De uitspraak ‘Vanmiddag hebben we ein-de-lijk weer vergadering!’ komt helaas heel weinig voor. Een vergadering wordt vaak gezien als zonde van je tijd. Ik ben het daar niet mee eens! Een meeting kan wel degelijk nuttig zijn als er succesvolle vergadertechnieken worden toegepast. Hieronder heb ik vier productieve vergadertechnieken voor je op een rijtje gezet.
Het allerbelangrijkste van een vergadering is; duidelijke vergaderdoelen! De deelnemers moeten weten wat er wordt besproken en waar de focus ligt. De initiatiefnemer heeft dan ook de taak om de doelen (en dus de focus) van de vergadering van te voren kenbaar te maken.
Hoe specifieker het doel, hoe effectiever de vergadering. Stuur een week van te voren een overzichtelijke agenda, met daarin je doel SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar en Tijdsgebonden) omschreven. De agendapunten kun je tijdens de vergadering gebruiken als leidraad. Zo voorkom je nutteloze afdwalingen van de kern van de meeting.
Wie moet er perse bij je vergadering zijn? En wie niet? Als niet iedereen van een afdeling aanwezig hoeft te zijn, nodig ze dan vooral niet uit. Je wilt immers het ‘zonde van mijn tijd’ argument vermijden.
Bedenk daarnaast of de vergadering essentieel is. Kun je de onderwerpen per video, e-mail of een een-op-een gesprek misschien ook afhandelen. Of is het onderwerp nog te breed? In sommige gevallen is het voorafgaand mailen van informatie, vraagstukken of mededelingen handig . Zo kun je een afweging maken of er een vergadering moet worden gepland. Komen er veel vragen of reacties, dan is de vergadering van nut.
Een succesvolle vergadertechniek is het actief ingrijpen van de voorzitter. Tijdens een vergadering kunnen er heftige discussies ontstaan over een specifiek onderwerp, waar andere deelnemers van de vergadering weinig mee te maken hebben. Het is de taak van de voorzitter om discussies op tijd te stoppen en eventueel met de discussievoerders een follow-up meeting te plannen. Tips nodig over het voeren van een discussie? Lees dan de blog over 3 krachtige discussievormen.
Evenzeer als dat de initiatiefnemer waakzaam moet zijn over het feit dat er respectvol met elkaar om wordt gegaan. Iedereen moet zich veilig en gerespecteerd voelen tijdens de meeting en heeft het recht om aan bod te komen met zijn of haar standpunt.
Er kan maar 1,5 uur effectief vergaderd worden. Als er langer vergaderd wordt, verliezen deelnemers hun interesse of vergeten ze onderdelen van de vergadering. Het is dus beter om (ruim) onder de 90 minuten te blijven. Om verwarring te voorkomen kun je aan het begin van een vergadering aangeven hoeveel tijd er voor de vergadering is gepland. Participanten voelen zich dan meer verantwoordelijk voor de effectiviteit van de vergadering.
Wat draagt er verder nog bij aan een succesvolle vergadering?
Naast succesvolle vergadertechnieken speelt een goed functionerende vergaderruimte ook een rol bij een succesvolle vergadering. Aristo meeting center heeft scrum-ruimtes, vergaderzalen, computerzalen en conferentieruimtes. Iedere vergadering heeft een ander doel, daarom is niet iedere ruimte of opstelling geschikt. De zaal moet altijd naadloos aansluiten op de vergadering.
Benieuwd naar de mogelijkheden binnen Aristo meeting center? Boek hier een gratis rondleiding op een van onze vestigingen. Of neem vast een sneak preview en bekijk onze comfortabele ruimtes online.