Je hebt het vast wel eens meegemaakt: je bent een uur lang met een projectgroep aan het vergaderen over het volgende teamuitje, maar aan het einde van de bijeenkomst is er nog geen enkel besluit genomen, zijn er maar twee collega’s aan het woord gekomen en is het niet duidelijk wat de actiepunten zijn. Gevolg? Je loopt leeggezogen weer de meetingroom uit. Zo zonde en onnodig! Hoe maak je een vergadering nu korter, productiever, creatiever en energieker? Meeting design is daar hét antwoord op! In dit artikel leg ik je uit wat meeting design is en hoe je het in de praktijk inzet.
Wat is meeting design?
Meeting design is niks anders dan het vormgeven van je meeting, waarbij je van te voren goed nadenkt over waarom, waar en in welke vorm de meeting wordt georganiseerd. Een soort meeting op maat dus met als doel om er maximaal resultaat uit te halen. Een meeting met meer impact! Meeting design is niet alleen in te zetten voor grote events, maar ook voor vergaderingen, trainingen en heidagen.
“Meeting design is niks anders dan het vormgeven van je meeting, waarbij je van te voren goed nadenkt over waarom, waar en in welke vorm de meeting wordt georganiseerd.”
Maak impact met je vergadering
Meeting design is een vakgebied op zich, maar als jij jezelf de volgende vragen stelt, kan ook jij de perfecte vergadering vormgeven:
- Wat is het doel van de vergadering(en)?
Een helder doel is het halve werk! Je hebt meestal een doel voor de complete vergadering. Staan er te veel belangrijke of veelomvattende onderwerpen op de agenda, probeer dan een doel voor ieder onderwerp op te stellen. Doelen kunnen uiteenlopen van het nemen van een besluit over een kwestie, tot het informeren van de deelnemers, het verzamelen van ideeën en het discussiëren over verschillende opties. - Wie nodig ik uit voor mijn vergadering(en)?
De ideale vergadergroep bestaat sowieso uit een notulist om de afspraken vast te leggen, een beslissingsmaker die de knopen doorhakt en in totaal maximaal 10 deelnemers. Laat elke deelnemer minstens eenmaal aan het woord. Je houdt de betrokkenheid het hoogst door enkel de mensen uit te nodigen die nauw betrokken zijn bij de onderwerpen. - Wat is een impactvolle locatie voor mijn vergadering(en)?
Kijk goed naar het doel van de vergadering bij het bepalen van de geschikte locatie. Een kasteel midden in de bossen is natuurlijk prachtig, maar bedenk wel dat de bereikbaarheid meestal niet optimaal is. En een wandeling in een bos is geweldig om je creativiteit te stimuleren, maar als er geschreven moet worden is wandelen niet praktisch. En vergeet de smaak van de koffie, het lekkers en de lunch- en dinermogelijkheden niet, die ook van belang zijn voor de totaalbeleving.
Het doel van de vergadering is ook leidend voor de keuze van de juiste ruimte. Soms is één grote vergaderruimte voldoende, maar moeten er creatieve ideeën gegenereerd en uitgewerkt worden? Dan is het fijn om ook break-out zones te hebben waar kleine groepjes aan het werk kunnen. - Hoe ziet het ideale programma eruit voor mijn vergadering(en)?
Door een agenda op te stellen met onderwerpen creëer je een bepaalde structuur die als houvast dient voor de vergadering. Hierdoor is timemanagement een stuk eenvoudiger en neig je minder snel te lang bij een onderwerp te blijven hangen. Maar! Geen ellenlange vergaderingen met 101 agendapunten. Overweeg om voor elk onderwerp of vraagstuk een aparte ‘micro-meeting’ te organiseren.Hierdoor overleg je alleen met degenen die iets met het onderwerp van doen hebben, wat de betrokkenheid en snelheid verhoogt. - Wat drijft mijn deelnemers en hoe houd ik hen geboeid en geïnspireerd tijdens de vergadering?
Wie zijn de deelnemers? Wat brengt ze bij deze bijeenkomst? Wat komen ze halen en brengen? Hoe zorg je ervoor dat je daarop inspeelt? Belangrijk om daar van te voren over na te denken!
Afhankelijk van het doel, onderwerp en de setting van de vergadering zijn er verschillende manieren om de deelnemers geprikkeld te houden tijdens een vergadering. Een aantal algemene tips:
- Geef iedere deelnemer een rol. Denk bijvoorbeeld aan een tijdsbewaker of iemand die bewaakt dat alle onderwerpen aan bod komen. Doordat je een rol hebt gekregen en dus echt iets bijdraagt, neem je gemotiveerd deel aan de vergadering.
- Vergader staand. Je bevindt je dan automatisch in een actievere houding en is de concentratie een stuk beter. Lees alles over staand vergaderen!
- Vergader buiten de deur! Dit stimuleert de creativiteit van je vergaderleden en kan inspirerend werken en nieuwe ingevingen bevorderen. Bovendien heb je op een andere vergaderlocatie geen afleiding van andere collega’s die jouw hulp nodig hebben.
- Verhoog de concentratie met brainfood. Een tot nu toe weinig belichte kant in het verbeteren van de concentratie is het beïnvloeden van het brein. Hoe zorg je nu voor de juiste voedingsstoffen voor je brein? Lees alles over brainfood.
- Scrum it! Scrummen is een snelle en efficiënte manier van vergaderen. Een project wordt onderverdeeld in kleine stukken die in een bepaald tijdsbestek uitgevoerd moeten worden. Nieuwsgierig naar deze nieuwe manier van werken? Lees alles over scrummen!
- Presenteer de agenda en bijbehorende vergaderingstukken zo visueel mogelijk en wissel hierin af. Alleen maar tekst lezen is allesbehalve vriendelijk voor het brein en kost veel energie. Een visuele presentatie zorgt voor meer betrokkenheid, stimuleert het creatief denkvermogen en blijft de deelnemers uitdagen.
- Hoe houd ik de deelnemers betrokken na afloop van de vergadering(en)?
Hoe vul je de ruimtes tussen de vergaderingen op? Wat ga je delen om mensen te betrekken na afloop van de vergadering? Hoe zorg je ervoor dat het top of mind blijft en dat deelnemers er ook de volgende keer weer bij zijn? Allemaal vragen waar je het beste van te voren over nadenkt voor een optimaal meeting design!
Het betrekken van de deelnemers kan op verschillende manieren en is vooral afhankelijk van de het doel en de doelgroep. Geef de deelnemers bijvoorbeeld huiswerk mee, zoals een experiment waarvan je de ervaringen tijdens de volgende vergadering bespreekt. Of zet ze aan het werk om hun visie op een vraagstuk te formuleren en deze tijdens de volgende vergadering te presenteren. Tal van mogelijkheden!
Hopelijk ben je weer een stuk wijzer geworden en kun je direct aan de slag met meeting design! Productief en energiek vergaderen doe je bij Aristo meeting center in Amsterdam, Eindhoven en Utrecht. Goed bereikbare en multifunctionele vergaderlocaties met uitgebreide faciliteiten en mogelijkheden. Kies je voor een scrumruimte of toch liever een vergaderzaal met alles erop en eraan? Geef jouw voorkeuren aan ons door en we denken met je mee voor de best passende ruimte en faciliteiten!
