Een congres organiseren in Amsterdam? Hier moet je op letten

Rolf Alberts op 23 januari, 2020

Een congres organiseren vergt veel voorbereiding! Hieronder lees je handige tips over het organiseren van een geslaagd congres in Amsterdam. 

Bereikbaarheid congreslocatie

De bereikbaarheid van een congreslocatie moet hoog op je lijstje staan. Helemaal wanneer je een congres organiseert in Amsterdam. Je bezoekers komen met het openbaar vervoer, de auto of zelfs de fiets. Wanneer je congreslocatie in hartje Amsterdam ligt kun je het beste je deelnemers adviseren om niet met de auto te komen. Controleer daarom alle vervoersmogelijkheden van de externe locatie. Tip: Op de website van een externe locatie wordt de bereikbaarheid (meestal) in z’n geheel beschreven.

Geschikte catering 

Wat wordt er tijdens een congres het meest gedronken? Juist, een Amsterdamse koffie! Een verse bak koffie kan niet ontbreken tijdens een compleet verzorgd congres. Informeer bij de locatie wat de mogelijkheden zijn voor de catering. Vaak zit er bij een congres een lunch, controleer of je locatie ervaring heeft met het serveren van lunch voor grote groepen. Daarnaast moet je rekening houden met de dieetwensen van je deelnemers. Is de locatie erop ingericht dat er glutenvrij, lactosevrij of compleet veganistisch gegeten kan worden? Check dit!

Congres zaal

De zaal tijdens je congres moet in topconditie zijn, je deelnemers spenderen hier hun meeste tijd. Denk bij het kiezen van een congreszaal in Amsterdam aan de volgende punten. De zaal moet over de juiste akoestiek beschikken en de gewenste audiovisuele middelen in huis hebben. Daarnaast zijn de beste congreszalen, zalen zonder pilaren. Bekijk ook de kwaliteit van het meubilair, je deelnemers moeten comfortabel kunnen zitten.

Algehele sfeer

Eigenlijk is de allerbelangrijkste tip die ik kan meegeven: Ga sfeer proeven. Dit kan op twee manieren. De eerste is simpel: Je boekt via de locatie een rondleiding (vaak is dit gratis), je bent tenslotte van plan om een congres te organiseren. Zo krijg je een fantastische indruk van de locatie, je ziet de sfeer, de catering en de congreszaal van de locatie. Een andere mogelijkheid is om uit jezelf eens langs te gaan bij de locatie. Je kunt van een afstand observeren hoe het personeel werkt, hoe de sfeer is, hoe andere gasten hun bezoek ervaren en tegelijkertijd kun je iemand aanspreken of je misschien de congresruimte kunt bekijken. Ik ben ervan overtuigd dat je er op deze manier achter komt of de locatie echt bij jouw congres past. 

Mogelijkheid tot ontspannen

Work & Play noemen we dit bij Aristo. Naast een fijne zaal is het belangrijk dat er ruimte is voor ontspanning. Bij Aristo hebben we een Work & Play ruimte waar je kunt tafeltennissen en tafelvoetballen. Ook bieden wij de mogelijkheid om een walking lunch te doen: ArisTO GO. Je krijgt dan een rijkelijk gevulde lunchtas en daarnaast geniet je van een wandeling in Amsterdam. Kortom de vorm van ontspanning maakt niet uit, zolang er maar een mogelijkheid is. 

Technische specificaties

Verschillende microfoons, een digiboard, een Samsung Flip, headsets, pointers en niet te vergeten HDMI verloop stukjes. Je denkt misschien dat dit standaard aanwezig is bij iedere zaal, maar niets is minder waar! Geef tijdens je boekingsproces bij de locatie aan wat je technische behoeftes zijn, dit scheelt je een hoop stress.

Klaar om een congres in Amsterdam te organiseren?

Je hebt de perfecte externe locatie, de beste catering en de mooiste zaal. Hoe voorbereid je ook bent, er zal op de dag van je Amsterdams congres altijd iets onverwachts gebeuren. Zorg er dan ook voor dat jij, als organisator, een vrije rol hebt. Je kunt samen met het personeel van je locatie inspelen op onverwachte situaties. Bij Aristo noemen we dit ook wel ‘ontzorgen’, dit doen we al ruim 36 jaar! Benieuwd of wij een fijne partner zijn bij het organiseren van een congres? Lees hier waarom British Council al jaren met ons samenwerkt. Hopelijk tot snel! 

Picture of Rolf Alberts

Rolf Alberts

Dé conferentiespecialist!