Het liefst zie je iedereen tijdens een vergadering lekker actief meedoen. Helaas verschilt dit in de praktijk nog wel eens. De één heeft het eigenlijk te druk voor deze vergadering en de ander lijkt zijn tijd ‘uit te zitten’. Hoe zorg je er nu voor dat iedereen lekker fanatiek meedoet? Ik geef je graag tips en tricks om je deelnemers te prikkelen zodat ze, jawel: interactief vergaderen!
Doorbreek de routine
Doe eens iets anders! Door een andere twist aan je vergadering te geven, verrijk je mensen wellicht met nieuwe inzichten. Hierbij kun je denken aan kleine dingen zoals een andere vergaderopstelling, maar ook grotere veranderingen zoals een totaal andere vergaderlocatie. Of combineer de vergadering eens met een gezonde lunch. Het idee is om je deelnemers uit hun vaste werkritme te krijgen. Pas dan krijg je de beste ideeën boven tafel!
Huh? De rondvraag doe je toch pas aan het einde? Ook hier ligt weer een interessante reden aan ten grondslag. Wist je dat als iemand bij de start van de vergadering al begint met praten, de rest van de vergadering sneller de neiging heeft om van zich te laten horen? Bovendien laat je passieve personen zich veilig voelen om iets te zeggen.
Een hele vergadering blijven zitten, is na het lezen van dit blog verleden tijd. Een beetje beweging tussen de actiepunten door zorgt ervoor dat je fris blijft. Dit kan simpel door van zitplek te veranderen of een paar minuten buiten een luchtje te scheppen. Persoonlijk vind ik staand vergaderen een mooi alternatief.
Naast de oren, prikkel je ook de ogen. Door een extra zintuig te prikkelen vergroot je de aandacht en betrokkenheid. Het is super handig om te werken met een digitale flipover, scrum- of whiteboard met diverse kleuren post-its. De inhoud van de meeting is dan voor iedereen zichtbaar, het geeft meer inzicht en versterkt het gevoel om samen tot oplossingen en verbeteringen te komen.
Bij veel meetings staan er teveel actiepunten op de agenda in de tijd die beschikbaar is. Als je wilt dat iedereen actief blijft, raad ik je aan om de vergadering maximaal 1,5 uur te laten duren. Na 1,5 uur beginnen deelnemers op de klok te kijken en zijn ze niet meer bereid om nieuwe ideeën te opperen of op anderen te reageren. Lees meer tips om zo effectief mogelijk te vergaderen.
Met al deze handige tips ben je er helemaal klaar voor om interactief te vergaderen! Wij hoeven jou als vergaderexpert vast niet te vertellen dat bij het organiseren van een meeting veel komt kijken. Toch zijn er valkuilen waar zelfs vergaderexperts en externe locaties tegenaan lopen. Wil je weten wat deze valkuilen zijn? Download dan het Ebook en zorg dat je er niet intrapt. Organiseer die perfecte meeting!