Hoe je een succesvolle online meeting organiseert? Helaas heb ik geen kant-en-klare oplossing, ik kan je wel adviseren om een online meeting om te buigen naar een hybride variant. Hybride? JA! Combineer online meeten met fysiek om tot een succesvolle online meeting te komen.
Wat is een hybride meeting?
Verantwoord hybride samenkomen is het nieuwe normaal bij Aristo. Ook wij vinden het belangrijk dat jouw bijeenkomsten in deze tijden door kunnen gaan. Online meeten is natuurlijk een ge-wel-dig alternatief, toch groeit de behoefte om weer fysiek samen te komen!
Maak kennis met de hybride bijeenkomst. Simpel gezegd; een deel van de deelnemers is fysiek aanwezig op een van de Aristo locaties en een ander aantal deelnemers neemt online deel door middel van een videoconferentie.
Om een hybride meeting soepel te laten verlopen is enige know how nodig. En dat is precies waar wij bij Aristo goed in zijn. Onze hosts weten alles van online interactie en hybride meeten zodat jij je kan focussen op de inhoud van je bijeenkomst.
Download het Ebook - het nieuwe samenkomen coronaproof hybride meeten en ga aan de slag met je succesvolle online-fysiek meeting
Hoe betrek ik mijn deelnemers online?
De basis voor een succesvolle online meeting is het betrekken van je deelnemers. We hebben een gegeven; puur informatie zenden naar online deelnemers werkt niet! Als je thuis, online een meeting volgt is interactie het allerbelangrijkste.
Online interactie gaat tegenwoordig verder dan vragen ‘Wat vind jij hiervan?’. Er zijn verschillende online tools waardoor je de interactie (en dus de betrokkenheid) van je online deelnemers kunt verhogen.
- Online interactieve quiz; oefening baart kunst. Maak een quiz over de informatie/kwestie van je online meeting.
- Voorstelrondje; Maak hiervan een bijzondere ijsbreker. Hoe? Alle deelnemers mogen enkel 3 woorden over hun eigen leven zeggen. De rest van de groep raad wat die woorden voor de ander betekenen.
- Live Q&A; Heb je een onderwerp behandeld? Maak een aantal pittige vragen en spoor je deelnemers aan om zelf vragen te bedenken en ze ook te beantwoorden.
Meer weten over de sociale betrokkenheid tijdens je online meeting? Klik hier.
De opbouw van je succesvolle online meeting
Jij weet als geen ander dat een online- en fysieke meeting een andere opbouw nodig heeft dan een face2face meeting. Maar wat is nu een opbouw die werkt? Probeer onderstaande opbouw eens, zo kom je erachter wat het beste bij jouw meeting past.
- Discussie starten
Vraag je online deelnemers om hun microfoon aan te zetten en gebruik een uitdagende vraag om een discussie te starten. Wordt het te chaotisch? Laat de deelnemers dan de hand op steken, zo krijg je hetzelfde effect maar met meer rust. - Live voordoen
Iets voordoen is een van de grote voordelen van online meetings. Je kunt gemakkelijk de camera draaien of je scherm delen: maak gebruik van de mogelijkheden, dit is de basis voor een succesvolle online meeting! - Expert uitnodigen
Easy! Een expert uitnodigen was nog nooit zo makkelijk. Je kunt vragen of een expert online deelneemt aan je meeting. Dit triggered de actieve houding van de online deelnemers enorm! - Chatfunctiemnb
Je online deelnemers (en je fysieke waarschijnlijk ook) zitten met hun handen letterlijk bij het toetsenbord. Gebruik een chatfunctie van je online platform om meer interactie te creëren.
‘Verantwoord hybride samenkomen met de kwaliteit die je van ons gewend bent!’
5 eigenschappen waar een externe meeting locatie aan moet voldoen
Ik omschreef het al eerder in deze blog, een succesvolle online meeting begint door te experimenteren met de hybride meeting. Als je de hybride meeting wilt starten heb je een externe meeting locatie nodig.
Hieronder vind je 5 eigenschappen die de externe locatie MOET hebben voor een succesvolle meeting;
- Een duidelijk beleid om veilig - op 1,5 meter afstand - en verantwoord samen te kunnen komen.
- Een hybride-set die aan alle technische specificaties voldoet (een heldere uitleg of technische host is ook geen overbodige luxe).
- De ruimtes zijn groot genoeg en hebben de capaciteit die jij nodig hebt om veilig en verantwoord je meeting te organiseren.
- De meetingruimtes zijn goed geventileerd EN de verlichting en het geluid in de ruimte zijn voldoende.
- Voldoende meeting middelen waaronder een beamer, interactief digibord, flipover, stiften, ergonomische stoelen en ga zo maar door.
Ga je de uitdaging aan? Ik begrijp dat het organiseren van een succesvolle online meeting gecombineerd met fysiek vragen bij je oproept. Aristo ontzorgt je graag! We hebben speciaal voor iedereen die meer wilt weten over hybride meeten een Ebook opgesteld.
Download het Ebook - het nieuwe samenkomen coronaproof hybride meeten en ga aan de slag met je succesvolle online-fysiek meeting 
