In een vergadering of overleg speelt veel meer dan wat deelnemers alleen zeggen. Non-verbale communicatie speelt misschien nog wel een belangrijkere rol. Veel emoties, vooroordelen, invloeden van buitenaf blijven onder de tafel. Hoe weet je wanneer je hier aandacht aan moet besteden? Ik ga in dit artikel in op de drie fasen om ervoor te zorgen dat wat onder tafel broeit, ook boven tafel komt, waardoor effectief vergaderen een stuk makkelijker wordt.
Samenvatten wat niet wordt gezegd
Ergens broeit het in de vergadering en je kunt je vinger niet goed op de zere plek leggen. Afspraken komen niet goed uit de verf en je twijfelt of iedereen even eerlijk en open is. Hoe weet je wanneer je aandacht moet besteden aan het gevoel dat er wat onder tafel speelt wat niet gezegd wordt? Daarvoor bestaat een belangrijk signaal: ergernis. Afspraken worden niet nagekomen, herhalende discussies treden op of een of meerdere deelnemers vertonen irritant gedrag. Het ongezegde boven tafel krijgen, is in drie fasen te leren:
Effectief vergaderen fase 1: kijk goed en beschrijf het patroon
Merk je dat er ergernis is, kijk en luister dan goed naar wat er gebeurt in de groep. Laat je daarbij niet afleiden door de ergernis zelf. Gebruik die alleen als startsignaal om de patronen in het groepsgedrag te observeren. Praten er bijvoorbeeld maar twee deelnemers en is de rest stil? Zit iedereen onder uitgezakt uit het raam te turen? Worden bepaalde argumenten steeds herhaald? Of is iedereen veel stiller dan gewoonlijk?
Als dat zo is, toon dan lef en deel je observaties met de groep. Beschrijf dan zo neutraal mogelijk wat je ziet of hoort: “Valt het jullie ook op dat …?” Zo geef je feedback aan de groep. Daarna stel je een open vraag, zoals: “Wat denken jullie dat dit betekent?” Meestal valt er dan een stilte. Iedereen is aan het denken gezet en het patroon is doorbroken.
Laat het daar in eerste instantie bij en wacht geduldig af. Ook als de groep jou verwachtingsvol aankijkt. Jij hebt je werk gedaan. Vertrouw erop dat de anderen jouw signaal zullen oppakken als ze het ook niet lekker vinden lopen in de vergadering. Doen ze dat niet, dan hebben ze er blijkbaar niet genoeg last van. Dan heeft het ook geen zin dat je zelf doorzet. Bovendien: je bent nog aan het leren. Zorg eerst maar eens dat je fase 1 goed beheerst, de eerste stap in effectief vergaderen.
Effectief vergaderen fase 2: toon lef en deel je conclusies
Oefen eerst een tijdje met alleen het bespreekbaar maken van patronen. Het is tijd voor de volgende stap in effectiever communiceren als je merkt dat je timing en beschrijvingen steeds vaker aanslaan. Voeg dan een volgende keer de mogelijke oorzaak toe van het door jou geconstateerde patroon. Laat je beschrijving eens volgen door wat jij denkt dat er aan de hand is.
Breng dat in eerste instantie in vragende vorm, bijvoorbeeld: “Ik merk dat iedereen stiller is dan gewoonlijk, zou dat kunnen komen omdat ...?” Vragen wekken meestal minder weerstand op dan stellingen en zo creëer je voor jezelf nog ruimte om fouten te maken.
Wees niet teleurgesteld als anderen jouw conclusie niet delen. De reactie van de anderen helpt je bij je leerproces. Je vraag zorgt er immers voor dat ze jou vertellen wat de oorzaak wél is. Daardoor zal je een volgende keer beter in staat zijn om aan te sluiten bij wat er echt aan de hand is in de groep.
Delen anderen steeds vaker je in vraagvorm gestelde conclusies, heb dan het lef om je conclusie eens als stelling te poneren: "Ik zie dat sommige gespreksdeelnemers regelmatig op het scherm van hun telefoon zitten te kijken. Volgens mij vindt niet iedereen dit onderwerp interessant."
Wekt je stelling geen weerstand op, dan zorgt die voor versnelling. Want een stelling gaat recht op het doel af. De vraagvorm gebruikte je eerder alleen als omtrekkende beweging, om weerstand te voorkomen. Nu je hebt geleerd dat je vaak goed zit, mag je vertrouwen op je conclusie. Je bent ervaren geworden in het opmerken wat er onder de tafel zit en bent een pro aan het worden in effectief vergaderen. Toch blijft het verstandig te checken of je het goed hebt gezien: “Delen jullie mijn conclusie?” Zo'n vraag helpt je om er nog beter in te worden.
Effectief vergaderen fase 3: vertrouw op je vaardigheden en breid je samenvatting uit
Je observaties zijn goed en je conclusies over wat er onder de tafel zit zijn meestal raak. Nu wordt het tijd om je vaardigheden ook in te zetten bij de afsluiting van onderwerpen, op het moment dat samenvatten nodig is. Dit is de laatste fase van je leerproces: samenvatten wat niet wordt gezegd, om zo effectiever te kunnen gaan communiceren.
Hoe je dat doet? Kijk nog eens naar het voorbeeld aan het begin van dit artikel. Had de gedegen inhoudelijke samenvatting daar rust gebracht, dan was je klaar geweest. Nu werkte dat niet zo, ze bracht in ieder geval geen rust bij jezelf. Dan is het wenselijk je samenvatting wat verder uit te breiden.
Bijvoorbeeld met een beschrijving van het patroon: “Ik krijg geen enkele reactie op mijn samenvatting.” Een vraag kan ook: “Betekent dit dat jullie het er niet helemaal mee eens zijn?” Of een stelling: “Ik krijg de indruk dat we te snel tot afspraken zijn gekomen.” En je sluit ook dan weer af met de vraag: “Klopt dat?”.
De reacties op die vraag zullen je helpen beoordelen of je met een gerust hart het onderwerp kunt afsluiten. Een belangrijke stap in effectief vergaderen! Ook hier geldt: het is niet erg als de anderen je samenvatting of conclusie niet delen. Het is alleen een duidelijk signaal dat je nog niet met elkaar op één lijn zit.
Voorkom weerstand tijdens je vergadering
Elke vergadering is gebaat bij een goede samenvatting. Een essentieel onderdeel van effectief vergaderen, is wel gebleken! Vaak wacht iedereen daarvoor op de voorzitter, maar elke individuele deelnemer aan de vergadering zou zich er verantwoordelijk voor mogen voelen. Want iedereen kan leren samenvatten. Veel meer dan goed kijken en luisteren, vertrouwen en geduld, en een beetje lef zijn daar niet voor nodig.
Dat lef kan ervoor zorgen dat je tegen weerstand aanloopt tijdens je vergadering. Het is dan de kunst om de weerstand om te buigen naar een productieve dialoog. In ons gratis e-book Omgaan met weerstand tijdens vergaderen ontdek je hoe je effectief omgaat met lastige situaties en een nieuwe dimensie kan geven aan effectief vergaderen!
