Vergaderen, je komt er helaas niet onderuit. Soms zit je weer in zo’n vergadering waaruit je het liefst ongezien weg wil sluipen. Passief luisteren en eenrichtingsverkeer zijn dan ook eerder regel dan uitzondering in veel vergaderingen. En dat terwijl interactie en samenwerking cruciaal zijn voor een productieve vergadering. Maar er is hoop! In deze blog deel ik 3 inspirerende vergadervormen die een boost aan energie creëren.
Match de vergadervorm met het doel
In veel vergaderingen ligt de focus op de inhoud en veel minder op de werkwijze en interactievorm. Zonde! Welke vergadervorm je precies kiest, hangt nauw samen met de vergaderdoelen. Zo zal je voor een informatieve vergadering een andere vergadervorm gebruiken dan bijvoorbeeld voor een brainstorm waarin het inventariseren van ideeën centraal staat. Denk hier in de voorbereidingen dan ook goed over na.
Vergadervorm #1: Plaatjespraat
De start van een vergadering zet altijd de toon. Een ijsbreker aan het begin van een vergadering is dan ook geen overbodige luxe. Organiseer je een vergadering waarin meerdere nieuwelingen zitten, dan is Plaatjespraat de perfecte vergadervorm om mee te starten.
Het is een energieke manier om met elkaar kennis te maken aan de hand van de fotogalerij op ieders smartphone. De voorzitter vraagt iedereen hun fotogalerij te openen en één foto te kiezen die iets over hem of haar zegt. Vervolgens krijgt iedereen één minuut de tijd om zijn of haar foto te laten zien en er iets over te vertellen.
Deze vergadervorm zorgt gegarandeerd voor een verrassende en energieke start en creëert de juiste setting voor jouw vergadering. En trouwens, ook zonder nieuwe deelnemers is het een hele leuke en dynamische manier om elkaar nog beter te leren kennen.
|
TIP: is er bij Plaatjespraat sprake van een grotere groep deelnemers? Dan kun je ze opsplitsen in tweetallen en iedere keer laten rouleren. |
Vergadervorm #2: Hackathon
Oorspronkelijk is een hackathon een samenkomst van software- en webdevelopers om aan een gezamenlijk IT-project te werken. Tegenwoordig wordt het ook breder gebruikt voor het creatief oplossen van allerlei problemen.
Het grote verschil met een brainstorm is dat de ideeën niet alleen worden bedacht, maar ook direct worden uitgewerkt. De groep maakt de ideeën meteen tastbaar, waardoor ze ook snel getest en geïmplementeerd kunnen worden. Meestal duurt een hackathon tussen de 1 tot 7 dagen. Een ideale vergadervorm dus om ideeën en meningen te verkennen, te discussiëren, te motiveren én knopen door te hakken.
Vergadervorm #3: The Huddle
De Huddle is oorspronkelijk afkomstig uit de sportwereld en is een meeting waarbij het team bijeenkomt in een kleine gesloten kring om kort te praten over de strategie, om elkaar te motiveren en om successen te vieren. Inmiddels is deze aanpak overgewaaid naar het bedrijfsleven met als doel om mensen beter te laten samenwerken en communiceren, wat creativiteit en innovatie stimuleert.
Hoe gaat een huddle precies in zijn werk? Meestal wordt een huddle dagelijks georganiseerd en duurt deze 5 tot 10 minuten. Het is een staande meeting op een vaste plaats, waarbij informatie snel wordt uitgewisseld. De agendapunten van een huddle zijn in principe flexibel, maar bestaan meestal uit: terugkijken op gisteren, doelen zetten voor vandaag, inschatten van eventuele obstakels en het vastleggen van acties.
Een inspirerende vergadervorm die perfect past bij het vergaderdoel motiveren, maar in zekere mate ook bij het voeren van een discussie en besluitvorming, zolang het van korte duur is.
|
BONUSTIP: ben je op zoek naar vergadervormen die specifiek gericht zijn op het discussiëren, lees dan ook het blogartikel 3 Krachtige discussievormen. |
Organiseer een vlekkeloze vergadering
Met deze 3 tips ontstaat er gegarandeerd meer energie in jouw vergadering. Experimenteer met deze vergadervormen, laat ze matchen met het vergaderdoel en je zult zien dat de inspiratie je om de oren vliegt.
Als vergaderexpert weet jij als geen ander dat er bij het organiseren van een vergadering veel komt kijken. Weet jij wat de vijf valkuilen zijn als je een meeting organiseert? Download het gratis Ebook De 5 valkuilen van een vergaderexpert en zorg ervoor dat jouw vergadering vlekkeloos verloopt.
