Algemene tips, Organiseren, Congres • 9 min leestijd

6 tips voor het organiseren van een succesvol congres

Rolf Alberts op 28 november, 2019

Met deze tips organiseer je een succesvol congres waar je trots op kunt zijn. Een congres organiseren begint niet met het zoeken van een spreker of locatie. Je begint met het definiëren van het doel en de daarbij passende doelgroep. Wij kunnen je niet precies vertellen hoe je een congres moet organiseren, organiseren is namelijk iets persoonlijks. Wel hebben we deze 6 onmisbare tips voor je, zodat je met een vliegende start kunt beginnen.

Bepaal de doelstelling

Het eerste wat je doet bij het organiseren van een congres is: de doelstelling bepalen. Zonder doelstelling heeft een congres geen waarde. Stel je voor je organiseert een agile/scrum congres. Met het doel: deelnemers inspireren/enthousiasmeren over het onderwerp agile/scrum. Inspireren is een mooi en breed doel. Wanneer je dit doel bij de rest van de organisatietaken goed voor ogen hebt, wordt het gegarandeerd een succes. Bij een inspirerend congres ga je niet op zoek naar een hooggeleerde professor die de wetenschappelijk achtergrond verteld over agile en scrum. Baseer de locatie, spreker, catering op het doel van je congres. 

Houd de deskundigheid in de gaten

Wanneer je doel is vastgesteld is het zoeken naar een geschikte spreker een logisch vervolgstap. Wanneer het doel: ‘Bewust maken van de noodzaak van milieuverandering’ is, weet je wat voor spreker je in huis moet halen. Wat altijd belangrijk is om goed in de gaten te houden is of de spreker wel echt aansluit bij het onderwerp. Een veelvoorkomende valkuil is; sprekers die niet op elkaar aansluiten, dit pakt vaak slecht uit. Nog erger, sprekers die bijna hetzelfde verhaal vertellen. Verschillende sprekers moeten elkaar aanvullen. Ook is het van belang dat de sprekers deskundig genoeg zijn, zodat je deelnemers iets nieuws leren of horen. Kortom, hoe anticipeert de spreker op vragen van deelnemers en is zijn of haar expertise op het juiste niveau.

Check je datum

Wat is het beste moment om je congres te organiseren? Een congres over duurzaamheid, in de week van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een perfecte match! Let bij het kiezen van je datum op de bijzondere nationale weken die Nederland aan houdt. Sommige weken krijgen veel media aandacht waardoor jouw congres minder goed uit de verf kan komen. Daarnaast houdt je natuurlijk ook rekening met de feestdagen en de daarbij horende vakanties. Wanneer je deelnemers niet uit dezelfde regio’s komen houdt dan rekening met de uiteenlopende vakantieweken.

Perfecte match met locatie

Een fijne locatie zorgt voor een succesvol congres. Alle elementen van een congres moeten koste wat kost goed uit de verf komen. Het ideaalbeeld: Je komt in een ontvangsthal waar de koffie met een koekje al klaar staat. Je wordt de zaal in begeleid en neemt plaats op een fijne stoel. De spreker heet je welkom, dit kun je perfect verstaan doordat de spreker een juist afgestelde headset heeft. De volgende spreker staat al klaar met zijn headset, de presentaties gaan vlekkeloos in elkaar over. De spreker heeft door de headset zijn handen vrij en is daarom uitbundig met vertellen. WAUW! Dit gevoel moeten jouw deelnemers ook hebben. Kies daarom een externe locatie die net dat extra stapje service biedt. 

Congres-day!

De dag is aangebroken! Hier lees je mijn advies om de dag ontspannen door te komen. Het allerbelangrijkste; een goede voorbereiding is het halve werk. Heb je alle stappen gevolgd? Dan weet je dat het goed komt. Zorg op de dag van het congres dat je ruim van tevoren aanwezig bent en zorg dat je een contactpersoon van de externe locatie hebt als aanspreekpunt voor eventuele problemen. Daarna controleer je de zaal (inclusief zaalopstelling), check of het eventuele arrangement gereed is, ben op de hoogte van de lunch-, borrel- en dinertijden, zorg dat je de presentaties van de sprekers test, controleer alle technische apparatuur. Zorg ervoor dat een uur voor aanvang alles gereed is. Pak dan lekker een (half)uurtje voor jezelf; drink een bakje koffie, eet wat en maak een praatje. Stress als organisatie van een congres is onnodig.

Evalueer

Het beste wat je kan doen bijna direct na het congres is evalueren! Van evalueren leer je, door feedback worden je congressen én je organisatieskills alsmaar beter. Vraag de mening van je deelnemers, de sprekers maar ook van de locatie. Je deelnemers zijn geneigd een gewenst antwoord te geven, om jou niet te kwetsen. Het personeel van een externe locatie kan andere signalen van de deelnemers opvangen. Bij de evaluatie kijk je terug op het allerbelangrijkste; heb ik mijn doelstelling bereikt? Als dit is bereikt dan kun je voorzichtig zeggen dat je congres succesvol was. 

Daarnaast check je of je deelnemers geboeid waren? Hadden je sprekers inderdaad de juiste expertise? Als er meerdere sprekers waren, vulde zij elkaar aan? En als laatste bedenk je of de externe locatie een toevoeging was aan het congres.

Is op tijd beginnen echt het halve werk?

De zaalopstelling sluit aan, de catering is tot in de puntjes geregeld, de techniek werkt, ik ben op tijd begonnen dus het wordt een succesvol congres. Dat zou mooi zijn hè? Deze tips helpen je gegarandeerd op weg, maar zorgt niet automatisch voor een geslaagd congres. Benieuwd of er nog valkuilen zijn waar jij intrapt? Bekijk deze pagina voor nog meer tips en tricks! 

Picture of Rolf Alberts

Rolf Alberts

Dé conferentiespecialist!