De online vergadering is inmiddels niet meer weg te denken. Het was in het begin even wennen, maar na vallen en opstaan hebben we er allemaal een modus in gevonden. Alleen de fun is tijdens een online samenkomen soms nog ver te zoeken. Maar wat nu als je echt niet anders kan dan online samenkomen, omdat de deelnemers bijvoorbeeld verspreid door het land of de wereld wonen? Met deze 5 tips lees je hoe je je online vergadering leuk en efficiënt maakt met alle aandacht voor je deelnemers.
#1: Begin de online vergadering met een positieve noot
Psychologische experimenten tonen aan dat de manier waarop een vergadering start, bepalend is voor het verloop van de vergadering. Begin met een spreuk, gezegde, opbeurend gedicht of een ijsbreker. Positieve quotes kunnen je manier van denken helemaal omgooien waardoor positief denken centraal komt te staan. Zo laat je negatieve gebeurtenissen geen invloed hebben op je goede humeur.
#2: Koffieklets
Vergaderen we in fysieke vorm met elkaar, dan is er meestal wel ruimschoots tijd voor koffieklets. Waarom dan niet tijdens een online vergadering? Kies bijvoorbeeld de eerste 15 minuten van je online vergadering om even bij te kletsen onder het genot van een lekkere kop koffie.
#3: Plan een zen-moment in
Het online vergaderen kan een lading stress met zich meebrengen. Introduceer daarom het zen-moment: kort mediteren, ademhalingsoefeningen of een cursus mindfulness kan enorm helpen.Het geeft direct een andere lading aan de online vergadering. Ik ben mijn online vergadering begonnen met de “bring sally-up en bring sally-down squat challenge”. Durf jij hem ook in te zetten?
#4: Begin de ochtend met een zeurrondje
Omgekeerde psychologie; in plaats van altijd te verkondigen wat goed en fijn is, is het van belang af en toe je hart te luchten. Even lekker zeuren! Kies voor een moment waarin iedereen even mag zeuren. Dit kan over van alles zijn. Daarna voel je je een stuk beter!
#5: Move it!
Een beetje beweging tussen de actiepunten door zorgt ervoor dat iedereen fris en alert blijft en zorgt ook nog eens voor meer creativiteit tijdens de vergadering. Dit kan simpel door van zitplek te veranderen of een paar minuten buiten een luchtje te scheppen. Of wat dacht je van staand vergaderen? Ook een mooi alternatief!
Benieuwd naar de volgende stap?
Of je nu je online vergadering helemaal zen-proof maakt, start met een zeurmomentje óf juist met een positieve boodschap of ijsbreker. Met deze vijf tips slaag je daar zeker in! Heb je ook al wel eens gedacht aan het organiseren van een hybride vergadering? Een gedeelte komt fysiek naar de vergaderlocatie en een ander deel van de groep volgt de vergadering online. Door jouw meeting om te zetten naar een combinatie van fysiek én online, kunnen jouw deelnemers zelf kiezen in welke vorm zij de vergadering bijwonen. In onderstaand Ebook vind je alle informatie over het organiseren van een perfecte hybride vergadering.
