Zakelijke evenementen organiseren = rekening houden met 101 dingen. Nu de versoepelingen eraan zitten te komen is het tijd voor duidelijkheid! Na ruim 36 jaar ervaring in het begeleiden van zakelijke evenementen hebben we het aardig onder de knie gekregen. Ik heb de belangrijkste punten van het organiseren van een zakelijk event voor je omschreven mét de versoepelingen van de coronamaatregelen van 26 juni 2021.
De versoepelingen voor de evenementenbranche
Vanaf 26 juni worden er (sneller dan gepland) versoepelingen doorgevoerd. Maar wat betekent dit nu precies voor de event branche?
Zakelijke evenementen zonder coronabewijs:
- Mondkapjesplicht vervalt mits er 1,5 meter afstand gehouden kan worden
- Vaste zitplaatsen? Er moet 1,5 meter afstand gehouden worden.
- Geen vaste zitplaatsen? Dan mag je 1 bezoeker per 5m2 ontvangen.
- De capaciteit van de externe locatie is beperkt
Zakelijke evenementen met het coronabewijs: Indien je jezelf hebt getest, gevaccineerd bent of in een herstelperiode van covid zit:
- De 1,5 meter afstand vervalt
- Mondkapjesplicht vervalt
- De capaciteit van de externe locatie is weer ‘normaal’
Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem direct telefonisch contact: 088 230 1000 op met Aristo Team Bookings.
De externe locatie
Wat is als je het mij vraagt het belangrijkste tijdens jouw zakelijke event? Een passende locatie. De locatie moet ingespeeld zijn op jouw behoeftes, moet kunnen meedenken, snel kunnen schakelen, flexibel zijn en uitgebreide faciliteiten hebben.
Denk bij het kiezen van een externe locatie aan de volgende punten:
- Hoe is de bereikbaarheid? Kunnen de bezoekers met het openbaar vervoer en eigen vervoer komen?
- Hoe zit het met de catering? Wat is de kwaliteit? Hoe ziet het restaurant eruit?
- Welke event-faciliteiten zijn er? Voldoende headsets, hoe zit het met het geluid, mooie presentatieschermen, digitale flipovers (zoals de Samsung Flip)?
- Zijn er hybride-mogelijkheden? Kun je je event op meerdere locaties geven? Kunnen deelnemers via thuis ook online deelnemen? Hoe werken de systemen? Ken je onze Plug & Meet oplossing al?
Iedere externe zakelijke event locatie heeft meestal een prima bereikbaarheid en de nodige faciliteiten. Houd in je achterhoofd dat flexibiliteit, snel schakelen én meedenken in deze tijd prioriteit #1 is. Ben je ervan bewust dat de locatie je zakelijke event kan maken of breken.
De doelstelling van je zakelijke event
Waarom organiseer je zakelijke evenementen? Om een succesvol zakelijk event te organiseren heb je een heldere doelstelling nodig. Zorg ervoor dat de doelstelling duidelijk, meetbaar en haalbaar is.
Heb je het doel bepaald? Zorg er dan voor dat dit doel duidelijk wordt voor, tijdens én na het event. Heb je bijvoorbeeld als doel om je imago te verbeteren, organiseer dan een event in een wedstrijdvorm waar je toffe prijzen kunt winnen. Organiseer je een event voor een productlancering? Organiseer dan een kick-off party, dit klinkt toch veel interessanter?!
Spanningsopbouw
Vanaf de aanmelding van het zakelijke evenement tot aan enkele dagen voor het event, het is jouw taak om de bezoeker te prikkelen! Begin met een e-mail (of brief), hier vermeld je de details van het evenement zoals de tijd, locatie en eventuele bijzonderheden. Deze e-mail is tevens een kans om je bezoekers te prikkelen. Plaats bijvoorbeeld linkjes naar je social media account, het facebook event, of een poll die ze op LinkedIn kunnen invullen.
Het gebruik van social media voorafgaand aan je evenement is ideaal voor een interessante spanningsopbouw. Zorg ervoor dat er interactie ontstaat, door bijvoorbeeld actuele thema’s te delen, een kleine doorkijk te geven naar het event, informatie over de externe locatie te delen of verschillende polls op te stellen. Op deze manier verras je niet alleen de deelnemers die naar je event toe komen, maar trek je ook eventuele twijfelaars over de streep om jouw event te bezoeken.
Na het event
Het zakelijke evenement is geweest, je bent onder de indruk van de hoge opkomst en de positieve reacties. Blijf niet te lang zitten op deze roze wolk. De nazorg van zakelijke evenementen wordt vaak vergeten, maar dit is zo belangrijk!
Waarom? De waardering van de bezoekers stijgt enorm als je je gasten nogmaals bedankt door middel van een persoonlijke attentie. Denk niet te moeilijk, je kunt bijvoorbeeld een persoonlijke videoboodschap opnemen, je kunt je sprekers een videoboodschap laten maken of je stuurt de spectaculaire aftermovie. Hoe persoonlijker je boodschap, hoe meer waardering je krijgt.
