Even naar het kantoor tegenover om te vragen hoe het ook alweer zat met die facturen… Als je eraan gewend bent om even bij je collega’s binnen te kunnen lopen is ‘de nieuwe manier’ van samenwerken een uitdaging. Op afstand van je collega’s werken, vergaderen en samenwerken is even wennen. Je kunt niet meer even binnenlopen bij je collega, er is geen informeel koffieautomaat gesprek en een lunchpauze in je eentje is geen feest. Lees hier alles voor een vliegende start voor online samenwerken.
1. Taakverdeling
Wie pakt wat op? Een van de grootste valkuilen van online samenwerken is geen duidelijke taakverdeling. Of je nu thuis werkt of vanuit kantoor, als je afdeling niet weet wie verantwoordelijk is voor wat, dan wordt het gegarandeerd chaos. Zorg dat iedereen op de hoogte is van de taakverdeling en communiceer over de voortgang van je taken. Heb je een opdracht afgerond of juist meer tijd nodig? Laat je collega’s dit weten! Transparantie is onmisbaar als je online samenwerkt.
2. Vertrouwen, vertrouwen en vertrouwen
Vertrouwen! Dit is de belangrijkste basis wanneer je met je team online samenwerkt. Vertrouw je in elkaar, dan verloopt de samenwerking soepel. Voorheen bouwde je vertrouwen op door dagelijks op dezelfde plek te werken. Face-2-face leer je elkaar beter kennen en weet je wat je aan elkaar hebt! Als je op afstand van elkaar werkt, ontstaat er onbewust een vorm van wantrouwen. Je kunt het vertrouwen verbeteren door verwachtingen uit te spreken. Zo weten je collega’s wat hen te doen staat en heeft iedereen de kans om aan te geven of de verwachtingen reëel zijn. Wanneer je afspraken met elkaar maakt is het ook belangrijk dat je je beloftes nakomt.
‘Verantwoord samenkomen, doen we met elkaar!’
3. Documenten delen
Veel organisaties werken met een eigen beschermde server. Wanneer je thuiswerkt en daarom verplicht online samen moet werken is een beschermde server vaak niet optimaal. Iedereen weet dat documenten op sticks delen of mailen niet veilig is, maar toch wordt dit vaker gedaan dan je denkt. Naast dat het niet veilig is, is de kans groot dat er met verschillende versies wordt gewerkt naarmate je het document vaker deelt.
Dus wat werkt wel? In de Cloud werken uiteraard! Faciliteer als bedrijf een tool waar alle data op kan én waar iedereen gemakkelijk bij kan. De Cloud moet veilig en makkelijk zijn en genoeg opslagruimte hebben. Effectief online samenwerken gaat gepaard met een fijne online Cloud. Bruikbare online Clouds zijn bijvoorbeeld Google Drive, One Drive of Icloud.
4. Koffieautomaat 2.0
Online samenwerken is redelijk simpel te faciliteren met de juiste afspraken en tools. Een nadeel aan online samenwerken is dat het vaak als minder leuk wordt ervaren. De informele gesprekken die je op kantoor hebt tijdens de lunchpauze of bij de koffieautomaat heb je niet met online samenwerken. Dit zijn juist dé momenten die jouw werkdag leuk en gezellig maken. Het eventjes kunnen ontspannen of out-of-the-box kan sparren met je collega’s hoort er gewoon bij.
Mijn advies is om samen met je team een online koffieautomaat gesprek te voeren. Bijvoorbeeld via een chattool of een interne werk social media. Je kunt een informeel 1-op-1 gesprek of groepsgesprek starten. Ontspanning hoort nou eenmaal ook bij je werkdag, vergeet niet te genieten als je online samenwerkt.
Is het fysieke meeten voor een lange tijd voorbij?
Hier heb ik een simpel antwoord op: Nee! Het fysiek, face-2-face in contact komen met elkaar is niet voorbij. Online samenwerken is een goed oplossing, social distancing is nou eenmaal het nummer #1 bestrijdingsmiddel tegen het coronavirus. Maar ik hoop dat je het met me eens bent dat soms oog in oog met elkaar staan beter werkt dan online!
Het fysiek meeten is niet voorbij maar heeft een andere, veilig en verantwoordelijke vorm gekregen. Kijk in deze video hoe Aristo Amsterdam zich klaar heeft gemaakt voor de anderhalve meter maatschappij.
