Het Coronavirus, COVID-19 of SARS-CoV-2. De een vindt het een overdreven mediademie, de ander heeft 40 toiletrollen in de kast staan. Hoe je het ook wendt of keert het Coronavirus heeft Nederland bereikt en raakt de vergaderbranche. Er worden iedere dag bijeenkomsten gecanceld bij grote en kleine congressen, trainingen en vergaderingen. Wat zijn de gevolgen voor de vergader- en trainingsmarkt?
Feiten op een rij
Het werd aan het begin al duidelijk dat de hygiënemaatregelen zouden worden aangescherpt. Geen handen schudden, minimaal 1,5 meter afstand houden, papieren zakdoekjes gebruiken, hoesten en niezen in je elleboog. Daarna volgde het advies van het RIVM; ‘Geen nieuwe sociale contacten’, dit gaf de eerste rake klap aan de vergaderbranche. Daarbij werd er een verbod opgelegd voor bijeenkomsten met meer dan 1000 personen, dit werd al snel bijgesteld naar maximaal 100 personen.
Afgelopen zondag werden er twee extra maatregelen vanuit het kabinet ingevoerd: Scholen & horecagelegenheden sluiten per direct tot 6 april. Dit heeft een direct gevolg voor vergader- en trainingslocaties. De meeste externe locaties zijn ook horecagelegenheden en waren dus verplicht hun deuren te sluiten. Ook als locaties niet onder de horecaregeling vallen hebben ze te maken met veel gecancelde boekingen. Kortom, het Coronavirus heeft een grote impact op de vergader- en trainingsbranche.
Vergadercrisis?
Wanneer spreekt men van een vergadercrisis? Een vergadercrisis ontstaat wanneer er een noodsituatie is waarbij het houden van een vergadering of training onmogelijk is. Persoonlijk denk ik niet dat we kunnen spreken van een vergadercrisis. Het is de taak aan vergaderend Nederland om creatief om te gaan met de geplande meetings. Iedereen die thuis werkt zit achter zijn of haar laptop en heeft de mogelijkheid om een online vergadering te plannen. Er zijn verschillende platforms die dit mogelijk maken, een vergadercrisis is daarom niet van toepassing. Het enige wat tijdelijk ontbreekt is de inspirerende externe locatie waar je van alle gemakken bent voorzien, maar ook dit is op te lossen. Plan een wandelvergadering en Facetime, Skype of videobel via WhatsApp op je smartphone. Ga eens op zoek naar een inspirerende plek buitenshuis.
Flexibele externe locaties
Vergader- en trainingslocaties krijgen komende periode te maken met annuleringen en verplaatste boekingen. Ook trainers, docenten, organisaties en studenten krijgen te maken met annuleringen. Wat kunnen wij, als externe trainings- en vergaderlocatie het beste doen in deze situatie? Flexibel zijn! Wij begrijpen volkomen dat gecancelde boekingen voor iedereen een hoop problemen oplevert, het afbellen van deelnemers is niet leuk en de eventuele kosten zijn alles behalve fijn. Laten we toch in deze periode zoveel mogelijk begrip voor elkaar hebben. We zijn het er allemaal over eens dat we het samen moeten doen.
Bij Aristo meeting center zetten we ons beste beentje voor. Hiervoor krijgen we een prachtige waardering van een trouwe klant NIVOO, opleidingen.
Ik wil graag mijn waardering uitspreken voor de flexibiliteit die jullie bieden in dit scenario. Aristo is voor ons al jarenlang een vaste partner als het gaat om kwalitatief hoogwaardige cursusruimtes. Dat houden we graag in stand. De wijze waarop jullie je in deze barre tijden opstellen zorgt er voor dat we die keuze in de toekomst met des te meer overtuiging en warmte zullen blijven maken.
- Henk Kroon, directeur NIVOO
Nieuwe technieken in meetings
Creatief vergaderen is in deze vreemde tijd belangrijk. Naast de vergadertool van Skype zijn er nog meer handige online (gratis) tools die je kunt gebruiken. Wil je bijvoorbeeld iets uitleggen via je eigen computerscherm gebruik dan de tool: Zoom. Hiermee kun je jezelf en je collega’s zien en tegelijkertijd je scherm delen, een ideale oplossing als je iets specifieks wilt uitleggen. Google Hangouts biedt groepchats, video-bellen en meetings aan op een platform. Een fijne tool als je snel wilt schakelen. Dan is er nog de hybride oplossing: veilig verantwoord fysiek én online meeten. Deze situatie vraagt ons te innoveren en snel te schakelen. Wat de hybride oplossing voor jou kan betekenen lees je in het gratis E-book.
Komt de vergader- en trainingsmarkt hier bovenop?
Hier kan ik kort over zijn: Ja! De externe vergader- en trainingslocaties kunnen deze maand geen ruimtes faciliteren. Door flexibel om te gaan met annuleringen houden externe locaties de klanten tevreden en komen ze na de Corona maatregelen gegarandeerd terug. De inspirerende plek, volledige verzorgde catering, het meedenken, de mogelijkheden en de flexibiliteit van een externe locatie zijn on-ver-vangbaar! Het is nu een zware periode voor de branche, maar samen komen we hier absoluut uit. Let op elkaar deze dagen en hopelijk tot snel! In de tussentijd is de hybride oplossing misschien wel het antwoord op al onze vragen. Je leest er alles over in het E-book.
