‘Ik organiseer binnenkort een online vergadering, weet jij misschien waar ik op moet letten?’ Deze vraag krijg ik de laatste tijd ontzettend veel. Een online vergadering organiseren klinkt voor vele nog altijd ingewikkeld. Geen paniek, dit is eigenlijk he-le-maaaal niet nodig! Een online vergadering wordt vaak chaotischer en vermoeiender gevonden dan een face2face meeting. Ik deel graag mijn tips met je om dit te voorkomen.
Vergader-platform kiezen wat past bij je online vergadering
Er zijn tegenwoordig heel wat vergader-platformen. Het geschikte platform vinden hangt af van een aantal factoren zoals het aantal deelnemers, het delen van je scherm met anderen en welke programma’s er al dagelijks in je organisatie worden gebruikt.
Hieronder een korte opsomming van de voordelen van de meest gekozen vergadertools:
- - Microsoft Teams: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 50 deelnemers, goed combineerbaar met andere Microsoftprogramma’s (Word, Excel etc.) verplichte tweestapsverificatie, hoogste privacybescherming
- - Zoom: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 100 deelnemers (bij een meeting van 40 minuten), privacy beveiliging is matig
- - Google Hangouts: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 100 deelnemers, een top-platform als je organisatie al met Google 365 werkt, geen end-to-end-encryptie
Heb je een geschikt platform gekozen? #TIP: Zet de begintijd van de vergadering dan een half uurtje eerder. Zo is men in de gelegenheid om alvast het platform te testen én de microfoon/camera-instellingen te controleren.
Goede voorbereiding = gedetailleerde vergaderagenda
Een vooraf opgestelde én gedeelde vergaderagenda is cruciaal voor een effectieve online vergadering. De gouden tip van een online vergaderagenda is een tijdslimiet per onderwerp. Doe je dit niet? Dan is er een grote kans dat je vergadering uitloopt. Zin er agendapunten die meer tijd in beslag nemen dan eigenlijk bedacht was? Dan kun je het kiezen uit de volgende opties:
- - Het onderwerp pauzeren; tijdens de volgende vergadering kom je erop terug?
- - Nu doorgaan, maar een ander agendapunt wordt verplaatst naar de volgende vergadering?
- - Nu doorgaan, checken of de uitlooptijd voor alle deelnemers mogelijk is.
Je kunt zelf het beste bepalen hoeveel tijd een vergaderonderwerp in beslag mag nemen. Een vuistregel voor een geschikte tijdsblok is tussen de 5 en 8 minuten. Is er een discussiepunt of vraagstuk? Reken dan maximaal 12 minuten. Let op: je kunt maximaal maar 1,5 uur effectief vergaderen, meer weten; klik hier.
Afspraken voor een helder dialoog
Online vergaderen en face2face meeten versmelt meer en meer met elkaar. Toch zijn er grote verschillen. Je zit niet met elkaar in een ruimte, dus de non-verbale communicatie is niet of nauwelijks aanwezig. Bovendien kan het voorkomen dat er enige vertraging in het videogesprek zit waardoor je elkaar sneller in de rede valt.
Het is daarom wenselijk om duidelijke afspraken te maken over hoe je het online dialoog voert tijdens je meeting. Dit kan bijvoorbeeld door 1 persoon aan te wijzen die men na elkaar de beurt geeft. Je kunt er ook voor kiezen om een digitaal handgebaar af te spreken (dit kan tegenwoordig op bijna ieder online vergaderplatform). Vind je dit te geforceerd? Spreek dan af dat men ongeveer 3 seconde wacht tot hij de ander gaat spreken, zo voorkom je dat je door elkaar heen praat.
Rolverdeling tijdens de online vergadering
In je uppie een online vergadering in goede banen leiden, dat kan bijna niemand. Het is verstandig om een deel van de regie uit handen te geven. Niet alleen neemt dit druk bij jezelf weg, hiermee creëer je ook meer betrokkenheid.
Welke rollen vallen er te verdelen:
- Notulist(en): Tijdens een online vergadering is het een uitdaging om elkaar volledig te begrijpen. Dit komt door de missende non-verbale communicatie of de verbinding die plotseling hapert. Zorg daarom voor 1 (of liever 2) notulisten. Naast het notuleren van de online vergadering is het soms wenselijk dat na ieder agendapunt de ‘conclusie’ wordt herhaald door de notulist.
- Procesbewaker: Je bent verantwoordelijk voor de onderlinge communicatie. Wanneer communicatie begint ‘te verharden’, ben jij degene die aangeeft dat de manier van communiceren negatiever wordt. Je gaat als procesbewaker niet helemaal mee in ‘de inhoud’ maar focust vooral op het vergaderproces.
- Tijdbewaker: De naam zegt het al. Je bent als tijdsbewaker verantwoordelijk voor het bewaken van de tijdsplanning van de vergaderagenda. Je grijpt in wanneer er te lang wordt ingegaan op een vergaderonderwerp.
Je deelnemers bij de les houden
Bij een face2face vergadering merken wij dat het soms al knap lastig is om de aandacht van je deelnemers scherp te houden. Bij een online vergadering is dit niet anders, misschien is dit zelfs nog wel een grotere uitdaging.
Tip #1: Duidelijkheid. Zoals hierboven al beschreven is de duidelijkheid over de vergaderagenda, het platform, de vergaderdoelen de basis van een hoge betrokkenheid tijdens je online vergadering.
Tip #2: Je kunt de livechat (van je vergaderplatform) gebruiken om bijvoorbeeld linkjes over de materie, een notulen of andere handige documenten te delen. Hierdoor worden deelnemers getriggerd om bestand te openen, er iets van te vinden en weer terug naar de vergaderomgeving te gaan.
Tip #3: Interactieve tools & apps: Een van de beste manieren om je deelnemers te activeren én te enthousiasmeren; een interactieve tool. Maak gebruik van Poll Everywhere of Mentimeter, deze twee tools zijn ideaal om een gesprek/discussie te starten.
Optioneel: Je online vergadering upgraden naar een hybride vergadering
Een geschikt vergaderplatform, duidelijke doelen, een prettige rolverdeling, en voldoende interactie. Dit zijn de dingen waar je op moet letten tijdens een online vergadering. Nu de coronamaatregelen langzamerhand versoepeld worden heb ik nog een allerlaatste tip; probeer je online vergadering eens om te buigen naar een hybride vergadering.
Hybride vergadering? Ja! ‘The best of both worlds’. Je combineert een online meeting met een fysieke (face2face) vergadering. De helft van de deelnemers volgt de vergadering vanuit huis, de andere groep komt naar een van de vier Aristo locaties. Je deelnemers kunnen kiezen waar ze zich prettig bij voelen. Alle Aristo meeting center locaties verzorgen de hybride faciliteiten én zijn volledig 1,5 meter proof ingericht.
Meer weten over de mogelijkheden van de hybride vergadering? Download dan het Ebook – Het nieuwe vergaderen; de hybride vergadering.
