Neem een kijkje achter de schermen bij Aristo meeting center. Maak kennis met Sonja Hermans, Location Manager van Aristo meeting plaza Utrecht CS.
Vertel eens Sonja, wie ben je, wat heb je gestudeerd en hoe ben je bij Aristo meeting plaza Utrecht CS terecht gekomen?
Ik ben Sonja Hermans, 27 jaar.
Ik ben een beetje met een omweg in deze sector terecht gekomen. Ik heb aan de Universiteit van Utrecht ‘Theater-, Film- en Televisiewetenschappen’ gestudeerd en in 2010 afgestudeerd. Mijn stages heb ik toen gelopen bij de ‘Guest Departments’ van het Nederlands Film Festival en het International Film Festival Rotterdam. Mijn stagebegeleider van het IFFR is later de locatiemanager van Seats2Meet geworden en heeft mij daar binnengehaald.
Ik heb in mijn studententijd in Utrecht altijd in de horeca en de zakelijke verhuur gewerkt. De Jaarbeurs, Galgenwaard, Tivoli Vredenburg, BeatrixTheater, ik heb het allemaal wel gezien. Dus deze sector met de combinatie van zakelijke meetings en events is dus eigenlijk een logische combinatie van mijn studie en bijbaantjes geworden.
In mijn vrije tijd houd ik enorm van reizen, ik moet van mezelf ook minimaal 1x per maand en nachtje weg naar een plek waar ik nog nooit ben geweest. Ik zit 3x per week op de spinfiets en houd ervan om mijn eigen meubels te maken, die m’n vriend dan weer aanpast zodat het ook daadwerkelijk werkt, aangezien ik niet de meeste precieze persoon ter wereld ben.
Jij bent natuurlijk door de overname in het Aristo team terecht gekomen. Hoe was deze overname voor jou?
De overname was best heftig. We gingen van een klein managementteam van 4 vrouwen met 2 vestigingen naar ik alleen in een grote organisatie, dat was zeker wennen. De werkmethodes liggen hier ook heel anders. Voordeel was wel dat ik in die roerige tijd een warm welkom heb gehad van iedereen en dat het nu al voelt alsof dit al heel lang zo is.
Je werkt nu al als Location Manager, wat zijn je taken zoal?
Het voordeel van dit werk is dat geen dag hetzelfde is. Wat voor mij het belangrijkste is dat we er samen voor zorgen dat onze gasten blij zijn als ze binnen komen en vertrekken en dan ook weer terug willen komen.
Ik houd me bezig met de volgende zaken binnen Aristo meeting plaza Utrecht CS:
- Klantafspraken maken
- Een goede puzzel maken van de reserveringen per dag, zodat we zoveel mogelijk mensen binnen kunnen hebben in een geschikte zaal
- Financiële analyses maken
- Kijken naar de inkoopprocessen
- Aanspreekpunt voor facilitaire zaken op de locatie
Waardoor blijft het werk je uitdagen?
Het is een markt die continue verandert en de wensen van de gasten veranderen. Dit houdt je scherp.
Vorig jaar vergeleek ik deze locatie altijd met het spelen van de Champions League. Utrecht CS is een van de meest gewilde vergaderplekken van Nederland, en je hebt altijd verschillende tegenstanders. In 2018 zijn we verbouwd en terwijl we dat deden zijn we opengebleven, wat elke dag weer een uitdaging was. Denk bijvoorbeeld aan bouwlampen in vergaderzalen zetten, omdat de verlichting nog niet werkte, maar we nog een last minute aanvraag hadden die we wilden plaatsen.
Dat is niet te vergelijken met nu. We zijn bijna 3 maanden dicht geweest en hebben nu een zeer beperkte capaciteit. De regelgeving verandert zoveel, dat je aan het anticiperen blijft. We hebben echt al heel veel protocollen gehad, die 3 dagen later alweer gedateerd waren.
Wanneer heb jij een geslaagde dag?
Ik heb een geslaagde dag als mensen blijer naar huis gaan als dat ze binnenkwamen. Volledig ontzorgd zijn en we onverwachts nét dat beetje extra hebben kunnen bieden.
Welke ervaring is je tot de dag van vandaag bij gebleven?
Dat was eind 2018. De verbouwing was bijna klaar, maar vanwege omstandigheden hadden we een groep van de Omgevingswet die 3 dagen van tevoren vertelde dat ze in plaats van 1 zaal, 10 zalen nodig hadden en we zaten volledig vol! Dus toen hebben we vervroegd het nieuwe deel open gedaan en heel hard gewerkt om dat voor elkaar te krijgen. We hadden op 3 plekken in Hoog Catharijne mensen staan om de gasten naar de goede plek te begeleiden. Uiteindelijk is die dag super gelopen en waren de gasten enorm blij en waren ze vereerd dat ze als eerste in het nieuwe gedeelte mochten.
Wat voor ambities heb je voor Aristo meeting center?
Aristo is een bedrijf waar je veel kansen kunt krijgen als je er hard voor werkt. Ik zou het leuk vinden om meer locatie overkoepelend werk te doen.
Wat maakt Aristo voor jou Aristo?
Aristo doet er alles aan om mensen te ontzorgen en iedereen van alle gemakken te voorzien, zodat de trainers, deelnemers en alle gasten zich kunnen focussen op de inhoud en het pand weer een beetje wijzer kunnen verlaten.
