Werk jij al met break-out rooms? Break-out rooms worden ook wel brainstormruimtes genoemd. In face-to-face en online meetings worden break-out rooms vaak ingezet. Er zitten nou eenmaal veel voordelen aan het werken in kleine groepjes. Lees in deze blog waarom dit zo goed werkt en hoe je het toepast in jouw bijeenkomst.
Een brainstormsessie zonder break-out room…
Het begin van je brainstormsessie…. Er zijn 25 deelnemers en jij begint je verhaal. Je vertelt enthousiast wat het doel is van de sessie, wat jouw ideeën zijn en hoe fijn je het vindt dat er 25 deelnemers zijn. Er zijn verschillende stellingen waar een oplossing voor geformuleerd moet worden.
Je begint aan de eerste stelling, er zijn ongeveer 5 personen die vol overtuiging hun mening geven over jouw stelling. Er wordt soms door elkaar heen gepraat en er is enkel interactie tussen deze 5 deelnemers. Dit is een typisch voorbeeld van een brainstormsessie waar break-out rooms geen overbodige luxe zijn.
Wat gebeurt er nu? De 5 personen zijn ‘dapper’ genoeg om hun mening te geven. De andere 20 hebben zo hun eigen persoonlijke redenen waarom zij niet deelnemen aan het gesprek. Splits de groep op in break-out rooms met maximaal 4 personen en je zult zien dat er veel meer interactie is.
Start het gebruik van break-out rooms
Start je brainstormsessie altijd in een plenaire vorm. Geef duidelijkheid over de stellingen, het doel, eventuele obstakels en geef je praktische informatie over de break-out sessies.
Verdeel hierna de groep in kleine groepjes (ik houd altijd maximaal 4 personen aan). Geef het groepje een onderwerp, een tijdslimiet, eventuele faciliteiten om hun ideeën op te schrijven en vertel hoe ze hun idee mogen presenteren.
Effectieve break-out technieken
Hoe kun je een break-out sessie optimaal benutten? Min tip: kies een geschikte break-out techniek die past bij jouw onderwerp. Deze effectieve techniek heet niet voor niets ‘break-out’; de bedoeling is om van de veilige paden af te gaan. Hieronder een aantal voorbeelden van bruikbare technieken:
- Een brainstorm over een onderwerp in combinatie met een whiteboard of een brainstormmuur;
- Vindt de break-out sessie online plaats, gebruik dan handige Miro-templates om creatieve ideeën te genereren en vast te leggen;
- Een vertaling naar de praktijk na een presentatie;
- Samen een tekening of een collage maken op het whiteboard;
- Een rollenspel in subgroepen waardoor het onderwerp van alle mogelijke kanten wordt belicht;
- Een casus uit laten werken;
- Geef een subgroepje een puzzel, een challenge to crack;
- Laat deelnemers eerst zelf in een onderwerp duiken in subgroepjes voor je uitleg geeft (zo kun je voorkennis activeren);
- Of laat deelnemers zelf een (korte) presentatie voorbereiden.
De eerste break-out rooms zijn klaar
De break-out rooms worden goed benut, de gesprekken zijn op stoom en de eerst mogelijke oplossingen krijgen vorm. In deze situatie heb je twee opties:
- Terug naar de plenaire vergadering en de oplossingen bespreken;
- Break-out room groepjes combineren.
Mijn voorkeur gaat uit naar optie 2. Je connect verschillende subgroepen met elkaar. Hierdoor worden de kleine groepjes nog eens getriggerd om kort en bondig hun oplossing te presenteren. Daarnaast is er de mogelijkheid om feedback te geven op elkaars stellingen. Deze feedback is persoonlijk én extreem bruikbaar. Zo kom je samen tot het beste resultaat.
Nadat de subgroepen aan elkaar hun best practices hebben gedeeld, kun je daarna weer naar de plenaire meeting. Iedereen pitcht zijn of haar uitkomst en het gesprek met de gehele groep begint.
Brainstormen bij Aristo meeting center
Deze tips geven je een vliegende start voor het organiseren van je eerste break-out sessie. Ben je op zoek naar een geschikte locatie waar je gemakkelijk inspirerende break-out rooms kunt gebruiken? Kom dan vrijblijvend kijken op een van de Aristo locaties in Amsterdam, Eindhoven, Utrecht CS of Utrecht Lunetten. Met bijna 40 jaar ervaring in de vergader- en trainingsbranche weten wij precies hoe we samen tot de perfecte brainstorm kunnen komen. Vraag hieronder een rondleiding aan en kom sfeer proeven.
