Een heidag is een inspirerende manier van vergaderen. Je vergadert op een externe locatie, met een ongewone aanpak. Je treedt als het ware uit je meeting-comfort-zone. De afgelopen jaren zagen we dat managers en leidinggevenden kennis maakten met de voordelen van een heisessie. Inmiddels zijn er ook steeds meer teams die deze vergadertechniek omarmen. Benieuwd hoe je in 5 stappen de perfecte heidag organiseert? Lees snel verder!
Bij het organiseren van een heidag stel je het doel van je vergadering vast. Zorg voor focus: less is more! Wat moet de heisessie opleveren en hoe ga je dit bereiken? Als je deze vraag kunt beantwoorden heb je het doel vastgesteld. Heb je hulp nodig bij het bepalen van je vergaderdoel? Lees dan de blog ‘Eerste hulp bij het kiezen van vergaderdoelen’. Deel voorafgaand aan de heidag het doel en de vergaderonderwerpen met je deelnemers, want een goede voorbereiding is het halve werk.
Stap twee van een heidag organiseren is een geschikte, externe locatie vinden. De locatie moet passen bij het doel van de meeting en je creativiteit bevorderen. Denk out-of-the-box, is je meeting geschikt voor op de heide, in een kasteel of de binnenstad? Of combineer je liever comfort met een inspirerende locatie, dan kan een work & play-ruimte jouw perfecte locatie zijn. Je kiest dan voor een vergaderzaal die speels is ingericht met ontspanningsmogelijkheden. Check onze work & play-zaal binnen Aristo meeting center.
Bij de ideale heidag hoort ook ontspanning of een activiteit. Activiteiten zijn er genoeg. Het belangrijkste is om uit te zoeken welke activiteit bij jouw heidag past.
- Hoeveel tijd is er voor een activiteit?
Dit is de eerste stap voor het vinden van een geschikte activiteit. Je hebt activiteiten die kort zijn, maar wel net zo leuk. Een lunch, spel, wandeling of een potje tafelvoetbal kan al voor ontspanning zorgen.
- Het doel van je heidag is bepalend voor de activiteit.
Worden er knopen doorgehakt? Denk je dat er heftige discussies ontstaan? Zorg dan voor een activiteit die gericht is op teambuilding. Heeft je vergadering een specifiek thema? Zorg dan dat de activiteit aansluit bij dat thema, bijvoorbeeld in de vorm van een educatieve workshop.
- Wat is het budget voor een activiteit?
Als je een budget hebt, maakt dit je zoektocht iets makkelijker. Geen budget is ook geen probleem. Een wandeling of een spel zorgt al voor een gezonde dosis ontspanning.
Structureer niet te veel, de heisessie wordt vormgegeven door alle aanwezigen. Het speelse verloop van discussies, een teamactiviteit waar je je collega’s echt leert kennen, andere vergadertechnieken en een prettigere sfeer. Dit hoort allemaal bij een heidag.
Hoe geef je een kickstart aan ‘anders vergaderen’? Begin niet met de standaard rondvraag, maar vraag aan je deelnemers wat ze verwachten. Vraag waar ze denken dat de knelpunten van de vergadering zitten. Gebruik geen standaard vergadertechniek, stel bijvoorbeeld voor om in groepjes een specifiek agenda-onderwerp te bespreken. Kortom, verander de opbouw van je vergadering voor een bijzonder effect. Heb je inspiratie nodig voor een prikkelende kickstart? Lees dan de blog ‘5 Originele manieren voor een meeting kick-off’.
Een heidag organiseren is spannend, er wordt van de normale vergaderkoers afgeweken. Als organisator weet je dus niet precies hoe de heidag gaat lopen. Een ding blijft gelijk aan vergaderingen: evalueren. Wat vonden de deelnemers vernieuwend aan de heisessie? Was er voldoende comfort? Is het doel van de vergadering behaald? Welke toevoegingen hebben je deelnemers voor de volgende sessie? Probeer kort, eerlijk en positief te evaluaren. Heb je goede tips ontvangen, zorg er voor dat je de tips verwerkt voor de volgende heidag.
Wees niet te star en houd het losjes, een heidag is leuk voor alle deelnemers. Spanning voorafgaand aan een heisessie is normaal, er staat nou eenmaal nog niet zoveel vast. Dit hoort allemaal bij een heidag en zorgt ervoor dat er ruimte is om iets nieuws te laten ontstaan.
Maak je geen zorgen, jij bent dé meetingexpert. Je organiseert feilloze vergaderingen en weet precies hoe je schakelt met een vergaderlocatie. Toch zijn er valkuilen waar zelfs meetingexperts intrappen. Ben jij al bekend met deze valkuilen? Download hieronder het Ebook - 'De 5 valkuilen van een meetingexpert' en organiseer de perfecte heidag.