Effectief vergaderen, het is makkelijker gezegd dan gedaan. Als je ooit een vergadering hebt georganiseerd en geleid, zal je dit ongetwijfeld beamen. Bij veel vergaderingen worden teveel randzaken besproken in plaats van tot de kern te komen. Voorkom onnodig én te lang vergaderen met de handige tips hieronder. Zorg ervoor dat vergaderen tijdbesparend in plaats van tijdrovend wordt!
Tip 1: Vergader buiten de deur!Een vergadering buiten de deur stimuleert de creativiteit van je vergaderleden. Een andere vergaderlocatie bevordert inspirerend werken en nieuwe ingevingen. Bij Aristo meeting center hebben wij vergaderruimtes waarin aan alles is gedacht: genoeg lichtinval, gratis WiFi, goede akoestiek en de juiste technische middelen zoals een hybride set. Alle faciliteiten zijn in huis, zodat jij je op de inhoud kunt focussen. Bovendien heb je op een andere vergaderlocatie geen afleiding van andere collega’s die jouw hulp nodig hebben.
Tip 2: Houd vast aan de vergaderagenda
Voor veel vergaderingen is dit het moeilijkste onderdeel. Over sommige punten wordt te lang gesproken waardoor je in tijdsnood komt met je vergadering en andere belangrijke onderwerpen niet aan bod komen. Of je bent beland in een vergadering waarvan niemand echt weet wat de bedoeling is. Voorkom dit door voorafgaand aan de vergadering een vergaderagenda met vergaderdoelen te maken. Hiermee breng je structuur in je vergadering en wordt effectief vergaderen een stuk eenvoudiger.
Tip 3: Vergader zo kort mogelijk
Effectief vergaderen is ook zo kort mogelijk vergaderen, wat discipline vereist. Probeer regelmatig besproken onderwerpen samen te vatten, snel knopen door te hakken en verlies het doel van de vergadering nooit uit het oog. Denk er bovendien aan om spraakzame personen een beetje af te remmen en de luisteraars meer aan het woord te laten.
Tip 4: Voorkom een vergaderdip
Wanneer je té lang over bepaalde onderwerpen blijft doorvergaderen, kan er zomaar eens een vergaderdipje insluipen. Dit moet je zien te voorkomen, want je wilt natuurlijk vergaderen met mensen die gefocust zijn en actief meedenken. Op tijd pauzeren is hierbij cruciaal. Pauzeer in een andere omgeving als de vergaderruimte, zoals in het restaurant van de vergaderlocatie. Of ga tijdens de lunchpauze naar buiten voor een frisse neus of walking lunch zoals met Aris-to-go. Zo krijgt iedereen even de mogelijkheid om de besproken onderwerpen te laten bezinken en weer fris en fruitig terug te keren in de vergadering. Wist je trouwens dat je met brainfood ook de productiviteit van je vergadering kunt verhogen?
Tip 5: Scrum it!
Heb jij ooit al eens gehoord van scrummen? Scrummen is het nieuwe vergaderen. Het is een snelle en efficiënte manier van vergaderen. Een project wordt onderverdeeld in kleine stukken die in een bepaald tijdsbestek uitgevoerd moeten worden. Nieuwsgierig naar deze nieuwe manier van werken en vergaderen? Lees hier alles over scrummen!
Kies de juiste vergaderopstelling!
Wist je dat de juiste zaalopstelling ook bijdraagt aan effectief vergaderen? Het belang hiervan wordt vaak onderschat bij bijeenkomsten. De opstelling moet matchen met het doel van de bijeenkomst en aansluiten op de doelgroep. Download het gratis Ebook en ontdek welke vergaderopstelling perfect bij jouw meeting past.
