Tijdens een fysieke vergadering kan het al lastig zijn om alles te volgen, laat staan tijdens een hybride vergadering. Als je deel uitmaakt van een enthousiast en vocaal team kan het zomaar gebeuren dat je jezelf in een kippenhok waant. Je concentratie vermindert en na de vergadering ben je helemaal opgebrand. Met de 5 praktische tips in deze blog houd je jouw aandacht er beter bij!
Tip 1: stop met multitasking
We kennen het allemaal; je denkt prima wat andere dingen te kunnen doen tijdens je vergadering. Even wat mails doornemen of nog wat verder werken aan je project. Tot er plots een vraag aan je wordt gesteld. Daar zit je dan, niet goed wetende waar we ook alweer gebleven zijn… Oeps! Voorkom dit door je aandacht bij de hybride vergadering te houden. Even focussen en daarna weer verder werken. Is concentratie voor jou een écht probleem? Dan helpt het om op een externe locatie te vergaderen. Lees er meer over in de blog 4 redenen waarom buiten de deur vergaderen effectief is.
Tip 2: kijk goed naar de spreker op het beeld
Tijdens een fysiek gesprek verwerk je een hele hoop non-verbale communicatie, dit doe je onbewust. Wanneer je deelneemt aan een hybride vergadering kan het zomaar zijn dat de verleiding groot is om het beeld te minimaliseren en even wat anders te doen, zoals aangegeven hierboven bij tip 1. Doordat je nu enkel aangewezen bent op de verbale communicatie van de persoon die je hoort spreken, moet je brein veel harder werken. Kies er dus voor de hybride vergadering aandachtig te volgen, ook met je ogen.
Tip 3: bereid jezelf goed voor
Het is een goed idee om, indien mogelijk, op voorhand de vergaderpunten door te nemen. Hierdoor is het volgen van de hybride vergadering een stuk makkelijker en kun je meedenken over de inhoud van de te bespreken punten. Dit stimuleert je hersenen om bij de les te blijven. Volg je de hybride vergadering vanuit thuis? Dan heb je ook wat aan deze blog: 6 tips voor jouw hybride vergadering vanuit thuis.
Tip 4: krabbelen of tekenen (doodles)
Onderzoek wijst uit dat mensen die tekenen of krabbelen tijdens een vergadering zich beter kunnen concentreren. Het krabbelen voorkomt dat mensen met hun gedachten afdwalen en gaan dagdromen. Om te dagdromen, moet het brein ‘executief functioneren’, zoals psychologen dit noemen. Dit executief functioneren is intensiever wanneer men in gedachten afdwaalt dan tijdens het krabbelen. Hierdoor vergeet je bij dagdromen wat er om je heen gezegd wordt, terwijl doodling een minder intensieve hersenactiviteit is en je je kunt herinneren wat er om je heen gebeurde. Krabbelen is daarmee dus goed voor de concentratie.
Tip 5: voldoende frisse lucht
Verminderde concentratie en productiviteit kan komen door een teveel aan CO2 in de ruimte waar je zit. Ben je tijdens je hybride vergadering thuis aangewezen op een kleinere ruimte of zit je met meerdere mensen in 1 afgesloten ruimte? Zorg dan voor voldoende frisse lucht door een raam open te zetten of een deur open te laten staan. Op deze manier voorkom je het ‘vergaderruimte-effect’.
Dankzij deze 5 tips kom je iedere vergadering door zonder concentratieproblemen. Uiteraard zijn er mensen die graag fysiek vergaderen, anderen hebben dan weer geen problemen met de online vergaderingen die vandaag de dag erg gebruikelijk zijn. De hybride vergadering is een gulden middenweg tussen de twee uitersten. In ons E-book: de hybride vergadering, lees je er alles over.
