Vergaderen • 5 min leestijd

Tips voor een effectieve vergadering

Dinnemarie Dresen op 12 november, 2018

Effectief vergaderen. Het is makkelijker gezegd dan gedaan. Iedereen die ooit een vergadering heeft georganiseerd en geleid zal dit kunnen beamen. Bij veel vergaderingen worden teveel randzaken besproken in plaats van tot de kern te komen. Voorkom onnodig én te lang vergaderen met de handige tips hieronder. Zorg ervoor dat vergaderen tijdbesparend in plaats van tijdrovend wordt!

Tip 1: Vergader buiten de deur!  
Een vergadering buiten de deur stimuleert de creativiteit van je vergaderleden. Een andere locatie kan inspirerend werken en nieuwe ingevingen bevorderen. Bij Aristo meeting centers hebben wij vergaderruimtes waar aan alles is gedacht: genoeg lichtinval, gratis WiFi, goede akoestiek en schrijfmaterialen. Alle faciliteiten zijn in huis, zodat jij je op de inhoud kunt focussen. Bovendien heb je op een andere vergaderlocatie geen afleiding van andere collega’s die jouw hulp nodig hebben.

Tip 2: Vasthouden aan de vergaderagenda
Voor veel vergaderingen is dit het moeilijkste onderdeel. Over sommige punten wordt te lang gesproken waardoor je in tijdsnood komt met je vergadering. Dit maak je veel gemakkelijker door voorafgaand aan de vergadering een tijdsplanning te maken. Hiermee breng je structuur in je vergadering.

Tip 3: Effectief vergaderen is zo kort mogelijk vergaderen
Om een vergadering zo kort mogelijk te houden vereist discipline. Probeer in gedachten te houden om regelmatig besproken onderwerpen samen te vatten, snel knopen door te hakken en verlies het doel van de vergadering nooit uit het oog. Denk er bovendien aan om spraakzame personen een beetje af te remmen en luisteraars meer aan het woord te laten.

Tip 4: Voorkom een vergaderdip
Wanneer je té lang over bepaalde onderwerpen blijft doorvergaderen kan er zomaar eens een vergaderdipje insluipen. Dit moet je zien te voorkomen, want je wilt natuurlijk vergaderen met mensen die gefocust zijn en actief meedenken. Op tijd pauzeren is hierbij cruciaal. Pauzeer in een andere omgeving als de vergaderruimte, zo krijgt iedereen even de mogelijkheid om de besproken onderwerpen te laten bezinken en weer fris en fruitig terug te keren in de vergadering.

Tip 5: Scrum it!
Heb jij ooit al eens gehoord van scrummen? Scrummen is het nieuwe vergaderen. Het is een snelle en efficiënte manier van vergaderen. Een project wordt onderverdeeld in kleine stukken die in een bepaald tijdsbestek uitgevoerd moeten worden. Nieuwsgierig naar deze nieuwe manier van werken? Lees hier alles over scrummen!

Effectief vergaderen doe je bij de Aristo meeting centers in Amsterdam, Eindhoven en Utrecht. Kies je voor een scrumruimte voor 10 personen of een vergaderzaal voor 50 personen? Geef jouw voorkeuren aan ons door en we denken met je mee voor de best bijpassende ruimte. Neem hier contact met ons op, we helpen je graag verder!

Spreek met onze meeting specialist! 

 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!