Tip #1: De juiste voorbereiding
Zorg dat je op de hoogte bent van het 1,5 meter protocol van de vergaderlocatie. Het is van belang dat je dit protocol tijdig communiceert met de deelnemers. Daarnaast deel je ook vooraf de vergaderagenda. Tijdens de vergadering houd je je aan deze punten, er worden geen nieuwe punten toegevoegd.
Tip #2 Begin op tijd
De nieuwe stijl van vergaderen is wennen voor iedereen. Het is vanaf nu extra belangrijk dat je deelnemers op de afgesproken tijd aankomen. De externe locatie houdt zich strikt aan de vooraf gecommuniceerde tijden om drukte te voorkomen.
Tip #3 Beperk de duur van de vergadering
Vuistregel nummer één van een effectieve vergadering in de nieuwe stijl; Vergader nooit langer dan 1,5 uur. Een gemiddelde aandachtsspanne van een mens is acht seconde, men moet zich enorm concentreren tijdens een vergadering.
Tip #4 Is alles aanwezig
Staat de koffie klaar, wordt de lunch op zaal gereserveerd, is er desinfectiemiddel aanwezig. Een effectieve vergadering in de nieuwe stijl vergt meer voorbereiding. Stem met de externe locatie af wat er voor je klaar staat en wat je deelnemers eventueel zelf moeten meenemen.
Tip #5 Geschikte vergaderopstelling
Ronde tafel, blok opstelling, vierkant of U-vorm. Let erop dat in de nieuwe stijl van vergaderen niet alle vergaderopstellingen mogelijk zijn. Hoe groter de groep hoe moeilijker het is om de 1,5 meter afstand te waarborgen.
Tip #6 Notuleren
Bij Een vergadering in de nieuwe stijl is een notulist onmisbaar. Als je kiest voor een hybride vergadering volgen mensen op locatie én thuis via een online platform de vergadering. Op deze manier zijn je deelnemers vrij om te kiezen. De notulist is onmisbaar. Waarom? Het kan zijn dat er zich verbindingsproblemen voordoen en deelnemers een deel hebben gemist. De notulist zorgt voor een kloppend verhaal en deelt deze na de vergadering.
Tip #7 Parkeer discussies
Ontstaat er een conflict over een agendapunt? Het is de taak van de voorzitter om dan op een beleefde manier in te grijpen. Door de deelnemers netjes aan te spreken voelen zij zich gerespecteerd en ontstaat er een prettige vergadersfeer.
Tip #8 Respecteer de deelnemer
De 1,5 meter maatschappij en de nieuwe stijl van vergaderen hebben grote impact op iedereen. Respecteer de keuzes van je deelnemers. Sommigen vinden het niet prettig om op locatie te vergaderen en kiezen er daarom liever voor om online deel te nemen. Iedereen voelt iets anders.
Tip #9 Vraag toestemming bij uitloop
Vergaderen in de nieuwe stijl vergt extra voorbereiding. Externe locaties zitten vast aan een strak tijdschema. Ben daarom zo transparant mogelijk naar de externe locatie indien de vergadering uitloopt. Het kan zijn dat het niet mogelijk is om uit te lopen, ben je hiervan bewust. Daarnaast is het ook van belang dat je je deelnemers toestemming vraagt om uit te lopen.
Tip #10 Verzamel feedback
Aan het einde van de vergadering is het is belangrijk om feedback te vragen of de vergadering voldeed aan de verwachtingen. Vergaderen in de nieuwe 1,5 meter stijl staat nog in de kindervoeten, daarom is alle feedback van harte welkom.
Benieuwd naar de hybride training of vergadering bij Aristo? Bekijk hier de video of check vrijblijvend de beschikbaarheid voor jouw meeting. Ook het 1,5 meter protocol van Aristo meeting center is tot in de puntjes uitgewerkt, download hier de placemat.
