Een congres organiseren begint niet met het zoeken van een spreker of locatie. Je begint met het definiëren van het doel en de daarbij passende doelgroep. Wij kunnen je niet precies vertellen hoe je een succesvol congres moet organiseren, organiseren is namelijk iets persoonlijks. Wel hebben we deze 6 onmisbare tips voor je, zodat je met een vliegende start kunt beginnen.
Bepaal de doelstelling
Het eerste wat je doet bij het organiseren van een congres is: de doelstelling bepalen. Zonder doelstelling heeft een congres geen waarde. Stel je voor dat je een agile/ scrum congres organiseert met het doel: deelnemers inspireren en enthousiasmeren over het onderwerp agile/ scrum. Inspireren is een mooi en breed doel. Als je dit doel bij de rest van de organisatietaken goed voor ogen houdt, wordt het gegarandeerd een succes. Bij een inspirerend congres ga je niet op zoek naar een hooggeleerde professor die de wetenschappelijke achtergrond vertelt over agile en scrum. Baseer de locatie, spreker en catering op het doel van je congres.
Houd de deskundigheid in de gaten
Wanneer je doel is vastgesteld, is het zoeken naar een geschikte spreker een logische vervolgstap. Wanneer het doel bijvoorbeeld ‘Bewust maken van de noodzaak van milieuverandering’ is, weet je wat voor spreker je in huis moet halen. Wat altijd belangrijk is om goed in de gaten te houden is of de spreker wel echt aansluit bij het onderwerp. Een veelvoorkomende valkuil is het inzetten vansprekers die niet op elkaar aansluiten. Dit pakt vaak slecht uit. Of nog erger, sprekers die bijna hetzelfde verhaal vertellen. Verschillende sprekers moeten elkaar aanvullen. Ook is het van belang dat de sprekers deskundig genoeg zijn, zodat je deelnemers iets nieuws leren of horen. Kortom, hoe anticipeert de spreker op vragen van deelnemers en is zijn of haar expertise op het juiste niveau? Een belangrijk onderdeel van het organiseren van een succesvol congres!
De perfecte timing
Wat is het beste moment om je congres te organiseren? Een congres over duurzaamheid, in de week van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een perfecte match! Let bij het kiezen van je datum op de bijzondere nationale weken die Nederland aanhoudt. Sommige weken krijgen veel media-aandacht waardoor jouw congres minder goed uit de verf kan komen. Daarnaast houd je natuurlijk ook rekening met de feestdagen en de daarbij horende vakanties. Als je deelnemers niet uit dezelfde regio’s komen, houd dan rekening met de uiteenlopende vakantieweken.
Een professionele congreslocatie
Een fijne locatie draagt bij aan een succesvol congres. Alle elementen van een congres moeten volmaakt in orde zijn. Het ideaalbeeld: je komt in een ontvangsthal waar de koffie met een koekje al klaar staat. Je wordt de zaal in begeleid en neemt plaats op een fijne stoel. De spreker heet je welkom en is perfect te verstaandoordat de spreker een juist afgestelde headset heeft. De volgende spreker staat al klaar met zijn headset, de presentaties gaan vlekkeloos in elkaar over. De spreker heeft door de headset zijn handen vrij en is daarom uitbundig aan het vertellen. WAUW! Dit gevoel moeten jouw deelnemers ook hebben. Kies daarom een externe locatie die net dat extra stapje service biedt.
Congres-day!
De dag is aangebroken! Hoe kun je de dag het beste ontspannen doorkomen? Het allerbelangrijkste: een goede voorbereiding is het halve werk. Heb je alle stappen gevolgd? Dan weet je dat het goed komt. Zorg op de dag van het congres dat je ruim van tevoren aanwezig bent en dat je een contactpersoon van de externe locatie hebt als aanspreekpunt voor eventuele problemen. Daarna controleer je de zaal (inclusief zaalopstelling), check je of het eventuele arrangement gereed is, ben je op de hoogte van de lunch-, borrel- en dinertijden, zorg dat je de presentaties van de sprekers test encontroleer je alle technische apparatuur. Zorg ervoor dat een uur voor aanvang alles gereed is. Pak dan lekker een (half)uurtje voor jezelf; drink een bakje koffie, eet wat en maak een praatje. Stress bij het organiseren van een congres is onnodig!
Evalueer
Het beste wat je kan doen na het congres is evalueren! Van evalueren leer je, door feedback worden je congressen én je organisatieskills alsmaar beter. Vraag de mening van je deelnemers, de sprekers maar ook van de locatie. Je deelnemers zijn misschien geneigd een gewenst antwoord te geven om jou niet te kwetsen. Het personeel van een externe locatie kan andere signalen van de deelnemers opvangen. Bij de evaluatie kijk je terug op het allerbelangrijkste: heb ik mijn doelstelling bereikt? Als dit is bereikt, dan kun je voorzichtig zeggen dat je congres succesvol was!
Daarnaast check je of je deelnemers geboeid waren. Hadden je sprekers inderdaad de juiste expertise? Als er meerdere sprekers waren, vulde zij elkaar aan? En als laatste bedenk je of de externe locatie een toevoeging was voor het congres.
Is Aristo dé beste keuze voor jou?
Als eventprofessional weet je als geen ander hoe belangrijk de locatie van je congres is. Een flinke verantwoordelijkheid! Met bijna 40 jaar ervaring in de trainings- en vergaderbranche weten wij precies hoe we samen tot het perfecte congres kunnen komen. Nét dat extra beetje zekerheid, zodat je niet voor verrassingen komt te staan! Iets wat onze klanten en gasten al jaren weten te waarderen. Dat wil jij toch ook? Download ons Ebook en ontdek in een aantal cases en reviews hoe wij onze klanten en gasten in de praktijk ontzorgen.
