Wil je als opleider en trainer blijven meetellen? Dan dien je flexibel te zijn in je aanbod en je processen zo in te richten dat je maatwerktrajecten kunt aanbieden. Een van de belangrijkste opleidingstrends van dit moment! Maatwerk geeft jouw organisatie in the end meer zekerheid en dat is precies wat je wil. Ga je aan de slag met maatwerk, dan kan slimme planningssoftware hier enorm bij helpen. Bovendien zorgt het werken met deze software op zichzelf al voor meer voorspelbaarheid. In deze blog een overzicht van 3 softwarepakketten en meerdere tips om het juiste pakket te selecteren!
#1: Coachview
Coachview is planningssoftware van Nederlandse bodem speciaal ontworpen voor opleidings- en trainingsinstituten en is geschikt voor zowel kleine als middelgrote en grote opleiders. De software werkt webbased (via de browser), dus is op alle locaties toegankelijk met een internetverbinding. Het is een flexibel pakket waarin je kunt kiezen wat je nodig hebt. Daarom hebben ze verschillende modules:
|
Basismodule |
Toelichting |
|
Opleidingen beheren |
Bespaar tijd door templates van je opleidingen te maken en nieuwe ermee aan te maken. Bepaal met een druk op de knop hoe en waar je ze wilt publiceren, bijvoorbeeld op het opleidingsportaal van Coachview, Springest en/ of je eigen website. |
|
Opleidingen plannen |
Door een template te gebruiken staat bijna de hele opleiding al voor je klaar en is de kans op fouten minimaal. Koppel docenten, locaties en materiaal aan de opleiding en schakel de herhalingsverplichting in. |
|
Documenten en acties |
Documenten maak je op basis van handige templates. In enkele klikken genereer je een certificaat, bevestigingsmail of presentielijst. Eigen documenten uploaden is ook mogelijk. |
|
Opleidingsregistratie |
Houd de instroom van opleidingen bij en beheer en bewaak wachtlijsten. Geef docenten toegang tot deelnemerslijsten en laat ze meteen presentie registreren. Niet-beschikbaarheid van docenten en locaties invoeren is ook onderdeel van de registratie, net zoals mutaties van bijvoorbeeld afzeggingen en verplaatsingen. |
|
Mailingmaster |
Benader je relaties actief via de mailingmaster. Stuur het per e-mail of post naar de hele cursusgroep of juist een specifieke groep bedrijven of personen. |
|
Relatiebeheer |
Houd de persoons- en bedrijfsgegevens van klanten up-to-date. Registreer contactmomenten, aandachtspunten en acties. Via de historie bewaak je leads en prospects. |
Wil je meer dan deze basismodule? Dat kan. Coachview heeft extra modules zoals verkoop & facturering, automatische workflow, inkoop, websitekoppeling, materiaal, managementinformatie, evalueren en diverse integratiemodules voor de koppeling met bedrijfssystemen.
#2: Viper® software
Viper® is Nederlandse opleidingssoftware voor zowel opleidings- en trainingsinstituten als opleidingsafdelingen. De online software werkt volledig webbased en wordt uitsluitend op Nederlandse datacenters geïnstalleerd, zodat je geen last hebt van buitenlandse datawetgeving. Ook Viper® bevat net zoals Coachview uiteenlopende modules met een verscheidenheid aan functies.
Viper365 is beschikbaar in 3 versies: Basis, Pro, Expert. De versie Basis heeft de volgende functies tot haar beschikking:
|
Basismodule |
Toelichting |
|
Relatiebeheer |
In de relatiemodule kunnen deelnemers, contactpersonen, bedrijven, partners, leveranciers, docenten en debiteuren centraal worden beheerd . Ook kunnen er verschillende kenmerken worden toegekend, waardoor er maatwerk rapporten kunnen worden gemaakt. |
|
Acties & e-mail |
Leg de contactmomenten en afspraken vast die nog moeten worden opgevolgd per persoon of bedrijf. Ook is het mogelijk om afspraken te koppelen aan collega’s. Zij krijgen hier meldingen van. E-mailberichten sturen individuen of groepen is ook mogelijk. De antwoorden worden automatisch verwerkt. |
|
Medewerkers & leidinggevende |
Automatisch je medewerkers & leidinggevende up-to-date houden, direct vanuit je bestaande HRM-systeem; de juiste functies, afdelingen en nog veel meer worden overgenomen. |
|
Cursusplanning |
Plan opleidingen, trainingen, cursussen en workshops door het gebruik van sjablonen en dupliceerfuncties. De software maakt automatisch een reeks lesdagen en controleert de beschikbaarheid. |
|
Planborden |
De planborden geven direct inzicht in de beschikbaarheid van je docenten, lokalen/ zalen en resources. |
|
Vakanties & vrije dagen |
Plan rondom de niet-beschikbare dagen. Het systeem houdt hier automatisch rekening mee en meld de conflicten. |
|
Actuele cursusaanbod op je website |
Plaats eenvoudige widgets op je (Wordpress-)website met altijd actuele opleidingsdata en -locaties. Dubbele registratie van datums & locaties wordt zo voorkomen. |
|
Moderne inschrijfwizard |
Activeer eenvoudig de standaard, moderne, responsive frontoffice en laat deelnemers zich direct inschrijven op je opleidings- en trainingsaanbod (particulieren, bedrijven, meerdere deelnemers tegelijk). |
|
Cursusadministratie |
Vele handelingen zoals bevestigen, uitnodigen, overboeken, wachtlijst, herinneren, annuleren, aanwezigheid, competenties, cijferlijsten, lunchlijsten, resultaten, factureren en certificeren worden slim en efficiënt verwerkt. Dubbele planningen worden gesignaleerd, e-mailberichten worden na eventuele controle verstuurd, automatisch aanmaken van de juiste taken en meldingen worden bijvoorbeeld weergegeven op het dashboard. |
|
Volledige instelbaarheid |
Pas de lay-out eenvoudig aan; denk aan kleuren, logo, Word-sjablonen, etcetera. Zo kunnen alle sjablonen voor e-mail, brieven, facturen, certificaten, diploma’s presentielijsten etcetera zelf worden aangepast. |
Heb je meer nodig dan de basisversie biedt, zoals het vastleggen van offertes en prijsafspraken, het uitnodigen van docenten, het inschrijven van klanten & deelnemers of het instelbaar maken van vensters & processen? Dan biedt de Pro- of Expertversie uitkomst. Op de website van Viper zie je precies welke functies de Pro- en Expertversie te bieden hebben.
#3: ChainWise
ChainWise is net zoals Coachview en Viper een Nederlands platform dat modulair opgebouwd is. Je gebruikt en betaalt alleen wat je nodig hebt. De software werkt op het besturingssysteem Microsoft Windows en is toegankelijk via je browser (webbased) of kan lokaal geïnstalleerd worden op een eigen server.
|
Basismodule |
Toelichting |
|
Samenstellen van cursussen en modules |
Opleidingen en trainingen worden aangemaakt, beheerd, gepland, aan instructeurs toegewezen en gekoppeld aan onderdelen zoals materialen en locaties. |
|
Cursistenregistratie |
Wie is de deelnemer, voor welke organisatie is hij of zij werkzaam? Of is het misschien een particulier? Waar moet de rekening naartoe? Is er wellicht sprake van een bijzondere (prijs)afspraak? |
|
Relatiebeheer |
Van zowel klanten als leveranciers kan een grote hoeveelheid informatie worden vastgelegd. ChainWise biedt tevens ondersteuning in acquisitie en actieve follow-up. |
|
Projectmanagement |
Urenadministratie (projecten, verlof, ziekte e.a.) maakt standaard onderdeel uit van de geboden functionaliteiten. |
|
Aanwezigheidsregistratie en certificering |
Als de deelnemer eenmaal de opleiding of training heeft afgerond, ontvangt deze een certificaat of diploma, eventueel voorzien van een geldigheidsduur. Daarnaast is het mogelijk om deelnemers te blijven volgen en monitoren om bijvoorbeeld vervolgopleidingen en -trainingen aan te kunnen bieden. |
|
Facturatie |
Op basis van de opleidingen of trainingen of op basis van (open) inschrijvingen worden de voorbereidingen getroffen voor de facturatie. De facturatie kan vanuit ChainWise geschieden en daarna worden doorgezet naar een financieel pakket voor verdere afhandeling. |
Naast de basismodule zijn er optionele modules beschikbaar. Hierbij kun je denken aan een online inschrijffunctionaliteit, een cursistenportaal, een docentenportaal en de koppeling met financiële software. ChainWise heeft ook ervaring met koppelingen met andere systemen zoals cursusplannersoftware, E-commercesoftware, hrm-software en verschillende betaalsystemen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Wil je gaan werken met slimme planningssoftware, dan is het belangrijk om hier echt de tijd voor te nemen en niet te onderschatten wat er allemaal bij komt kijken. Het grijpt nu eenmaal in op veel processen in de organisatie. Door de verschillen tussen alle organisaties bestaat er natuurlijk geen standaard eisen- en wensenlijst voor het kiezen van de juiste software, maar er is wel een aantal algemene criteria waar je op kunt letten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
- de informatiebeveiliging (zoals ISO 27100);
- de koppelingsmogelijkheden met andere bedrijfssoftware;
- de locatie van de server waarop de data wordt opgeslagen (liefst binnen de EU);
- de mogelijkheden van maatwerk;
- de servicelevels voor als je support nodig hebt;
- de implementatietijd.
Van longlist naar shortlist
Heb je een aantal pakketten geselecteerd die bij jouw organisatie passen? Voorkom dan dat je appels met peren vergelijkt. Een van de grootste valkuilen bij het kiezen van de juiste software! Iedere leverancier heeft weer verschillende benamingen voor de modules en functies en sommige modules zijn bij de ene leverancier uitgebreider dan bij de andere. Vooraf een gedetailleerde eisen- en wensenlijst opstellen, helpt om inzichtelijk te krijgen wat de pakketten nu echt precies kunnen.
Vergeet in deze lijst ook niet de eisen en wensen over de leverancier. Hoe lang moet de leverancier actief zijn in planningssoftware? Leveren ze bijvoorbeeld ook andere software? Moet de leverancier van Nederlandse origine zijn? Wil je een grote organisatie met projectmanagers of liever toch wat kleinschaliger met korte lijnen?
Een andere essentiële tip is om altijd een demo aan te vragen, nadat je een longlist hebt opgesteld van de meest passende pakketten. Na de demo’s blijven er dan een of twee pakketten over – de shortlist - waar je vervolgens dieper in kunt duiken. Je kunt bijvoorbeeld specifieke bedrijfscases testen in de demo-omgevingen van de pakketten op je shortlist.
Ben je eenmaal aanbeland bij het offertetraject en de implementatieplanning, overweeg dan om de implementatie in fases te doen; het is een behoorlijk intensief traject dat veel vraagt van de verschillende partijen en je wil niet dat het een ellenlang traject waardoor er pas na een jaar met het pakket gewerkt kan worden. Plan bijvoorbeeld de koppeling met de website voor een cursistenportaal in voor een volgende fase. Een gefaseerde implementatie heeft ook als voordeel dat de gebruikers al leren werken met het pakket, wat de implementatie van de volgende fase verder zal vergemakkelijken.
Nog meer tijd besparen? Kies Aristo!
Heb je de juiste keuze kunnen maken? Mooi! Met de juiste planningssoftware krijg je meer grip op je opleidingsplanning en processen én je houdt meer tijd over voor andere relevante zaken zoals het evalueren van je opleidingen en trainingen of het boeken van goed uitgeruste opleidings- en trainingsruimtes. Ben je nog op zoek naar een flexibele opleidings- en trainingslocatie? Denk dan ook eens aan Aristo. Bij Aristo krijg je niet alleen de ideale ruimte op les te geven; je wordt ook volledig ontzorgd, zodat iedereen zich 100% kan focussen op de inhoud van de opleiding of training. Ontdek het allemaal in onze brochure!
