Amsterdam is een van de meest populaire bestemmingen ter wereld voor zakelijke bijeenkomsten en congressen. Met zijn bruisende cultuur, prachtige architectuur en moderne faciliteiten biedt de stad een ideale omgeving voor het organiseren van evenementen van elke omvang en aard. Maar waar moet je op letten bij het organiseren van een congres in Amsterdam? In dit blogartikel hebben we een handige gids samengesteld met alles wat je moet weten voordat je een congres in Amsterdam organiseert.
Bereikbaarheid congreslocatie
De bereikbaarheid van een congreslocatie moet hoog op je lijstje staan. Helemaal als je een congres organiseert in het drukke Amsterdam. Je bezoekers komen met het openbaar vervoer, de auto of zelfs de fiets. Wanneer je congreslocatie in hartje Amsterdam ligt, kun je het beste je deelnemers adviseren om niet met de auto te komen. Controleer daarom alle vervoersmogelijkheden van de externe locatie.
Catering die je doet watertanden
Wat wordt er tijdens een congres het meest gedronken? Juist, een Amsterdamse koffie! Een verse bak koffie kan niet ontbreken tijdens een compleet verzorgd congres. Informeer bij de locatie wat de mogelijkheden zijn voor de catering. Vaak zit er bij een congres een lunch inbegrepen. Controleer of je locatie ervaring heeft met het serveren van lunch voor grote groepen. Daarnaast moet je rekening houden met de dieetwensen van je deelnemers. Is de locatie erop ingericht dat er glutenvrij, lactosevrij of compleet veganistisch gegeten kan worden? Check dit!
Een congreszaal waar je ‘u’ tegen zegt
De zaal tijdens je congres moet in topconditie zijn, je deelnemers spenderen hier hun meeste tijd. Denk bij het kiezen van een congreszaal in Amsterdam aan de volgende punten:
- De zaal moet over de juiste akoestiek beschikken.
- Check of de zaal de gewenste audiovisuele middelen in huis heeft.
- De beste congreszalen zijn zalen zonder pilaren.
- Bekijk ook de kwaliteit van het meubilair, je deelnemers moeten comfortabel kunnen zitten.
De kracht van de eerste indruk
Eigenlijk is de allerbelangrijkste tip die ik kan meegeven: ga sfeer proeven. Dit kan op twee manieren. De eerste is simpel: je boekt via de locatie een rondleiding (vaak is dit gratis), je bent tenslotte van plan om een congres te organiseren. Zo krijg je een fantastische indruk van de locatie, je ziet de sfeer, de catering en de congreszaal van de locatie.
Een andere mogelijkheid is om uit jezelf eens langs te gaan bij de locatie. Je kunt van een afstand observeren hoe het personeel werkt, hoe de sfeer is, hoe andere gasten hun bezoek ervaren en tegelijkertijd kun je iemand aanspreken of je misschien de congresruimte kunt bekijken. Ik ben ervan overtuigd dat je er op deze manier achter komt of de locatie echt bij jouw congres en organisatie past.
Keep calm & relax
Work & Play noemen we dit bij Aristo. Naast een fijne zaal is het belangrijk dat er ruimte is voor ontspanning. Bij Aristo hebben we een Work & Play-ruimte waar je kunt tafeltennissen en tafelvoetballen. Ook bieden wij de mogelijkheid om een walking lunch te doen: Aris-To-Go. Met een rijkelijk gevulde lunchtas geniet je dan van een mooie wandeling in Amsterdam. Kortom: de vorm van ontspanning maakt niet uit, zolang er maar een mogelijkheid is.
Technische snufjes
Verschillende microfoons, een digiboard, een Samsung Flip, headsets, pointers en niet te vergeten HDMI verloopstukjes. Je denkt misschien dat dit allemaal standaard aanwezig is bij iedere zaal, maar niets is minder waar! Geef tijdens je boekingsproces bij de locatie aan wat je technische behoeftes zijn, dit scheelt je op de dag zelf een hoop stress.
Safety first
Veiligheid is een belangrijk aandachtspunt bij het organiseren van een congres in Amsterdam. Hoewel Amsterdam over het algemeen als een veilige stad wordt beschouwd, is het belangrijk om rekening te houden met eventuele veiligheidsrisico's tijdens het congres. Dit kan variëren van het hebben van voldoende brandblussers tot het hebben van een noodplan in geval van een noodgeval. Het is ook belangrijk om te zorgen voor voldoende beveiliging voor het evenement, zodat deelnemers zich veilig en beschermd voelen tijdens hun verblijf in de stad.
Klaar om een congres in Amsterdam te organiseren?
Je hebt de perfecte congreslocatie, de beste catering en de mooiste zaal. Hoe voorbereid je ook bent, er zal op de dag van je Amsterdamse congres altijd iets onverwachts gebeuren. Zorg er dan ook voor dat jij, als organisator, een vrije rol hebt. Je kunt samen met het personeel van je locatie inspelen op onverwachte situaties. Bij Aristo noemen we dit ook wel ‘ontzorgen’, dit doen we al 40 jaar! Benieuwd of wij een fijne partner zijn bij het organiseren van een congres bij Aristo Amsterdam? Download dan snel de uitgebreide brochure. Hopelijk tot snel!
