Vergaderen, Externe locatie, Locaties, Organiseren • 6 min leestijd

Voorbereiden op een 1,5 meter afstand vergadering, waar moet je opletten?

Dinnemarie Dresen op 28 mei, 2020

Van online vergaderen gaan we langzaam weer terug naar fysiek vergaderen met 1,5 meter afstand. Wil je een verantwoorde vergadering of training organiseren of zoek je een extra vergaderruimte waar je gemakkelijk anderhalve meter afstand kunt houden? Dan kun je bij een van de Aristo meeting center locaties terecht. Lees hier alles over hoe jij je kunt voorbereiden op de nieuwe manier van vergaderen.

Fysiek verantwoord meeten op locatie

Vergader-, training- en congreslocaties hebben zich de afgelopen twee maanden voorbereid om verantwoord en veilig bijeenkomsten te kunnen faciliteren. Vanaf 1 juni mogen (bijna) alle locaties de deuren weer openen. Ze zijn hierbij verplicht je buiten op te vangen en een ‘gezondheids-check-in’ te verrichten. Er zijn een tiental desinfectiepunten, strenge looproutes, een aangepast lunchbeleid en er zijn zelfs maatregelen voor de toiletruimtes. Op deze manier kan ieders veiligheid worden gewaarborgd.

Een 1,5 meter vergadering reserveren

Waar moet je op letten bij het reserveren van een vergadering op locatie vanaf 1 juni? In deze tijd zijn soepele annuleringsvoorwaarden belangrijk. Stel dat je deelnemers vanwege gezondheidsklachten annuleren of dat er een tweede lockdown komt, annuleren is dan zelfs noodzakelijk. Bij Aristo meeting center geven we hier gehoor aan. Je kunt je bijeenkomst 48-uur van tevoren kosteloos annuleren. Meer weten? Klik hier

Je deelnemers en jezelf voorbereiden op het bezoek aan de vergaderlocatie

Elke locatie heeft een aangepast 1,5 meter beleid. Tijdens de coronacrisis ervaart iedereen onzekerheid. De horeca die sluit? Tien persconferenties? 1,5 meter afstand? Maar met 3 personen samenkomen? En ga zo maar door. Om wat onzekerheid weg te nemen bij je deelnemers en jezelf voorafgaand aan de bijeenkomst, is het belangrijk dat je informatie van de externe locatie ontvangt. Je moet op de hoogte zijn van de 1,5 meter maatregelen op de locatie. Hoe werkt het 1,5 meter beleid? Waar moet je rekening mee houden? En hoe verloopt de lunch? De ene locatie heeft een uitgebreide poster, de andere een instructievideo, wat de locatie ook aanbiedt, zorg dat je vooraf deze informatie deelt met je deelnemers. 

Hybride bijeenkomsten

Organiseer je een bijeenkomst voor een grote groep? Sommige deelnemers vinden het (nog) niet fijn om naar locatie te komen en anderen zijn juist écht toe aan fysiek meeten. Hoe lossen we dit op? Je kunt je deelnemers de keuze geven door een hybride bijeenkomst te organiseren. Een hybride bijeenkomst is een combinatie van online én fysiek trainen en vergaderen. Aristo faciliteert de audiovisuele middelen, je kunt werken met verschillende online vergadertools waaronder Google Meet, Microsoft Teams, Zoom enzovoorts. Zo kunnen je deelnemers vanaf locatie én vanaf thuis de bijeenkomst geven waar zij zich prettig bij voelen. Meer weten, klik hier.

Wil je weten hoe Aristo meeting center zich voorbereid op het 1,5 meter beleid?

Aristo meeting center bereid zich al weken voor om alle locaties 1,5 meter proof te maken. Vanaf 1 juni zijn onze locaties weer geopend, met extra ruimte, vaste looproutes, een aangepaste incheck en lunch in de zaal zijn wij er klaar voor. Laat het verantwoord samenkomen tijdperk maar beginnen!

Kijk hier het filmpje over het 1,5 meter beleid van Aristo meeting center, of download de placemat voor het uitgebreide beleid. 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!