Alle dynamische ontwikkelingen die de wereld in beweging brengen, zorgen ook voor een verandering in het vergaderlandschap. Bijblijven met deze veranderingen is dan ook onvermijdelijk, of je nu dagelijks vergaderingen organiseert of regelmatig voorzitter bent van allerlei meetings. Een van deze veranderingen is zonder twijfel het papierloos vergaderen. Een van dé vergadertrends voor 2022! Lees in dit artikel wat papierloos vergaderen nu precies inhoudt en hoe je het zelf in de praktijk kunt inzetten.
Papierloos = groener
Hand-outs, instructies op een flip-over, aantekeningen in een notitieboek, ooit dachten we dat deze niet meer weg te denken zijn tijdens een vergadering. Inmiddels zijn we ons bewuster van de nadelige effecten van ontbossing en ontstaan er mooie initiatieven die papierloos vergaderen mogelijk maken. Bovendien werkt papierloos vergaderen ook nog eens efficiënter! Documenten worden vooraf online met elkaar gedeeld, notities worden op een uitwisbare flip-over vastgelegd en gedigitaliseerd en eventuele notulen worden digitaal geregistreerd.
"15 pakken papier staat gelijk aan één boom!”
Papierloze hulpmiddelen
Vergaderen betekent vaak veel aantekeningen maken, niet alleen door de notulist maar ook door de deelnemers zelf. Een invasie aan notities dus! Om over te kunnen gaan naar papierloos vergaderen, zijn er handige hulpmiddelen die het je makkelijk maken om papierloos notities te maken.
Wat dacht je van de Bambook Flip-ever, een herbruikbare flip-over? Doordat de zeven flip-overvellen uitwisbaar zijn en daardoor eindeloos herbruikbaar, wordt jouw vergadering milieuvriendelijk, kostenbesparend én AVG-proof. Combineer de Flip-ever met de Bambook sticky notes, de gekleurde uitwisbare post-its, om notities nog meer op te laten vallen en te groeperen.
Of laat je deelnemers een Bambook-notitieboek gebruiken, een uitwisbaar whiteboardschrift. Alle aantekeningen die de voorzitter wil delen of de deelnemer wil bewaren, digitaliseert hij snel en eenvoudig met de gratis Bambook-app.
Wil je het gemak van de Bambook Flip-ever en de sticky notes zelf een keer uitproberen? Boek dan een Aristo-ruimte in Utrecht Lunetten of Amsterdam en ervaar het zelf!
“Bij steeds meer consumenten neemt het vertrouwen in merken toe als deze laten zien dat ze een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij.”
Handige tools en apps
Als je ‘all the way’ wil gaan, zijn er verschillende aanbieders van vergadersoftware en ondersteunende apps die het papierloos vergaderen faciliteren. Zo is er volledige software die zich specifiek op het vergaderproces richt zoals Notulen Software, Petear, iBabs en Arrix. Maar er zijn ook veel handige mobiele apps als je op kleine schaal wil beginnen met papierloos vergaderen:
- Bambook-app (Android en iPhone): nadat je jouw Bambook-whiteboardschrift of Flip-ever hebt gevuld met ideeën en notities, gebruik je de app om je creaties te digitaliseren en delen.
- Xodo PDF reader (Android en iPhone): maak intuïtief aantekeningen op een pdf-document.
- Squid (Android): maak van je telefoon of tablet een virtueel whiteboard. Schrijf net zoals op papier met behulp van de actieve pen, de stylus pen of je vinger.
- Otter (Android): neem de audio van de vergadering op, laat deze automatisch uitschrijven en nodig deelnemers uit om notities te bewerken en highlighten.
Hopelijk ben je door dit blogartikel gestimuleerd om ook papierloos te gaan vergaderen, zodat we samen de vergaderbranche een stukje groener maken! Wil je weten welke trends in de vergaderbranche Aristo nog meer verwacht voor 2022? Download dan snel het Ebook Dé vergadertrends voor 2022 en laat je verder inspireren!
