Een vergadering leiden is geen gemakkelijke opgave. In deze blog lees je alles over het leiden van een vergadering. Een goede vergadervoorzitter word je niet zomaar. Jij bent de bepalende factor voor wat betreft de effectiviteit, de tijdsplanning, het overzicht en de sfeer van de vergadering. No pressure! Hieronder hebben ik een aantal tips voor je om moeiteloos een vergadering te leiden.
Effectiviteit bewaken
Als jij een vergadering leidt, mag je jezelf realiseren dat je de grondlegger bent van de effectiviteit van de vergadering. Als voorzitter is het dan ook van belang dat je uitermate goed bent voorbereid. Je weet alle ins- en outs van de agendaonderwerpen, bent bekend met de deelnemers en hun belangen. Een goede voorbereiding is het halve werk als je een vergadering moet leiden. Zorg dat je deelnemers zich kunnen voorbereiden, deel de vergaderagenda, vergaderlocatie en aanvangstijden een week van tevoren.
Een tijdsplanning als houvast
Om een vergadering in goede banen te leiden, is een tijdsplanning een prettige houvast. Een tijdplanning op basis van geprioriteerde agendaonderwerpen is vaak succesvol. Mocht een belangrijk onderwerp meer tijd nodig hebben dan gedacht, ben dan niet bang om een minder belangrijk onderwerp te parkeren voor een volgende meeting. Moeten alle agendaonderwerpen besproken worden? Wees dan streng en beperk discussies.
Bewaar het overzicht
Wordt er een heftige discussie gevoerd, geef dan als voorzitter een samenvatting over de voor- en tegenargumenten. Je herhaalt de kernwoorden in enkele zinnen en trekt een conclusie. Een conclusie kan een besluit zijn, een afspraak of de discussie kan later vervolgd worden. Terwijl je een vergadering aan het leiden bent, is duidelijkheid voor je deelnemers cruciaal. Een samenvattend verhaal aan het einde van ieder agendaonderwerp zorgt voor die duidelijkheid.
Zorg voor de juiste sfeer
Het zorgen voor een prettige en veilig sfeer hoort bij jouw taak als je een vergadering leidt. Deelnemers moeten het gevoel hebben dat ze hun mening mogen geven. Wanneer er maar enkele deelnemers discussies voeren, is het jouw taak om ook de terughoudende deelnemers een kans te geven om deel te nemen aan het gesprek. Kortom, stel mensen op hun gemak, ondersteun waar nodigen ben vriendelijk. Zo wordt een vergadering leiden een makkie!
Alles op een rijtje
Hopelijk kun je deze tips toepassen bij alle keren dat je een vergadering moet leiden. Als voorzitter van de vergadering heb je vaak ook de taak om de vergadering te organiseren. Als je een vergadering op een externe locatie organiseert, zijn er 101 dingen waar je aan moet denken. Het is daarom ook niet gek dat je dan weleens iets vergeet. Download hier je vergaderchecklist en zorg dat niets je ontgaat! Op naar de perfect georganiseerde vergadering onder leiding van jou!
P.S. Heb je wel eens gedacht aan het organiseren van een vergadering bij Aristo meeting center in in Amsterdam, Eindhoven, Utrecht CS of Utrecht Lunetten?
