Een online vergadering organiseren? Hier moet je op letten!

‘Ik organiseer binnenkort een online vergadering, weet jij misschien waar ik op moet letten?’ Deze vraag krijgt Aristo de laatste tijd ontzettend veel. Een online vergadering organiseren klinkt voor velen nog altijd ingewikkeld. Geen paniek, dit is helemaal niet nodig! Een online vergadering wordt vaak chaotischer en vermoeiender gevonden dan een face-2-face meeting. Ik deel graag mijn tips met je om dit te voorkomen. 

Vergaderplatform kiezen: wat past bij je online vergadering

Er zijn tegenwoordig heel wat vergaderplatformen. Het geschikte platform vinden hangt af van een aantal factoren zoals het aantal deelnemers, de mogelijkheid om je scherm te delen met anderen en welke programma’s er al dagelijks in je organisatie worden gebruikt. 

Hieronder een korte opsomming van de voordelen van de meest gekozen vergadertools:

• Microsoft Teams: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 50 deelnemers, goed combineerbaar met andere Microsoftprogramma’s (Word, Excel etc.). Verplichte tweestapsverificatie, hoogste privacybescherming.
• Zoom: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 100 deelnemers (bij een meeting van 40 minuten), privacybeveiliging is matiger dan bij Microsoft.
• Google Meet: gratis, gemakkelijke screenshare, maximaal 100 deelnemers, een top-platform als je organisatie al met Google 365 werkt, tegenwoordig ook voorzien van end-to-end-encryptie.

Heb je een geschikt platform gekozen? #TIP: zet de begintijd van de vergadering dan een half uurtje eerder. Zo is men in de gelegenheid om alvast het platform te testen én de microfoon-/camera-instellingen te controleren. 

Goede voorbereiding = gedetailleerde vergaderagenda

Een vooraf opgestelde én gedeelde vergaderagenda is cruciaal voor een effectieve online vergadering. De gouden tip van een online vergaderagenda is een tijdslimiet per onderwerp. Doe je dit niet? Dan is er een grote kans dat je vergadering uitloopt. Zijn er agendapunten die meer tijd in beslag nemen dan eigenlijk bedacht was? Dan kun je het beste kiezen uit de volgende opties:

• Het onderwerp pauzeren: tijdens de volgende vergadering kom je erop terug?
• Nu doorgaan, maar een ander agendapunt wordt verplaatst naar de volgende vergadering? 
• Nu doorgaan, checken of de uitlooptijd voor alle deelnemers mogelijk is. 

Je kunt zelf bepalen hoeveel tijd een vergaderonderwerp in beslag mag nemen. Een vuistregel voor een geschikte tijdsblok is tussen de 5 en 8 minuten. Is er een discussiepunt of vraagstuk? Reken dan maximaal 12 minuten. Let op: je kunt maximaal maar 1,5 uur effectief vergaderen, meer weten; klik hier. 

Afspraken voor een heldere dialoog

Online vergaderen en elkaar face-2-face ontmoeten, versmelt meer en meer met elkaar. Toch zijn er grote verschillen. Je zit niet met elkaar in een ruimte, dus de non-verbale communicatie is niet of nauwelijks aanwezig. Bovendien kan het voorkomen dat er enige vertraging in het videogesprek zit waardoor je elkaar sneller in de rede valt. 

Het is daarom wenselijk om duidelijke afspraken te maken over hoe je de online dialoog voert tijdens je meeting. Dit kan bijvoorbeeld door 1 persoon aan te wijzen die men na elkaar de beurt geeft. Je kunt er ook voor kiezen om een digitaal handgebaar af te spreken (dit kan tegenwoordig op bijna ieder online vergaderplatform). Vind je dit te geforceerd? Spreek dan af dat men ongeveer 3 seconde wacht tot hij de ander gaat spreken, zo voorkom je dat je door elkaar heen praat. 

Rolverdeling tijdens de online vergadering

In je uppie een online vergadering in goede banen leiden, dat kan bijna niemand. Het is verstandig om een deel van de regie uit handen te geven. Niet alleen neemt dit druk bij jezelf weg, hiermee creëer je ook meer betrokkenheid. 

Welke rollen vallen er te verdelen:

• Notulist(en): tijdens een online vergadering is het een uitdaging om elkaar volledig te begrijpen. Dit komt door de missende non-verbale communicatie of de verbinding die plotseling hapert. Zorg daarom voor 1 (of liever 2) notulisten. Naast het notuleren van de online vergadering is het soms wenselijk dat na ieder agendapunt de ‘conclusie’ wordt herhaald door de notulist. Tegenwoordig zijn er ook handige notulen apps die je kostbare tijd besparen. Of gebruik het handige notulen template van Aristo in Microsoft Word. 
• Procesbewaker: je bent verantwoordelijk voor de onderlinge communicatie. Wanneer communicatie begint ‘te verharden’, ben jij degene die aangeeft dat de manier van communiceren negatiever wordt. Je gaat als procesbewaker niet helemaal mee in ‘de inhoud’, maar focust vooral op het vergaderproces.
• Tijdbewaker: de naam zegt het al. Je bent als tijdsbewaker verantwoordelijk voor het bewaken van de tijdsplanning van de vergaderagenda. Je grijpt in wanneer er te lang wordt ingegaan op een vergaderonderwerp. 

Je deelnemers bij de les houden

Bij een face-2-face vergadering merken wij al dat het soms knap lastig is om de aandacht van je deelnemers scherp te houden. Bij een online vergadering is dit een nog grotere uitdaging. Een aantal praktische tips:

1. Duidelijkheid: zoals hierboven al beschreven is de duidelijkheid over de vergaderagenda, het platform en de vergaderdoelen de basis van een hoge betrokkenheid tijdens je online vergadering. 
2. Chat-functie: je kunt de live chat (van je vergaderplatform) gebruiken om bijvoorbeeld linkjes over de materie, een notulen of andere handige documenten te delen. Hierdoor worden deelnemers getriggerd om bestand te openen, er iets van te vinden en weer terug naar de vergaderomgeving te gaan. 
3. Interactieve tools & apps: een van de beste manieren om je deelnemers te activeren én te enthousiasmeren is een interactieve tool. Maak gebruik van Poll Everywhere of Mentimeter, deze twee tools zijn ideaal om een gesprek of discussie te starten. 

Je online vergadering upgraden naar een hybride vergadering

Een geschikt vergaderplatform, duidelijke doelen, een prettige rolverdeling, en voldoende interactie. Dit zijn de dingen waar je op moet letten tijdens een online vergadering. Nu heb ik nog een allerlaatste tip voor je: probeer je online vergadering eens om te buigen naar een hybride vergadering. 

Een hybride vergadering? Ja! ‘The best of both worlds’. Je combineert een online meeting met een fysieke (face-2-face) vergadering. De helft van de deelnemers volgt de vergadering vanuit huis, de andere groep komt naar een van de vier Aristo locaties. Je deelnemers kunnen kiezen waar ze zich prettig bij voelen. Alle Aristo meeting center locaties zijn ingericht op de hybride faciliteiten. Meer weten over de mogelijkheden van de hybride vergadering? Download dan het Ebook – Het nieuwe vergaderen; de hybride vergadering.