Vergaderen, tips, Externe locatie • 7 min leestijd

Op deze manier vind je de perfecte vergaderlocatie

Dinnemarie Dresen op 21 november, 2019

Hoe vind je een vergaderlocatie die aan alle eisen voldoet? Nog een betere vraag, waar (en hoe) begin je? Iedere deelnemer heeft andere wensen en de locatie mogelijkheden zijn eindeloos. Er zijn legio organisaties die je proberen te vertellen dat hun locatie de allerbeste is, wij weten wel beter! Alleen jij kunt beslissen wat je wel of niet nodig hebt. Hieronder lees je waar je op moet letten als je op zoek bent naar een geschikte vergaderlocatie.

Waarom een externe locatie?

Een vergadering op locatie heeft voordelen, maar wat zijn die voordelen precies? We hebben ze voor je op een rijtje gezet. Ten eerste is het echt zo dat je door een inspirerende omgeving, nieuwe inzichten krijgt. Kortom je creativiteit wordt gestimuleerd. Ook worden er moeilijke besprekingen of discussies makkelijker ervaren. Waarom? Mensen voelen zich op hun eigen kantoor veilig en hebben hierdoor vaak een meer uitgesproken mening dan op externe locaties. Best logisch toch?

Daarnaast biedt een vergaderlocatie de mogelijkheid om na een vergadering te genieten van een lunch, diner of borrel. Zo kun je een formele vergadering koppelen aan een informele (en vooral gezellige) bijeenkomst. Hier vertel ik meer over verderop in de blog.

Zaalopstelling, wat moet je ermee? 

Een vergadering met een verkeerde zaalopstelling valt ten alle tijden enorm tegen. Maar welke opstelling is dan ideaal? Wat ons betreft is de zaalopstelling afhankelijk van het type vergadering. Hieronder enkele voorbeelden.

- Je hebt een intensief overleg. Het gaat om grote vraagstukken en er moeten beslissingen worden genomen. Oftewel iedereen moet elkaar goed kunnen aankijken en kunnen verstaan. Tevens moeten er aantekeningen gemaakt worden. Een vergader-blok (tafels tegen elkaar, en in een cirkel stoelen eromheen) blijkt dan het meest effectief te zijn.

- Een meeting gericht op een persoonlijke kwestie, waar veel interactie vereist is. Hier werkt een opstelling met tafels juist niet! Tafels zijn dan (letterlijke) blokkades om deel te nemen aan de meeting. Een opstelling met alleen stoelen (het liefst tegenover elkaar in kringvorm) zorgt voor de meeste betrokkenheid.

- Heb je een druk bezochte meeting gepland? Veel deelnemers? Vaak heb je dan ook een vergadering met structuur, iemand leidt de vergadering. De all-time favourite vergaderopstelling is dan de U-vorm. Alle deelnemers hebben 1 focus punt, waardoor de meeting op een prettige manier geleid kan worden. 

Heb je alles zwart-op-wit?

Misschien voor de handliggend maar zorg ten alle tijden voor een schriftelijke bevestiging. Vaak worden er telefonisch boekingen gedaan, daarin kunnen cateringwensen, zaalopstellingen, of prijsafspraken gemaakt worden. Het is dan van belang dat je aangeeft graag een e-mail ter bevestiging te ontvangen. Op deze manier kun je makkelijk een vergelijkingsonderzoek doen naar meerdere locaties. Tevens houd je meer overzicht als je meerdere aanvragen hebt uitstaan. En mocht je een optie definitief willen maken kun je altijd het eerste aanbod terug vinden. Let wel op, wanneer je een optie bij een vergaderlocatie aanvraagt zit hier een deadline aan vast. Houd deze dan ook goed in de gaten. 

Hoeveel invloed heeft een vergaderarrangement? 

Een vergadering combineren met een informele lunch, diner en borrel is bevorderend voor de sfeer. Wanneer je een lange vergadering, of meerdere meetings op een dag hebt, is het vaak voordelig om gebruik te maken van een vergaderarrangement. Niet alleen is zo’n arrangement bedoeld om alle deelnemers te voorzien van een hapje en een drankje ook is het ge-wel-dig voor de organisatie van de vergadering. Je boekt namelijk een all-inclusive arrangement en je weet van tevoren dat er voor alles is gezorgd. De enige taak van de initiatiefnemer is om zich te focussen op de inhoud van de meeting. 

Heb je aan alle 101 dingen gedacht?

Naast de zwart-op-wit bevestiging, een all-inclusive arrangement, of de geschikte zaalopstelling zijn er nog 101 dingen die je graag wilt weten voordat je een externe locatie kiest. Daarom hebben we een handig overzicht gemaakt waarop je meer info kunt vinden over de voorbereiding van een vergadering. Neem vooral een kijkje! 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!