Je ziet ze steeds meer: kennissessies! Een waardevolle en leuke manier om samen te leren, kennis te delen en praktische ervaringen uit te wisselen met collega’s of professionals uit de branche. Heb jij de verantwoordelijkheid om een kennissessie te organiseren, dan wil je dat deze onvergetelijk wordt. Dat de deelnemers weer een stuk wijzer en geïnspireerder richting huis keren. Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een kennissessie? Deze blog geeft antwoord!
Creëer toegevoegde waarde
De belangrijkste succesfactoren voor jouw kennissessie, zijn de kwaliteit van je sprekers en de waarde van je inhoud. Een aantal praktische tips om echt waarde te creëren voor jouw deelnemers:
- Kies een actueel hoofdthema dat leeft bij jouw doelgroep. Ontwikkel een aantrekkelijk programma en betrek hier zowel experts als de doelgroep bij. Vraag ze waar ze behoefte aan hebben!
- Zoek boeiende sprekers die topexpert zijn in hun vakgebied. Sprekers die iets nieuws te brengen hebben en de kennis van de doelgroep daadwerkelijk kan vergroten.
- Wissel de vormen van de verschillende sprekerssessies af. Alleen maar lezingen waarbij de deelnemers moeten luisteren gaat vervelen en zorgt voor verlies van focus. Wissel dus verschillende formats af en bespreek dit vooraf goed met de sprekers. Zorg bijvoorbeeld voor interactiviteit in de vorm van een quiz en wissel de presentatie af met pakkende video’s die de boodschap verduidelijken (lees ook eens onze blog over visueel presenteren). Of ga aan de slag met break-out rooms.
Bepaal de toegangsprijs en voorwaarden
Organiseer je een kennissessie voor professionals uit de branche, dan hoeft dit echt niet altijd gratis te zijn. Er mag best iets tegenover staan en bovendien laat het vragen van een vergoeding zien dat de kennissessie daadwerkelijk waarde bevat en er veel energie in gestoken is. Ander bijkomend voordeel is dat deelnemers zich minder snel afmelden voor een betaalde sessie. Je kunt hierin eventueel onderscheid maken tussen klanten en niet-klanten; bestaande klanten zou je gratis toegang kunnen geven als dank voor de samenwerking tot dusver.
Denk ook vooraf goed na over de annuleringsvoorwaarden. Vaak hangt dit samen met de toegangsprijs van de kennissessie. Wat doe je met deelnemers die bevestigd hebben en alsnog niet op komen dagen? Moeten zij de volle toegangsprijs betalen of een percentage hiervan? En wat doe je met deelnemers die zich netjes voorafgaand aan de sessie afmelden? Mag dit gratis of hangt dit af van hoe ver zich van te voren afmelden?
Vind de perfecte locatie
Een externe locatie neemt je veel werk uit handen en zorgt ervoor dat jij je handen vrij hebt om je op de inhoud van de kennissessie te concentreren. De locatie moet niet alleen passen bij de inhoud van de kennissessie, maar moet ook aansluiten op jouw manier van werken. Professionals dus met dezelfde mentaliteit en normen en waarden.
Daarnaast zijn praktische zaken als een goede bereikbaarheid, natuurlijk daglicht en de juiste faciliteiten van belang, zoals eet- en drinkmogelijkheden en audiovisuele hulpmiddelen. Vind hierover volop tips in onze blog over het vinden van de perfecte locatie!
Zorg voor een goede opkomst
Uiteraard geen kennissessie zonder deelnemers! Verstuur op tijd uitnodigingen naar jouw netwerk en zorg hierin voor een ludieke boodschap die ze niet snel vergeten. Organiseer je een grootschalige kennissessie met de wens voor een grote opkomst, maak dan ook op andere manieren reclame voor je event. Ga bijvoorbeeld aan de slag met gerichte Google-campagnes, start een ambassadeursactie of adverteer in geschikte vakbladen. Dit is allemaal afhankelijk van waar jouw doelgroep zich bevindt!
Voorzie in de juiste follow-up
Je wilt niks liever dan dat de kennissessie een onvergetelijke indruk achterlaat. Uiteraard is de dag van de sessie hierin de primaire factor, maar ook de follow-up biedt hierin enorme kansen! De follow-up is niet alleen belangrijk vanuit sales- en marketingoogpunt; door de deelnemers bijvoorbeeld een passend geschenk na te sturen als dank voor hun deelname, weet je zeker dat ze de kennissessie niet snel zullen vergeten. Of geef ze korting op een volgend event dat gerelateerd is aan het thema van de kennissessie. Genoeg kansen en mogelijkheden!
Word wijzer bij Aristo!
Nu je er 100% klaar voor bent om die kick-ass kennissessie te organiseren, is het tijd om je te oriënteren op een geschikte locatie! Ik sta samen met Aristo Team Bookings voor je klaar om jou te begeleiden in het vinden én samenstellen van de perfecte ruimte(s) voor jouw kennissessie. Wij beantwoorden graag al jouw vragen, denken actief mee en zoeken steeds naar een passende oplossing voor jou!
Mail naar boeking@aristo.nl of bel direct 088 - 2301000. Liever eerst onze locaties en ruimtes bekijken? Ga dan naar boeking.aristo.nl en check direct de beschikbaarheid! Zo plaats je gemakkelijk je boeking in: Amsterdam Sloterdijk, Eindhoven Centraal, Utrecht CS of Utrecht Lunetten.
