Leer prioriteiten stellen in een vergadering

Dinnemarie Dresen op 9 juni, 2022

Prioriteiten stellen is essentieel voor de organisatie van jouw eigen werk, dat weten de meeste mensen wel. Maar wat dacht je van vergaderingen, waarin er regelmatig beslist wordt aan welke projecten of taken er voorrang gegeven wordt? En hoe vaak komt het dan niet voor dat degene die het hardste roept zijn zin krijgt. Met als mogelijk gevolg dat de projecten en taken met de meeste potentie onderaan op de lijst komen. Dat kan anders! Leer in deze blog hoe je prioriteiten kunt stellen in een vergadering.

Prioriteiten stellen voor een effectieve vergadering

Tijd is enorm kostbaar, zeker als je in een vergadering zit met een volle bezetting. Om een productieve vergadering neer te zetten, kun je aan meerdere knoppen draaien, of het nu om een fysieke of hybride vergadering gaat. Je kunt bijvoorbeeld tips opvolgen voor een optimale concentratie, overstappen op brainfood of je gaat met meeting design aan de slag. Fantastische methoden, maar wel op voorwaarde dat de effectiviteit van de inhoud van de vergadering de belangrijkste drijfveer is. En prioriteiten stellen levert een belangrijke bijdrage aan die effectiviteit!

Vergader slimmer met de prioriteitenmatrix

Een van de methoden om prioriteiten te stellen bestaat al decennialang en is afkomstig uit het vakgebied van timemanagement. Misschien heb je haar wel eens voorbij zien komen: de prioriteitenmatrix. Het is niets meer dan een tabel waarin je de projecten indeelt in vier kwadranten om te bepalen hoe belangrijk en urgent een bepaald(e) project of taak is:

  1. Dringend en belangrijk;
  2. Belangrijk, maar niet dringend;
  3. Dringend, maar niet belangrijk;
  4. Noch dringend, noch belangrijk.

Een krachtige manier om prioriteiten te stellen! Het dwingt je na te denken over de waarde van een project of taak.

“De prioriteitenmatrix dwingt je na te denken over de waarde van een project of taak."

 Kwadrant 1 van de prioriteitenmatrix

Is het project of de taak dringend én belangrijk? Het kan dus echt niet wachten én het is van groot belang dat het wordt opgepakt. Het kan ook niet gedelegeerd worden. Geef deze klus een plekje in het eerste kwadrant. De betrokkenen laten alles uit handen vallen om deze klus nu - of zo snel mogelijk - op te pakken. Wordt deze taak niet opgepakt, dan raakt iemand in de problemen of zijn er grote consequenties.

Voorbeeld: heb je een projectvergadering over een groot evenement dat de volgende dag plaatsvindt en heeft de belangrijkste spreker afgezegd? Dan is dat zeer zeker een taak waar dringend aan gewerkt moet worden om te voorkomen dat het evenement in de soep valt! Dit soort taken hebben dus voorrang bij het prioriteiten stellen.

Kwadrant 2 van de prioriteitenmatrix

Een taak die belangrijk is maar niet per se direct afgehandeld hoeft te worden, plaats je het tijdens het prioriteiten stellen in het tweede kwadrant. Het zijn taken die je zeker niet uit het oog mag verliezen en daarom ingepland moeten worden. Ze kunnen ook niet gedelegeerd worden naar bijvoorbeeld een externe partij. Vergeet je de taken uit dit kwadrant, dan worden ze vanzelf dringend en belangrijk.

Voorbeeld: je zit in een teamvergadering en er moet een vlucht en hotel geboekt worden voor een van de managementleden die volgende week een belangrijke vergadering heeft met het bestuur in het buitenland. Niet iets wat nu moet, maar wel belangrijk om in te plannen!

Kwadrant 3 van de prioriteitenmatrix

Weegt een taak minder zwaar, maar is het wel van belang dat deze binnen een bepaalde tijd wordt uitgevoerd, dan plant je deze in het derde kwadrant. Het gaat om taken die eventueel gedelegeerd kunnen worden, bijvoorbeeld door ze extern uit te besteden. Als er namelijk iemand is die de taak sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren, dan hoeven jij en de andere deelnemers hun kostbare tijd er niet aan te besteden. Deze tijd hebben jullie tenslotte hard nodig voor de taken uit kwadrant 1 en 2!

Voorbeeld: tijdens een managementvergadering wordt er besloten dat er over 3 maanden een nieuwe Business Analist aangenomen moet zijn. Een taak met een duidelijke deadline, maar die minder zwaar weegt en eventueel uitbesteed kan worden aan recruiter.

Kwadrant 4 van de prioriteitenmatrix

Plaats een taak in het laatste kwadrant als een taak niet absoluut nodig is én ook niet à la minute opgepakt hoeft te worden. Taken in dit kwadrant nemen vaak onnodig veel tijd in. Zodra je daadwerkelijk tijd hebt, kun je deze taken uitvoeren maar vaak is het slim om ze maar helemaal te schrappen.

Voorbeeld: tijdens een gezamenlijke vergadering met het team Interne Communicatie wordt er besloten om te gaan werken met de communicatietool Workplace van Facebook. De taak van het aanmaken en inrichten van een nieuw account is typisch zo’n taak dat vooruitgeschoven kan worden en waarvan het geen grote consequenties heeft als deze niet wordt opgevolgd.

 

Prioriteitenmatrix
De prioriteitenmatrix leert je om je als team enkel bezig te houden met taken uit kwadrant 1 en 2. Al die andere zogenaamde taken werken alleen maar als afleiding. Besteed ze daarom uit of schrap ze. Dat is pas prioriteiten stellen!

Zijn jullie het in de vergadering oneens over het kwadrant waarin een project of taak thuishoort? Stop dan met eindeloos discussiëren, want dat komt de productiviteit van de vergadering niet ten goede! Laat liever de voorzitter een stemronde invoeren. Of beslis dat de voorzitter het doorslaggevende besluit mag nemen over het geschikte kwadrant.

Organiseer de ideale vergadering

Je weet nu wat je te doen staat in je volgende vergadering. De kunst van het prioriteiten stellen! Grijp in als het chaotisch wordt en breng structuur aan met behulp van de prioriteitenmatrix. En ik heb nog iets handigs voor je. Speciaal voor jou, die als geen ander weet dat een goed begin het halve werk is bij het organiseren van een vergadering. Er zijn namelijk meerdere valkuilen waar zelfs vergaderexperts en externe locaties tegenaan lopen. In onderstaand Ebook vind je er vijf, dus zorg dat je er er niet intrapt en organiseer die ideale vergadering!

Download Ebook

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!