Ken je dat gevoel ook? Dat je beland bent in een vergadering waarvan niemand nu goed weet wat precies de bedoeling is. De één denkt dat ze gaan brainstormen over het onderwerp en heeft een lijst met tig ideeën, terwijl de ander achterover geleund in zijn stoel zit wachtend op instructies van de voorzitter. Een en al chaos! Je kunt je voorstellen dat dit niet de meest effectieve en efficiënte vergadering is. Hoe voorkom je dit? Door van te voren goed na te denken over de vergaderdoelen.
Vergaderingen zijn er in allerlei soorten en maten. Tijdens een vergadering staat er één onderwerp centraal of worden er meerdere onderwerpen besproken, ook wel bekend als agendapunten. De doelen van deze agendapunten kunnen onderling van elkaar verschillen. Om maximaal resultaat uit je vergadering te halen, is het van belang om van te voren voor alle agendapunten te bepalen wat de vergaderdoelen zijn. De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.
“De meest voorkomende vergaderdoelen zijn: informeren, inventariseren, motiveren, discussiëren en besluitvorming.”
Een agendapunt met als doel om te informeren, komt tegenwoordig steeds minder vaak voor. De essentie is om kennis over te dragen, waarbij er maar een van de deelnemers aan het woord is. Er is dus geen ruimte voor discussie. Behoorlijk formeel, wat niet meer helemaal past in deze tijdsgeest; werknemers zijn mondiger geworden en willen meedoen en meedenken. Mocht dit vergaderdoel nu toch het beste passen bij je agendapunt, houd het dan kort en levendig.
Zit je met het onderwerp in de fase van het ontwikkelen van een idee of het maken van plannen, dan is inventariseren een van de meest geschikte vergaderdoelen. Tijdens de vergadering verken je dan de meningen en ideeën van de andere deelnemers over het te bespreken onderwerp.
Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van ideeën over de selectie van een nieuw schoonmaakbedrijf. De een zal het idee opperen om een oproep op LinkedIn te plaatsen en de ander vindt het een goed idee om eerst een eisen- en wensenlijst op te stellen. Zorg er wel voor dat alle deelnemers aan bod komen en kies de juiste werkvorm. Lees ook eens onze blog over de beste brainstormtechnieken.
Wil je in je vergadering graag saamhorigheid en vertrouwen creëren? Of heb je ergens draagvlak voor nodig? Of misschien wil je de deelnemers aanzetten tot actie? Kies dan voor motiveren als vergaderdoel. Wil je ook echt een gedragsverandering teweeg brengen, zorg dan voor een verhaal met impact. Maak je betoog visueel én verhalend en trigger hiermee emoties bij de deelnemers waardoor de boodschap het beste blijft hangen. Meer tips vind je in ons blogartikel Leer overtuigend presenteren in 15 minuten.
Is er sprake van een probleem dat opgelost moet worden? Selecteer dan de deelnemers voor jouw meeting die betrokken zijn bij het probleem en vanuit hun expertise een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de discussie met elkaar. Een discussie die uiteindelijk het probleem oplost of in ieder geval ervoor zorgt dat je een stap dichterbij de oplossing komt. Om te voorkomen dat de discussie alle kanten op schiet, moet de voorzitter het gesprek wel strak kunnen leiden. De juiste werkvorm kiezen, helpt hier ook bij. Wil je bijvoorbeeld een snel debat voeren waarin er in korte tijd veel argumenten uitgewisseld worden, dan is Het Lagerhuis een hele geschikte werkvorm.
Een van de meest voor de hand liggende vergaderdoelen is natuurlijk de besluitvorming. Een duidelijk doel met als streven om gezamenlijk knopen door te hakken. Om besluiten te nemen, moet wel alle informatie voorhanden zijn. In veel gevallen zal het gesprek dan ook voorafgegaan worden door de vergaderdoelen inventariseren en discussiëren. Dit hoeft overigens niet in dezelfde meeting te zijn.
Een effectieve en eerlijke manier om een besluit te nemen, is door bijvoorbeeld te stemmen. Door het turven van streepjes of het stemmen met kaarten wordt snel duidelijk hoe de deelnemers ergens over denken. Denk er wel aan van te voren te bepalen wanneer een voorstel goedgekeurd wordt, bijvoorbeeld bij 2/3 meerderheid.
|
Extra tip: een andere eerlijke en zorgvuldige manier om tot een besluit te komen, is door het maken van een matrix met weegfactoren. De beslissingsmatrix stuurt op de feiten en de eisen die de organisatie belangrijk vindt, vooral als er geen sprake is van een duidelijke voorkeursoptie. Hoe je een beslissingsmatrix opstelt, is terug te vinden op de website van Toolshero. |
Heb je de vergaderdoelen voor alle agendapunten vastgesteld? Goed werk! Dit gaat je gegarandeerd een effectievere en efficiëntere vergadering opleveren. Denk er ook aan om de agendapunten met de vergaderdoelen vast te leggen in een agenda. Een duidelijke agenda voor je vergadering is voor de deelnemers ook een onmisbaar middel om zich te kunnen voorbereiden. Ben je op zoek naar een overzichtelijke vergaderagenda? Mooi, daar heeft Aristo aan gedacht in de vorm van een handig template. Download het template hieronder, geheel gratis.