Insider, Vergaderen, Organiseren • 5 min leestijd

Hoe kun je het beste een vergadering leiden

Dinnemarie Dresen op 12 maart, 2020

Een vergadering leiden is geen gemakkelijke opgave. In deze blog lees je alles over het leiden van een vergadering. Een goede vergadervoorzitter word je niet zomaar. Jij bent de bepalende factor betreft de effectiviteit, de tijdsplanning, het overzicht en de sfeer van de vergadering. No pressure! Hieronder hebben we tips voor je om gemakkelijk een vergadering te leiden. 

Binnenkort een vergadering organiseren? Download hier de vergaderchecklist, een goede voorbereiding is het halve werk! 

Effectiviteit bewaken

Als jij de vergadering gaat leiden ben je de grondlegger van de effectiviteit van de vergadering. Als voorzitter is het dan ook van belang dat je uitermate goed bent voorbereid. Je weet alle ins- en outs van de agenda onderwerpen, bent bekend met de deelnemers en hun belangen. Een goede voorbereiding is het halve werk bij het leiden van een vergadering. Zorg dat je deelnemers zich kunnen voorbereiden, deel de vergaderagenda, locatie en aanvangstijden een week van tevoren. 

Tijdsplanning 

Om een vergadering in goede banen te leiden is een tijdsplanning een prettige houvast. Een tijdplanning op basis van geprioriteerde agenda onderwerpen is vaak succesvol. Mocht een belangrijk onderwerp meer tijd nodig hebben dan gedacht, ben dan niet bang om een minder belangrijk onderwerp te parkeren voor een volgende meeting. Moeten alle agenda onderwerpen besproken worden? Wees dan streng en beperk discussies.

Overzicht bewaren

Wanneer er een heftige discussie wordt gevoerd is het gewenst dat je als voorzitter een samenvatting geeft over de voor- en tegenargumenten. Je herhaalt de kernwoorden in enkele zinnen en trekt een conclusie. Een conclusie kan een besluit zijn, een afspraak of de discussie kan later vervolgd worden. Terwijl je een vergadering aan het leiden bent, is duidelijkheid voor je deelnemers cruciaal. Een samenvattend verhaal aan het einde van ieder agendaonderwerp zorgt voor duidelijkheid. 

Sfeer en vriendelijkheid

Het zorgen voor een prettige en veilig sfeer hoort bij jouw taak als je een vergadering gaat leiden. Deelnemers moeten het gevoel hebben dat ze hun mening mogen geven. Wanneer er maar enkele deelnemers discussies voeren is het jouw taak om ook de terughoudende deelnemers een kans te geven om deel te nemen aan het gesprek. Kortom stel mensen op hun gemak, ondersteun waar nodig en ben vriendelijk. 

Alles op een rijtje

Hopelijk kun je deze tips toepassen voor het leiden van je vergadering. Als voorzitter van de vergadering heb je vaak ook de taak om de vergadering te organiseren. Wanneer je een vergadering op externe locatie organiseert zijn er 101 dingen waar je aan moet denken. Het is daarom ook niet gek dat je dan weleens iets vergeet. Download hier je vergaderchecklist en zorg dat niets je ontgaat! Op naar de perfect georganiseerde vergadering onder leiding van jou!

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!