Hoe vind je een vergaderlocatie die aan alle eisen voldoet? Nog een betere vraag, waar (en hoe) begin je? Iedere deelnemer heeft andere wensen en de locatiemogelijkheden zijn eindeloos. Er zijn legio organisaties die je proberen te vertellen dat hun locatie de allerbeste is, maar alleen jij kunt beslissen wat je wel of niet nodig hebt. Hieronder lees je waar je op moet letten als je op zoek bent naar een geschikte vergaderlocatie.
Waarom een externe locatie?
Een vergadering op locatie heeft voordelen, maar wat zijn die voordelen precies? Ten eerste is het echt zo dat je door een inspirerende omgeving, nieuwe inzichten krijgt. Kortom, je creativiteit wordt gestimuleerd.
Bovendien helpt vergaderen op een externe vergaderlocatie de deelnemers om uit hun dagelijkse routine te breken en zich meer te concentreren op de vergadering zelf. Het creëert een gevoel van urgentie en verhoogt de betrokkenheid en productiviteit van de deelnemers.
Een andere toegevoegde waarde is dat een vergaderlocatie de mogelijkheid biedt om na een vergadering te genieten van een lunch, diner of borrel. Zo kun je een formele vergadering koppelen aan een informele (en vooral gezellige) bijeenkomst. Hier vertel ik meer over verderop in de blog!
Zaalopstelling, welke kies ik?
Een vergadering met een verkeerde zaalopstelling vermindert de productiviteit en zorgt voor frustratie. Maar welke opstelling is dan ideaal? Wat ons betreft is de zaalopstelling afhankelijk van het type vergadering. Hieronder enkele voorbeelden:
- Je hebt een intensief overleg. Het gaat om grote vraagstukken en er moeten belangrijke beslissingen worden genomen. Oftewel, iedereen moet elkaar goed kunnen aankijken en kunnen verstaan. Ook moeten er aantekeningen gemaakt worden. Een vergaderblok (tafels tegen elkaar, en in een cirkel stoelen eromheen) blijkt dan het meest effectief te zijn.
- Een meeting gericht op een persoonlijke kwestie, waar veel interactie vereist is. Hier werkt een opstelling met tafels juist
- Heb je een druk bezochte meeting gepland? Veel deelnemers? Vaak heb je dan ook een vergadering met structuur, iemand leidt de vergadering. De all-time favourite vergaderopstelling is dan de U-vorm. Alle deelnemers hebben 1 focuspunt, waardoor de meeting op een prettige manier geleid kan worden.
Heb je alles zwart-op-wit?
Misschien voor de hand liggend maar zorg altijd voor een schriftelijke bevestiging. Vaak worden er telefonische boekingen gedaan, daarin kunnen cateringwensen, zaalopstellingen of prijsafspraken gemaakt worden. Het is dan van belang dat je aangeeft graag een e-mail ter bevestiging te ontvangen.
Op deze manier kun je makkelijk een vergelijkingsonderzoek doen naar meerdere vergaderlocaties. Tevens houd je meer overzicht als je meerdere aanvragen hebt uitstaan. En mocht je een optie definitief willen maken, kun je altijd het eerste aanbod terugvinden. Let wel op, als je een optie bij een vergaderlocatie aanvraagt, zit hier een deadline aan vast. Houd deze dan ook goed in de gaten.
Hoeveel invloed heeft een vergaderarrangement?
Een vergadering combineren met een informele lunch, diner en borrel is bevorderend voor de sfeer. Wanneer je een lange vergadering, of meerdere meetings op een dag hebt, is het vaak voordelig om gebruik te maken van een vergaderarrangement. Niet alleen is zo’n arrangement bedoeld om alle deelnemers te voorzien van een hapje en een drankje, ook is het geweldig voor de organisatie van de vergadering. Je boekt namelijk een allinclusive arrangement en je weet van tevoren dat er voor alles is gezorgd. De enige taak van de initiatiefnemer is om zich te focussen op de inhoud van de meeting.
Hoe zijn de sfeer en uitstraling?
Check of de sfeer en uitstraling van de vergaderlocatie passen bij het doel en de aard van de vergadering. Als het doel van de vergadering bijvoorbeeld is om nieuwe ideeën te genereren of creatieve oplossingen te vinden, dan is een locatie met een inspirerende en creatieve sfeer ideaal. Dit kan een artistieke ruimte zijn, zoals een kunstgalerij of een creatief centrum. Of een hippe, industriële ruimte in een oude fabriek. Deze omgeving stimuleert de deelnemers om buiten de gebaande paden te denken en nieuwe perspectieven te verkennen.
Als de vergadering daarentegen meer formeel en zakelijk van aard is, kan een locatie met een professionele en serieuze uitstraling meer geschikt zijn. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijk conferentiecentrum met moderne en goed uitgeruste vergaderruimtes. Zo’n omgeving helpt de deelnemers zich te concentreren op de zakelijke aspecten van de vergadering en creëert een gevoel van professionaliteit.
Wat zeggen anderen over…..?
Lees recensies en vraag naar referenties van andere organisaties of personen die eerder gebruik hebben gemaakt van de vergaderlocatie. Dit helpt je om een beter beeld te krijgen van de kwaliteit en service van de locatie.
Recensies, ofwel beoordelingen van eerdere gebruikers, geven je waardevolle informatie over verschillende aspecten van de vergaderlocatie. Je komt te weten hoe tevreden andere mensen waren met de faciliteiten, de catering, de service en het algemene verloop van hun vergaderingen.
Het lezen van recensies helpt ook om mogelijke problemen of negatieve ervaringen met de locatie te ontdekken. Als meerdere mensen dezelfde problemen of klachten naar voren brengen, kun je overwegen om een andere vergaderlocatie te kiezen.
Naast het lezen van recensies is het opvragen van referenties van andere organisaties of personen die eerder gebruik hebben gemaakt van de vergaderlocatie ook heel waardevol. Referenties zijn persoonlijke aanbevelingen van mensen die daadwerkelijk ervaring hebben met de locatie. Ze geven je een nog dieper inzicht in de kwaliteit en service van de vergaderlocatie.
Wanneer je referenties opvraagt, kun je vragen stellen over specifieke aspecten waar je meer informatie over wilt hebben. Bijvoorbeeld, hoe was de communicatie met het personeel van de locatie? Hoe goed waren de faciliteiten onderhouden? En waren er eventuele problemen die zijn opgelost door het personeel van de locatie? Heel behulpzame informatie om een goed geïnformeerde beslissing te nemen!
| 💡MeetingReview is een groot platform dat je helpt bij het zoeken, vinden en reserveren van een geschikte vergaderruimte, congreslocatie en zaalhuur voor je volgende evenement. Hoe handig is het dan om reviews te kunnen lezen van eerdere gebruikers van de locatie! Lees de recensies over Aristo: 📌Amsterdam📌Eindhoven📌Utrecht CS📌Utrecht Lunetten |
Heb je aan alle 101 dingen gedacht?
Naast de zwart-op-wit bevestiging, een all-inclusive arrangement, de sfeer, de recensies of de geschikte zaalopstelling zijn er nog 101 dingen waar je aan moet denken bij het organiseren van de perfecte vergadering. Hoe weet je nu zeker dat er achteraf geen verrassingen opduiken en dat je aan alle praktische zaken gedacht hebt? De vergaderchecklist somt alle aandachtspunten op in één document. Download deze gratis checklist, zodat jij volledig ontzorgd bent.
