Met alle hectiek in de wereld en de dynamiek op kantoor wordt de noodzaak voor beter leren plannen en organiseren steeds groter. We moeten allemaal steeds meer in minder tijd doen, waardoor de druk maar stijgt en stijgt. Hoog tijd om even stil te staan, diep adem te halen en te kijken hoe dit slimmer kan. Als persoonlijke partner in werken, leren en ontmoeten helpt Aristo je graag op weg. Lees snel verder en je kunt direct aan de slag met een aantal praktische handvaten om beter te leren plannen en organiseren.
Start de dag met een planSta even stil bij wat je vandaag echt gedaan wil hebben. Zet deze op een actielijst en wees hierin realistisch in wat haalbaar is. Houd bij de inschatting ook rekening met voorbereidende taken, zoals het lezen van verslagen. Zorg dus voor een goed plan, want dit geeft je al een flinke voorsprong!
“Als ‘plan A’ niet werkt: het alfabet heeft nog 25 letters.”
Het is onvermijdelijk dat er door de dag heen verzoeken op je bord komen waar je geen rekening mee gehouden hebt in je planning. Natuurlijk wil je andere collega’s helpen. Maar bedenk wel dat je zelf ook met belangrijke en/ of urgente zaken bezig bent. First things first! De prioriteitenmatrix uit de blog over prioriteiten stellen voor een effectieve vergadering is een goed hulpmiddel om prioriteiten te stellen. Het dwingt je na te denken over de waarde van een project of taak. Een must om beter te leren plannen en organiseren.
De hele dag op de toppen van je kunnen functioneren, is een hele uitdaging en kan zorgen dat je opgebrand raakt. Gedurende de dag wisselt het niveau van je mentale energie. Misschien ben je een ochtend- of een avondmens. Heb je een moment van minder energie, dan kun je het beste je routinetaken doen. Is er sprake van een powermoment, doe dan de moeilijke en complexere taken. Zo kom je makkelijker en sneller in een flow!
Steeds maar weer uit je concentratie gehaald worden door onderliggende informatie op te moeten zoeken, kost een flinke portie energie én tijd. Verzamel eerst alle informatie en benodigdheden voor het kunnen afhandelen van een taak. Je zult zien dat je dan veel meer focus hebt als je bezig bent met de taak en dat je aan het einde van de taak meer energie overhoudt. Dat wil jij toch ook?
Vergeet niet je verwachtingen uit te blijven spreken en te communiceren naar je omgeving. Bijvoorbeeld over wanneer je iets verwacht te kunnen opleveren. Of als je vastloopt en hulp nodig hebt van een ander om een klus te klaren. Door te blijven communiceren, ontstaat er minder snel ruis op de lijn en is er meer begrip. Goed voor de werksfeer!
Ga je met deze handvaten aan de slag, dan ervaar je gegarandeerd minder stress, krijg je meer gedaan en ben je een inspiratiebron voor anderen. Het is niet lang wachten totdat jouw collega’s jou de bijnaam CPO geven, oftewel Chief Planning Officer! Toch zijn er nog valkuilen waar zelfs professionals in de vergader- en trainingsbranche tegenaan lopen bij het organiseren van een bijeenkomst. In onderstaande Ebooks vind je 5 valkuilen, zorg dat je er niet intrapt en wees voorbereid!