Kun je het vergaderen combineren met een activiteit? Dat kan zeker! Het is zelfs een van de vergadertrends in 2022. Zo kan je samen met je collega’s werken aan het teamgevoel. Een dagje wandelen, klimmen, zeilen, er zijn talloze mogelijkheden voor een activiteit. Alles is in principe mogelijk, maar niet alles is een goede keuze. Er is een belangrijke regel als je het vergaderen combineert met een activiteit; de activiteit moet van toevoegde waarde zijn! In deze blog lees je 4 tips om zelf een succesvolle vergadering met activiteit te organiseren.
De wensen van je doelgroep voor vergaderen met activiteit
Voordat je het vergaderen met een activiteit combineert, is het belangrijk om de deelnemers te analyseren. Stel je voor dat je een teamuitje moet organiseren voor de reserveringsafdeling en dat hier alleen mannen tussen de 40 en 65 jaar werken. Voordat je beslist dat ze als activiteit naast hun vergadering gaan bungeejumpen moet je een klein onderzoekje doen. Een onderzoek? Misschien een beetje overdreven? Je doet misschien al snel de aanname dat ze een bierproeverij leuk vinden. Maar wat nu als de helft geen alcohol drinkt? Of dat er een paar allergisch zijn voor graan? Aannames van een doelgroep gebaseerd op leeftijd en geslacht zijn de grootste valkuilen. Zorg er dus voor dat je activiteit aansluit bij de deelnemers van je vergadering.
Let op die tijdsplanning
Er wordt gedacht dat het combineren van het vergaderen met een activiteit veel tijd kost. Wanneer je kiest voor een combinatie zal je een tijdsplanning moeten maken, én je er vooral aan moeten houden. Het maken van een tijdsplanning begint bij de vergadering. Hoeveel punten staan er op de agenda? Hoeveel deelnemers zijn er? Hoeveel tijd kosten de onderwerpen gemiddeld? Tijdens de vergadering is het belangrijk dat je ook bewaakt dat er geen tijd wordt verspild. Wil je hier meer over weten? Lees hier meer over effectief vergaderen.
Daarnaast is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de duur van je activiteit. Houd hier rekening met de duur van de verplaatsing, de instructies en de daadwerkelijke activiteit met eventuele afsluiting.
Extra tip: “Zorg ervoor dat je alles afstemt met de organisatie van de activiteit en durf ook zaken uit handen te geven.”
Match het thema van de vergadering met de activiteit
Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar het thema van je vergadering is van belang bij het plannen van een passende activiteit. Stel je voor dat je een overleg hebt gehad over de bezuinigingen van de organisatie en daarna is de activiteit een peperduur 8-gangen diner. Dat is natuurlijk geen handige combinatie.
Bedenk welke activiteit van toegevoegde waarde kan zijn voor je vergadering. Heb je de perfecte match te pakken, dan zijn de deelnemers een stuk gemotiveerder en blijven ze beter bij de les. Denk bijvoorbeeld aan teamworkactiviteiten voorafgaand aan een vergadering die altijd een hoop discussies teweegbrengt. Je zult zien dat na de activiteit oplossingsgericht vergaderd wordt.
Of wat dacht je van de ervaringsverhalen van een legercommandant tijdens een meeting met het thema leiderschap. Of misschien wel een outside speurtocht tijdens de lunchpauze, waarin leren samenwerken in teams centraal staat. Allemaal manieren om het thema van de vergadering verder uit te diepen en de betrokkenheid van de deelnemers een flinke boost te
geven!
“Belevingsgerichte vergaderingen zorgen voor meer betrokkenheid bij de deelnemers.”
Een activiteit hoeft niet altijd actief te zijn
Bij een activiteit voor een bedrijf wordt er vaak meteen gedacht aan een actief uitje. Zoals paintballen, een hoogteparcours en ga zo maar door. Ik kan me voorstellen dat sommige organisaties of afdelingen na een hele dag werken niets actief willen doen. Een passende activiteit is dan dineren, borrelen of een overnachting in een hotel. Hierdoor creëer je de mogelijkheid om je vergadering te splitsen in meerdere delen.
Ben jij klaar om het vergaderen te combineren met een waardevolle activiteit? Een van de belangrijke vergadertrends in 2022 waar je eigenlijk niet meer om heen kunt. Wil je weten welke trends in de vergaderbranche Aristo nog meer verwacht voor 2022? Download dan snel het gratis Ebook Dé vergadertrends voor 2022 en laat je verder inspireren!
