op de muur. Met de post-it’s kunnen de deelnemers reageren op de tekeningen door vragen te stellen over de onderwerpen of feedback te geven. Dit kan natuurlijk ook tussentijds, afhankelijk van hoe je de meeting insteekt. Het voordeel hiervan is dat het de creativiteit al tijdens de meeting prikkelt.
Zodra de meeting is afgelopen, kun je eventueel foto’s maken en deze later nabewerken op je computer, zodat je de illustraties in presentaties en andere communicatiemiddelen kunt gebruiken. Dat maakt het delen met afwezigen een stuk eenvoudiger!
Het leuke is dat je niet goed hoeft te kunnen tekenen om visuele notulen te maken. Iedereen kan het! Kun je toch wat hulp en inspiratie gebruiken om bijvoorbeeld enkele standaard iconen en symbolen te leren tekenen en de basistechnieken onder de knie te krijgen, dan zijn er genoeg online en live cursussen die je op weg helpen. De online cursus Zakelijk Tekenen van Het Huis van Verbeelding is er bijvoorbeeld één van. Je leert er niet alleen visuele notulen te maken, maar je leert er ook te tekenen voor presentaties. Op deze manier heb je er tijdens je meetings nog meer profijt van!
Organiseer die perfecte meeting
Met de praktische tips uit dit artikel ben je perfect in staat om je baas en collega’s te overtuigen met visuele notulen te gaan werken en er een eerste start mee te maken! En ik heb nog iets handigs voor je. Speciaal voor jou, die als geen ander weet dat een goed begin het halve werk is bij het organiseren van een meeting. Er zijn namelijk valkuilen waar zelfs vergaderexperts en externe locaties tegenaan lopen. In onderstaand Ebook vind je 5 valkuilen, dus zorg dat je er er niet intrapt en organiseer die perfecte meeting!
