De volledige lockdown treft heel wat ondernemers en bedrijven in Nederland. Met het gestarte vaccinatieplan is er licht aan het einde van de lange tunnel maar een Britse- en Afrikaanse variant zorgen ook weer voor veel onzekerheid en dreigen roet in het eten te gooien. In de meetingbranche krijg ik vaak de vraag: ‘Hoe kun je veilig vergaderen in lockdown?’ Ik zocht het voor je uit!
Online vergaderen.
Uiteraard kennen we allemaal de tools om een online vergadering te organiseren. Iedereen in het bezit van een laptop en een werkende internetverbinding hoeft vandaag de dag gelukkig niets meer te missen. Bedrijven hebben massaal hun flexibiliteit en veerkracht laten zien het afgelopen jaar op het gebied van online meeten waardoor veilig vergaderen perfect online kan. Extra tips voor een online vergadering vanuit thuis lees je hier.
Wandel vergadering.
Haak in via je telefoon en mits er een goede 4G verbinding is, organiseer je in no-time een wandel vergadering. Iedereen trekt zijn wandelschoenen aan, oortjes in en wandelen maar! Uit onderzoek is gebleken dat wandelen goed is voor onze productiviteit. Mensen die zich hebben aangeleerd om tijdens telefoongesprekken te wandelen zijn bewezen productiever, niet enkel gedurende het gesprek maar ook daarna in de werkzaamheden die ze zittend uitvoeren. Wandelen tijdens je vergadering is dus veilig vergaderen en dé manier om gezond én productief te zijn.
De vergadering starten met een challenge.
Een vergadering voorzien van variatie is belangrijk. Tijdens fysieke vergaderingen doen we dat door gebruik te maken van inspirerende externe vergaderlocaties of door de vergadering bijvoorbeeld te starten met een challenge. Gebruik maken van een externe vergaderlocatie gaat nu helaas niet, de online vergadering starten met een challenge kan wel. Een ijsbreker doorbreekt de sleur en hierdoor wordt online vergaderen niet enkel veilig vergaderen maar ook een stuk leuker! Benieuwd naar meer tips voor extra sociale betrokkenheid tijdens je online vergadering? Je leest ze hier.
Ontbijt of lunch tijdens je vergadering.
Voor sommige mensen is het een ritueel: een vergadering op een externe vergaderlocatie voorzien van een heerlijk ontbijt of verrukkelijke lunch. Dat zit er even niet in, helaas. Breng dit ritueel naar de online vergadering bij jezelf thuis: Spreek af om lekkere broodjes in huis te halen en creëer je eigen sterren ontbijt of lunch. Effectief vergaderen op een lege maag is natuurlijk geen optie. Voor inspiratie kun je eens kijken naar onze menukaarten.
Hopen we snel op versoepelingen?
Hoe zeer we ons best ook doen met zijn allen, het kan zomaar zijn dat je niet kunt wachten tot je weer fysiek kunt vergaderen! Veilig vergaderen blijft de norm! Gelukkig brengt de hybride vergadering licht aan het einde van de lange tunnel. Hierbij combineren we fysiek verantwoord samenkomen met digitaal online deelnemen en dat biedt veel mogelijkheden voor de meetingbranche. Je leest er alles over in het gratis E-book: ‘Het nieuwe samenkomen, de hybride vergadering.’
