Vergaderen, Algemene tips, Voordelen, Overnachten • 5 min leestijd

De voordelen van vergaderen en overnachten

Dinnemarie Dresen op 2 september, 2019

Moet je alwéér een extra vergadersessie inplannen omdat de deelnemers niet op tijd aanwezig konden zijn vanwege het verkeer? Dit kan je voorkomen door een vergadering met overnachting te plannen. Maak er zelfs een vergader-tweedaagse van om kostbare tijd te winnen, ervaar een positieve sfeer in een inspirerende omgeving. Klinkt goed toch? Ik heb alvast de voordelen van overnachten en vergaderen voor je op een rijtje gezet.

Kostbare tijd
Met het combineren van vergaderen en een overnachting bespaar je kostbare tijd. Je collega’s zijn de gehele dag aanwezig en staan dus niet tijdens de spitsuren in de file. Niet alleen win je tijd, ook het humeur van de werknemers is beter.

De tijd die wordt gewonnen kan daarom anders benut worden. In de middag kan er uitgebreid geluncht worden, of je kan een teambuilding activiteit aan het programma toevoegen. Dit bevordert de samenwerking in positieve zin. Als er veel onderwerpen op de vergaderagenda staan, kun je er ook voor kiezen om dit te verspreiden over twee dagen. Zo is er genoeg ruimte voor ontspanning.

Inspirerende omgeving
Vergaderen op je werk is nu niet bepaald inspiratievol. Over het algemeen zijn vergaderzalen creatief ingericht waardoor er gemakkelijker nieuwe inzichten ontstaan. Creatief ingericht? Denk niet te moeilijk. Naast dat de stoelen en tafels modern en comfortabel zijn, kan een ander uitzicht al een inspiratiebron zijn. Daarnaast zie je andere gasten, smaakt de koffie anders en zelfs de toiletruimtes zorgen ineens voor nieuwe ideeën. 

Plezierige sfeer
De sfeer op externe vergaderlocaties bevordert gegarandeerd de collegialiteit tussen werknemers. Combineer je de externe vergaderlocatie met een overnachting wordt de sfeer nóg prettiger ervaren. 

Door de ontspanningsmomenten tijdens het vergaderen en overnachten hebben werknemers de kans om elkaar beter te leren kennen. Zo ontstaat er meer begrip voor elkaar. 

Teambuilding
Zoals eerder vermeld, is het organiseren van een teambuilding activiteit tijdens een vergadering met overnachting een ideaal moment. Een belangrijke vergadering, gekoppeld met een uitdagend uitstapje, is een gouden formule. Vaak hebben vergaderlocaties zelf een ruim aanbod aan activiteiten, of kunnen ze je bijzonder goed adviseren. 

Pluspunten externe locatie.
Een vergaderlocatie biedt doorgaans all inclusive arrangementen aan om je vergadering met overnachtingen goed (en betaalbaar) te kunnen combineren. Dikwijls zijn alle vergadertools aanwezig waaronder gratis wifi, digiborden, tv-schermen, beamers en een parking. Meestal is er een mogelijkheid om ontbijt, lunch of een diner te laten faciliteren door de vergaderlocatie. 

Je kunt wel stellen dat je door een externe vergaderlocatie volledig wordt ontzorgd. Dit draagt dan weer bij aan de ontspannen sfeer tijdens de vergadering. Wanneer je zelf een vergadering moet plannen kan dit stress met zich mee brengen. Om ervoor te zorgen dat je niks ontgaat bij het organiseren van een vergadering hebben wij een handige checklist opgesteld. 

Have a wise meeting! 

Picture of Dinnemarie Dresen

Dinnemarie Dresen

Dé meetingspecialist!