Veel mensen twijfelen aan zichzelf wanneer ze iets nieuws moeten uitproberen. De corona crisis heeft ons allen uit onze comfortzone getrokken: We kunnen niet anders dan andere manieren vinden om toch te kunnen vergaderen. De online communicatieplatformen slaan ons om de oren, Zoom is er daar één van maar een Zoom meeting organiseren? Hoe doe je dat nu eigenlijk?
Stel een duidelijke agenda op
Een Zoom meeting organiseren is in de basis hetzelfde als een fysieke vergadering. Het op voorhand opstellen van een duidelijke agenda is fundamenteel voor een structureel verloop van de meeting. Orden de agendapunten van meest belangrijk naar minst belangrijk en bezorg deze agenda op voorhand aan de deelnemers. Dan kunnen ze dit al eens op hun gemak doornemen. Zo neemt iedereen goed voorbereid deel aan de vergadering.
Stuur alle betrokkenen een uitnodiging
Voor wie normaal een uitnodiging uitstuurt via bijvoorbeeld Outlook verandert er niet veel. Nu kun je in de agendafunctie van Zoom ook een uitnodiging verzenden die de deelnemers vervolgens gemakkelijk toevoegen in hun eigen (online) agenda. Een Zoom meeting organiseren is qua planning bijna identiek. Verstuur de uitnodiging dus op tijd zodat iedereen ruimschoots van tevoren op de hoogte is.
Inventariseer het aantal fysieke deelnemers en het aantal online deelnemers
De grootte van de te boeken vergaderzaal is nog steeds belangrijk. Het kan zomaar zijn dat een deel van de deelnemers de bijeenkomst fysiek komt volgen, en dat een ander deel online deelneemt. Inventariseer op voorhand wie er fysiek aanwezig is en wie er online deelneemt. Zo kun je inspelen op de grootte van de vergaderzaal. Organiseer je je fysiek-online bijeenkomst op een externe vergaderlocatie? Denk dan eens na over de implementatie van de Meeting Owl, een handige hybride tool die jouw fysieke-online bijeenkomst naar een hoger niveau tilt en veel zorgen rondom techniek wegneemt.
Eventueel uitwijken naar een externe vergaderlocatie
Organiseerde je je vergadering of bijeenkomst voor de corona op een externe vergaderlocatie? Dat kan nog steeds! De meeste externe vergaderlocaties en trainingslocaties hebben zich de hybride bijeenkomst helemaal eigen gemaakt waardoor je niet enkel weer kunt samenkomen in een vertrouwde omgeving en kunt genieten van alle voordelen van een externe locatie, je kunt ook beroep doen op hun expertise waardoor een Zoom meeting organiseren ineens een stuk minder eng wordt!
Check de techniek die je gaat gebruiken
Dit is ook geen onbekend terrein. Bij de meeste vergaderingen en bijeenkomsten wordt gebruik gemaakt van een computer of een beamer voor de begeleidende presentatie. Een Zoom meeting organiseren is niet anders! Het is nu wel verstandig om de computer te voorzien van een internetkabel: Just to be sure! Ook is het verstandig om de laptop al eens te testen en Zoom alvast in te stellen zodat je daar net voor de meeting geen zorgen meer om hoeft te maken.
Dan is het tijd om te vergaderen!
Wanneer alles ready to go is zullen de online deelnemers langzaam binnendruppelen in de online omgeving op het afgesproken tijdstip. Is iedereen aanwezig, fysiek én online? Heb je je ijsbreker gebruikt?, Dan kun je overgaan tot de orde van de dag: Het eerste agendapunt. Een zoom meeting organiseren was nooit zo gemakkelijk!
Omdat er naast alle technische snufjes nog meer komt kijken bij het organiseren van een vergadering, heb ik een vergaderchecklist voor je opgesteld zodat je niks vergeet tijdens de organisatie van jouw volgende vergadering.
