Vergaderen, Algemene tips • 5 min leestijd

Effectief inlezen voor een vergadering!

Aristo's eerste gastblog van Jan Willem Ouwehand van Effectivitijd.

Meetings zijn veel effectiever en ook leuker als je goed in de materie zit. Dit houdt in dat je de stukken van tevoren moet lezen. Dit klinkt logisch maar is in de praktijk lastig vanwege gebrek aan tijd en concentratie, je dwaalt waarschijnlijk af. We lezen simpelweg te langzaam om onze concentratie te behouden tijdens het lezen. Dit komt omdat we te langzaam lezen voor onze hersenen. Onze hersenen kunnen een veel hogere leessnelheid aan en gaan zich vervelen als je te langzaam leest. Het is eigenlijk hetzelfde effect als met je auto een file inrijden.

 #Tip 1
Ongeveer 30% van je aandacht gaat verloren aan het ‘richten/oriënteren’ van je ogen op de tekst. Dit kan je makkelijk verbeteren door tekst met een pen aan te wijzen. Laat je pen je ogen over de tekst heen slepen. Hierdoor lees je direct een stuk sneller.

# Tip 2
Lezen is de minst effectieve manier van het overbrengen van informatie. Iets wat je alleen gelezen hebt, onthoud je voor ongeveer 10% op de lange termijn. Dit is zeker niet genoeg voor de eerstvolgende vergadering. Onderstreep daarom direct, tijdens het lezen, de belangrijke highlights, acties en discussiepunten in de tekst. Gebruik je arceringen als leidraad tijdens je meeting.

# Tip 3
Echt effectief vergaderen doe je met een iPad + Apple pencil. Vergaderstukken lees je vooraf vanaf je iPad. De tekst kun je aanwijzen en van commentaar voorzien. Tijdens de vergadering pak je het stuk, inclusief je aantekeningen, erbij en zit je direct in de details. Tijdens de vergadering maak je aantekeningen digitaal op je iPad. Meeschrijven is ook veel persoonlijker dan direct meetypen achter een laptop.

Effectivitijd organiseert 2 x per maand een open training snellezen, mindmappen en beter onthouden in Aristo Amsterdam, Utrecht en Eindhoven.

# Extra tips
Zie 12 tips om te leren snellezen voor nog meer tips om je leessnelheid en concentratie verder te verhogen.

Dinnemarie, de meeting specialist van Aristo, geeft je graag vrijblijvend advies over de organisatie van een perfecte meeting voordat je een vergaderlocatie reserveert. Zo werken we samen aan het beste resultaat!

Picture of Jan Willem Ouwehand, Effectivitijd

Jan Willem Ouwehand, Effectivitijd