De impact van technologische trends op vergaderingen in 2024

In de afgelopen decennia hebben technologische ontwikkelingen de manier waarop we communiceren en samenwerken drastisch veranderd. Vergaderingen zijn een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering en spelen een belangrijke rol bij het nemen van beslissingen en het delen van informatie. In 2024 zullen technologische trends een grote impact hebben op vergaderingen, waardoor ze efficiënter, interactiever en toegankelijker worden. In dit blogartikel onderzoeken we enkele van deze technologische vergadertrends en hoe ze de toekomst van vergaderingen gaan beïnvloeden.

Een meeslepende vergaderervaring met VR en AR

Met de voortdurende verbeteringen in de kwaliteit van video- en audiotechnologieën, zoals virtual reality (VR) en augmented reality (AR), verwachten we dat online vergaderingen een realistischere en interactievere ervaring krijgen. Een van de vergadertrends waar we niet meer omheen kunnen! Hier zijn enkele voorbeelden van hoe VR en AR een extra dimensie toevoegen aan online vergaderingen:

• Virtuele ruimtes: met VR kunnen deelnemers zich verzamelen in virtuele vergaderruimtes die de sfeer van een fysieke bijeenkomst nabootsen. Dit geeft deelnemers het gevoel dat ze écht aanwezig zijn.
• Avatars: VR stelt deelnemers in staat om zichzelf te vertegenwoordigen via avatars. Dit voegt een menselijk element toe aan virtuele vergaderingen, aangezien de avatars de bewegingen en gebaren van deelnemers representeren.
• 3D-modellen en visualisaties: AR kan 3D-modellen en visualisaties in de fysieke ruimte van de deelnemers invoegen. Dit is handig voor het delen van complexe concepten, productontwerpen of andere visuele informatie tijdens een vergadering.
• Geluid en ruimtelijk bewustzijn: met VR kunnen de geluidsrichting en het ruimtelijk bewustzijn worden geïntegreerd, waardoor deelnemers kunnen horen waar een geluid vandaan komt voor een meer realistischere ervaring.

Deze voorbeelden illustreren hoe VR en AR online vergaderingen zullen verrijken door meer zintuiglijke en interactieve elementen toe te voegen, waardoor deelnemers zich meer betrokken bij een vergadering voelen.

Kunstmatige intelligentie voor vergaderingen

Een van de andere opkomende vergadertrends is het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) tijdens vergaderingen. AI kan worden gebruikt om vergaderruimtes slimmer en intuïtiever te maken. Denk bijvoorbeeld aan functies zoals automatische instelling van de juiste temperatuur en verlichting. Andere AI-functies die we al kennen en we nog meer gaan zien in 2024 zijn bijvoorbeeld automatische agendaplanning, automatische notulen en automatische opvolging van actiepunten.

Hieronder nog enkele andere praktische voorbeelden van hoe kunstmatige intelligentie (AI) vergaderingen op verschillende manieren efficiënter en effectiever zal maken, en de vergaderervaring voor deelnemers zal verrijken:

• Spraakherkenning en transcriptie: AI-aangedreven spraakherkenning kan vergaderingen transcriberen, wat handig is voor het vastleggen van notities en het gemakkelijk doorzoekbaar maken van vergaderopnamen.
• Intelligente tijdwaarschuwingen: AI kan de duur van de vergadering bewaken en tijdwaarschuwingen geven om ervoor te zorgen dat de tijd efficiënt wordt gebruikt.
• Sentimentanalyse: door het analyseren van stemintonaties en woordkeuze kan AI sentimentanalyse uitvoeren om de algehele stemming van de vergadering te begrijpen.
• Slimme vergaderondersteuning: AI kan slimme suggesties doen voor relevante documenten, presentaties of gegevens tijdens de vergadering om de discussie verder te verrijken en verbeteren.

Integratie samenwerkingsplatformen met andere technologieën

In 2024 zijn samenwerkingstools en -platforms geavanceerder dan ooit. We zullen vooral zien dat andere technologieën en tools vaker geïntegreerd worden met de samenwerkingsplatforms om de vergaderervaring te verbeteren en tijd te besparen. Ik geef je enkele voorbeelden:

• Interactieve Q&A-functies: tools met geïntegreerde Q&A-functionaliteit stellen deelnemers in staat om vragen te stellen tijdens de vergadering, wat de betrokkenheid vergroot en de interactie bevordert.
• Slimme notulen en transcriptie: automatische notulen en transcriptie met behulp van geavanceerde algoritmen maken het gemakkelijk om belangrijke informatie vast te leggen in het platform en snel door vergaderopnamen te zoeken.
• Gamification-elementen: in sommige platformen kunnen gamification-elementen worden geïntegreerd om de betrokkenheid te vergroten, zoals virtuele beloningen voor actieve deelname.
• Virtuele assistenten: geïntegreerde virtuele assistenten verbeteren de vergaderervaring door routinetaken te automatiseren, vragen te beantwoorden en de vergadering te ondersteunen. 

Verbeterde beveiliging en privacy

Naarmate vergaderingen steeds meer online plaatsvinden, wordt het waarborgen van de beveiliging en privacy van gevoelige informatie steeds belangrijker. In 2024 zullen technologische ontwikkelingen op het gebied van beveiliging en privacy een nog grotere rol spelen in vergaderingen. Waarschijnlijk een van de snelst evoluerende vergadertrends!

End-to-end encryptie zorgt ervoor dat vergaderingen veilig blijven, ongeacht het gebruikte communicatieplatform. Biometrische authenticatie, zoals gezichtsherkenning of vingerafdrukscans, zal ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot vergaderingen en gevoelige informatie. Daarnaast zal veilige opslag in de cloud ervoor zorgen dat vergadergegevens veilig worden bewaard en beschermd tegen onrechtmatige toegang. Veiligheid voorop!

Bereid je voor op de vergaderrevolutie van 2024

Door gebruik te maken van de nieuwste technologieën kunnen organisaties hun vergaderingen naar een hoger niveau tillen en de productiviteit en samenwerking verbeteren. Een belangrijk onderdeel van de evolutie van vergaderculturen! In 2024 zal vergaderen dan ook nooit meer hetzelfde zijn. Technologische trends zijn slechts een van de vele vergadertrends die Aristo verwacht voor 2024. Nieuwsgierig naar de andere vergadertrends? Download het gratis trendrapport 2024 en maak je vergaderingen futureproof!